Gestion des formulaires

Si vous avez déjà mis en place un formulaire et que vous désirez apprendre à le partager et à suivre les réponses, vous êtes au bon endroit. Nous allons explorer divers aspects de la gestion des formulaires, de la communication via ces derniers, ainsi que des procédures de confirmation et bien d'autres fonctionnalités encore.

# Recherche et permissions

Cliquez sur le menu Formulaires et choisissez Gestion des formulaires. 

En accédant à la gestion des formulaires, vous pourrez voir tous les formulaires que vous avez créés. Vous pourrez les filtrer par nom, par exemple, en saisissant le nom dans la barre de recherche pour afficher les formulaires correspondants.

Vous pouvez également effectuer une recherche par personne. Par exemple, si vous souhaitez voir tous les formulaires soumis par un client spécifique, vous pouvez rechercher son nom, son numéro de téléphone ou son adresse e-mail.

# Étiquettes 

L'une des fonctionnalités importantes est l'ajout d'étiquettes, surtout lorsque vous en avez plus d’un au fil du temps. En appuyant sur "Étiquettes", vous pouvez attribuer de nouvelles étiquettes aux formulaires. Par exemple, vous pouvez attribuer une étiquette "Demande d'information" à certains formulaires.

 En accédant à la liste des étiquettes, vous pouvez facilement retrouver les formulaires correspondants.

Vous pouvez également filtrer les formulaires par type, par exemple, les formulaires d'abonnement, d'inscription ou d'évaluation.

Il est possible de dupliquer, modifier, partager, archiver ou visiter le formulaire directement par les trois points associé à chaque formulaire.

Vous avez le contrôle total sur le personnel qui peut accéder aux formulaires. Par exemple, si vous voulez qu'un de vos instructeurs puisse utiliser un formulaire en particulier, vous pouvez lui attribuer cet accès spécifique sans lui donner accès aux autres formulaires.

# Personnalisation des formulaires 

Une fois que vous avez géré vos formulaires, vous pouvez passer à la personnalisation de chaque formulaire spécifique. En accédant à un formulaire particulier, vous pouvez le modifier selon vos besoins. 

Vous pouvez définir des critères pour limiter qui peut remplir le formulaire.

Tout le monde : Toute personne visitant votre page peut remplir le formulaire.

Client : Seuls les clients de votre organisation peuvent remplir ce formulaire.

Membre : Seuls les membres d'un abonnement spécifique peuvent remplir ce formulaire.

Liste : Vous pouvez sélectionner les listes de clients autorisées à remplir le formulaire.

Mot de passe : Créez un mot de passe et partagez-le avec les personnes autorisées à remplir le formulaire.

Vous pouvez autoriser un client à se connecter ou à enregistrer un formulaire, désactiver la fonction de mémorisation des réponses pour la prochaine fois, ou limiter les soumissions à une seule par client.

Vous avez la possibilité de fermer manuellement le formulaire pour empêcher de nouvelles inscriptions, ou de définir des dates d'ouverture et de fermeture du formulaire.

# Page de confirmation

Vous pouvez personnaliser la page de confirmation qui s'affiche une fois que le formulaire est rempli. Cette page peut inclure un message de félicitations, des instructions supplémentaires ou des liens vers d'autres ressources.

# Options 

Assurez-vous de configurer les notifications de manière appropriée. Vous pouvez choisir de recevoir des notifications pour chaque réponse ou seulement pour certaines réponses, en fonction de leur importance.

Utilisez le bouton Rédaction pour modifier le courriel de confirmation envoyé au répondant. Vous pouvez le personnaliser et le sauvegarder par défaut, ou en créer un personnalisé pour chaque type de formulaire.

# Analytique

Pour obtenir une vue d’ensemble des réponses à vos sondages. Il est aussi possible d’exporter dans un fichier excel.

# Partager 

Cliquez sur le bouton partager en haut à droite.

Chaque formulaire que vous créez à un lien URL unique. 

Vous pourrez le partager via différents canaux ou l’intégrer à votre site web. Copiez l'URL pour l'envoyer par courriel ou SMS.

Assurez-vous que vos réseaux sociaux sont connectés dans les paramètres de votre compte et partagez-le sur les réseaux sociaux de votre choix.

Intégrez-le dans votre site web en cliquant sur Dans une page Web et en copiant le lien dans votre site web. Le formulaire sera ainsi intégré à votre site web, mais vous pourrez toujours effectuer des modifications en temps réel via Activity Messenger. 

Vous pouvez également opter pour l'option Bouton ouvrant une fenêtre. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira pour afficher le formulaire lorsque vos clients cliqueront sur ce bouton.

Imprimez le code QR, ajoutez-le à vos affiches ou partagez le via courriel ou SMS. 

# Visiter ou remplir

Cliquez sur Visitez ou remplir en haut à droite. Vous serez redirigé vers la page du formulaire tel que vu par le client. 

Vous pourrez donc effectuer vos premiers tests pour vous assurer que tout est correct dans votre formulaire. Vous pourrez saisir vos informations et voir comment cela rend.

En tant qu'administrateur, lorsque vous saisissez les informations, vous pouvez cocher les cases orange, visibles uniquement par l'administrateur. Cela vous permet de sauter certaines informations et de ne pas les remplir entièrement lorsque vous testez votre formulaire. 

De plus, vous pouvez pré-remplir une partie du formulaire pour permettre à quelqu’un de le remplir plus tard. Vous pourrez lui envoyer par courriel ou par SMS.

Une fois que le formulaire est soumis, la page de confirmation affiche ce que vous avez choisi d'y inclure. Vous recevrez également un e-mail vous informant qu'un nouveau répondant a rempli le formulaire.

# Répondants

Vous avez désormais votre premier répondant dans votre formulaire. 

Vous avez la possibilité de choisir les colonnes que vous souhaitez afficher. Il vous suffit de cocher celles que vous voulez voir apparaître.

Vous pouvez ajouter des approbations pour les administrateurs. En cliquant sur le répondant, vous pourrez cocher si la demande est approuvée ou non.  

Vous pouvez ensuite filtrer par colonnes. Par exemple, vous pouvez choisir de voir seulement les clients qui ont répondu ‘Petit’ à la question de la grandeur du chandail. 

Vous pouvez filtrer pour voir qui à commencé à remplir le formulaire mais a abandonné. 

Vous pouvez voir les répondants que vous avez archivés.

Si un client vous contacte pour signaler qu'il a inscrit une réponse incorrecte dans le formulaire, vous pouvez accéder à ses réponses pour les modifier en cliquant sur son nom. 

Repérez la réponse que vous désirez modifier et cliquez sur l'icône du crayon.

Ensuite, vous avez la possibilité de choisir si vous souhaitez lui envoyer le PDF avec les  réponses modifiées par e-mail  ou non.

# Formulaires remplis

Cliquez sur le menu Formulaires et choisissez Formulaires remplis.

Un fil de tous les derniers formulaires remplis vous sera présenté. Vous pouvez faire une recherche pour trouver un répondant par son nom, son adresse courriel ou son numéro de téléphone. Vous pouvez également faire une recherche par le nom d'un enfant ou d'un parent.

Le fil des formulaires remplis peut être filtré par dates. Par exemple, trouvez tous les formulaires remplis un jour en particulier. 

Cet écran est adaptatif et conçu pour bien fonctionner sur un téléphone intelligent. Ceci permet à votre personnel de rapidement vérifier que tous les participants aient remplis un formulaire requis.

Après avoir rempli le formulaire, le répondant recevra un courriel de confirmation avec le PDF en pièce jointe (si le fichier PDF a été généré). Le message de confirmation est au fait un gabarit. Un gabarit est un message HTML qui peut contenir du texte formatté et des images. Dans Mailchimp, on appel ça un message de campagne. Cliquez sur Modifier pour adapter le contenu du message.

Si vous avez un formulaire bilingue, créez deux version. Par exemple un en français et l'autre en anglais.

Vous et vos collègues peuvent recevoir une notification par courriel quand un formulaire est rempli. Saisissez les utilisateurs dans le champs à cet effet.