Utilisateurs et permissions

Un utilisateur est un membre du personnel qui a un compte utilisateur et donc accès à Activity Messenger. Par exemple un administrateur ou un instructeur. L'accès de l'utilisateur sera limité selon la permission assignée.

Pour accéder à la gestion des utilisateurs, cliquez sur le menu à droite de votre logo et sélectionnez Utilisateurs.

# Ajouter des utilisateurs

Vous pouvez ajouter un utilisateur avec son adresse courriel. Cet utilisateur devra activer son compte pour avoir accès à votre organisation.

Pour ajouter un utilisateur, cliquez sur le bouton (+).

Vous pouvez ajouter de nouveaux utilisateurs en envoyant une invitation par e-mail. Assurez-vous que les invitations sont acceptées pour que les utilisateurs puissent accéder à la plateforme. Il existe différents niveaux de permission, chacun offrant un accès spécifique à certaines fonctionnalités de la plateforme.

# Niveaux de permissions

Activity Messenger compte plusieurs niveaux de permissions:

• Un Responsable de compte a un accès complet.
• Un Administrateur n' pas accès à la facturation. Il a seulement accès aux formulaires du personnel que vous lui avez assignés. Il peut seulement ajouter et modifier les utilisateurs ayant la permission Instructeur ou Invité.
• Un Préposé est un commis à la caisse (point de vente). Il a accès au module de réservation et à la facturation clients. Il peut également consulter les listes de présences, faire des changements de cours et envoyer des messages. Il n'a pas accès aux listes, ni aux gabarits, ni aux formulaires, ni aux membres du personnel. Il a un accès limité aux rapports financiers pour lui permettre de fermer sa caisse.
• Un agent de communication peut envoyer des courriels et des SMS, et peut créer/gérer les gabarits de messages.
• Un Instructeur ne peut faire de modification. Il peut faire la prise de présences, et envoyer des messages. Il a accès aux listes de présences et aux formulaires qui lui ont été assignées, et aux messages qu'il a envoyé ou ceux reliés à ses cours et à ses formulaires.
• Un Instructeur (sans messagerie) ne peut envoyer de messages.
• Un Invité a aucun accès. Mais on peut le mettre en CC sur les courriels et les textos qu'on envoie.

# Importer des utilisateurs provenant d'Amilia

Si vous avez l'intégration avec Amilia, vous pouvez importer les membres du personnel comme utilisateur dans Activity Messenger. Chacun recevra une invitation par courriel.

Pour ajouter un utilisateur, cliquez sur le menu Personnel, et choisissez l'option Utilistateurs. Cliquez sur le bouton (+). Cliquez sur l'onglet Importer à partir d'Amilia.

# Mettre à jour les informations d'un utilisateur

Les administrateurs et responsables de comptes peuvent modifier le nom et le niveau de permission d'un utilisateur. Ils peuvent également renvoyer le courriel d'invitation ou retirer l'accès d'un utilisateur à votre organisation.

# Courriel d'invitation non reçu

Si jamais l'utilisateur ne reçoit pas le courriel, il est peut-être dans les indésirables. Si tel est le cas demandez lui de marquer le courriel "désirable", et le glisser dans la boîte de réception. Ceci indiquera au fournisseur que les courriels provenants de cette adresse sont désirables.

Si le courriel n'est pas dans les indésirables, le fournisseur a peut-être bloqué l'adresse courriel. C'est une mesure de sécurité lorsque l'adresse n'est pas connue du fournisseur. L'utilisateur peut ajouter activitymessenger.com à la liste des domaines autorisés. Ajoutez également votre domaine si vous avez configuré l'adresse courriel De. Voici comment:

• Pour Hotmail et Outlook cliquez sur le menu configuration (l'icône de roue dentelée). Trouvez l'option courrier indésirable et vous verrez une liste de domaines autorisés. Ajoutez activitymessenger.com à cette liste.
• Pour Bell et Sympatico cliquez sur le menu configuration (l'icône de roue dentelée). Trouves l'option Sécurité et Bloquer les expéditeurs et les domaines. Ajoutez activitymessenger.com à la liste des domaines autorisés.
• Pour Yahoo Mail, ajoutez un nouveau contact avec l'adresse courriel info@activitymessenger.com ou l'adresse courriel de l'émetteur. Ceci indiquera à Yahoo Mail que l'adresse courriel est ok.
• Pour les autres fournisseurs, vous pouvez faire un recherche Web avec les mots clés domaines autorisés pour trouver les instructions.

# Retirer l'accès

Pour retirer l'accès, ouvrez la fenêtre d'information d'un utilisateur et cliquez sur Retirer. L'utilisateur n'aura plus accès à votre organisation. Il conservra par contre son compte utilisateur et pourra avoir accès aux autres organisations qu'il gère.
 

# Tester les différents niveaux de permissions

Vous pouvez tester les permissions en créant un compte avec une autre adresse courriel. Par exemple, invitez-vous en utilisant votre adresse courriel personnelle et en vous assignant la permission Instructeur. Ensuite, servez-vous d'une fenêtre de navigation privée pour vous connecter à se compte.

Pour ouvrir une fenêtre de navigation privée dans Chrome, une fenêtre de navigation privée cliquez sur le bouton (...) et choisissez l'option "Nouvelle fenêtre de navigation privée".

Par la suite basculer d'une permission à l'autre et rafraichissez la fenêtre de navigation privée pour voir les différences.

# Administrateur

L'administrateur a certaines restrictions. Il n'a pas accès à la facturation, ni aux profiles et aux formulaires du personnel. L'administrateur peut par contre faire la gestion des utilisateurs. Il peut ajouter des instructeur et des invités. Il ne peut pas modifier le niveau de permission d'un autre administrateur ou d'un responsable de compte.

# Instructeur

Un instructeur est souvent un entraîneur ou un enseignant. Leur accès est limité aux formulaires, à la prise de présences et à l'envoi de messages courriels et textos. L'accès aux formulaires, aux listes de présences et aux messages est limité à ce qu'un administrateur lui a donné accès. Il est également possible de ne pas permettre l'envoi de courriels ni de textos en choisissant la permission "Instructeur sans messagerie".

Vous pouvez modifier le message sur le tableau de bord des instructeurs. Par exemple pour y inclure des racourcis ou des instructions. Our ce faire, cliquez sur le bouton situé au dessus du tableau des utilisateurs.

# Invité

Un invité ne peut accéder aux listes ni aux messages. Il peut par contre être mis en CC sur les messages par courriel ou par textos envoyés par votre organisation. Nous leur demandons donc de confirmer leur adresse courriel et leur numéro de téléphone mobile.

# Envoyer un message

Avec Activity Messenger vous pouvez envoyer des courriels et des textos à votre personnel. Créez un nouveau message et sélectionnez l'option Utilisateurs. Choisissez les membre de votre personnel à qui vous voulez envoyer un message.

Vous pouvez également mettre en copie conforme (CC) votre personnel sur les messages destinés à vos clients. Créez un nouveau message et sélectionnez l'option CC. Choisissez les membre de votre personnel.

# Faire des annulations et des remboursements

Faire des annulations et des remboursements requiert une permission spéciale assignée à chacun des administrateurs et des préposés. Les responsables de compte ont toujours cette permission.

Utilisez l'icône du crayon pour personnaliser les permissions.