Inviter les utilisateurs et gérer leurs accès

Donnez à chaque personne son propre compte, puis accordez les accès nécessaires à son travail. Un profil du personnel conserve les renseignements d'employé; un compte utilisateur contrôle l'accès à Activity Messenger.

Avant d'inviter une personne

Ouvrez Utilisateurs et permissions depuis les paramètres de l'organisation ou le menu du personnel. Les actions disponibles dépendent de vos propres permissions. Utilisez une adresse distincte par personne et évitez les identifiants partagés.

Déterminez ses tâches : administrer l'organisation, gérer les communications, prendre les présences, travailler au point de vente ou consulter les finances. Préparez les formulaires et les cours auxquels elle doit accéder.

Ajouter une personne ou importer une équipe

Ouvrez la liste des utilisateurs et cliquez sur +.
Saisissez les renseignements et choisissez un niveau de permission adapté.
Vérifiez les détails du rôle et les permissions détaillées avant d'enregistrer.
Envoyez l'invitation. La personne suit le courriel pour activer son compte, puis se connecte avec ses propres identifiants.

Pour un groupe, utilisez l'import Excel et vérifiez les colonnes requises ainsi que les permissions attribuées. Si Amilia est connecté, l'import Amilia permet aussi d'ajouter du personnel. Vérifiez les personnes choisies avant de les inviter.

Vous pouvez modifier le courriel d'invitation depuis le contrôle au-dessus du tableau. Conservez des instructions d'activation claires.

Utiliser le courriel d'un utilisateur pour les réponses

Activez Utiliser le courriel de l’utilisateur pour les réponses lorsque les réponses aux nouveaux messages par courriel de cette personne doivent arriver dans sa propre boîte. Ce réglage appartient à son accès dans cette organisation; il ne modifie ni l'adresse de réponse par défaut de l'organisation ni les paramètres de réponse SMS.

Pour modifier une personne, ouvrez Utilisateurs et permissions, ouvrez l'utilisateur, changez l'interrupteur sous Courriel, puis enregistrez. Lorsque l'option est activée, les Détails de l'utilisateur dans le tableau affichent une pastille Répondre à avec son adresse courriel.

Pour modifier plusieurs personnes :

Sélectionnez les utilisateurs dans le tableau.
Choisissez Actions › Paramètres de réponse par courriel.
Dans la même fenêtre, choisissez Activer le courriel de l’utilisateur pour les réponses ou Désactiver le courriel de l’utilisateur pour les réponses.
Cliquez sur Appliquer à N utilisateurs, où N est le nombre de personnes sélectionnées.

Vous devez pouvoir gérer les utilisateurs et modifier chaque personne sélectionnée. Si une personne n'est plus disponible ou que vous ne pouvez pas la modifier, la mise à jour en lot ne change la préférence de personne.

L'option est activée au départ pour les nouveaux utilisateurs Instructeur et Instructeur (sans messagerie), et désactivée pour les autres nouveaux utilisateurs. Elle n'accorde pas l'accès à la messagerie à un instructeur sans messagerie. Les utilisateurs déjà présents dans l'organisation au lancement de cette option la conservent désactivée jusqu'à ce qu'une personne la change. Modifier leur niveau d'accès ou restaurer un utilisateur archivé ne réinitialise pas la préférence enregistrée.

Les utilisateurs peuvent aussi modifier leur propre préférence dans Mon compte › Mes informations, sous le nom de l'organisation, puis cliquer sur Mettre à jour. Chaque organisation possède son propre interrupteur. Dans Nouveau message, une pastille Réponses à votre courriel apparaît lorsque l'adresse de réponse choisie correspond au courriel de l'expéditeur. Celui-ci peut toujours choisir une autre adresse dans Paramètres expéditeur et réponse pour ce message. Consultez Choisir une adresse courriel de réponse.

Comprendre les rôles, permissions et attributions

Un rôle fournit un niveau d'accès initial. Il ne décrit pas à lui seul toutes les actions possibles. Les permissions détaillées, la portée des accès au personnel, les fonctionnalités activées et les cours ou formulaires attribués comptent aussi.

Travail à accomplir	Points à vérifier
Gérer le compte ou l'organisation	Rôles de gestion, facturation et autorisation d'attribuer les permissions protégées.
Administrer les opérations	Rôle administrateur et permissions financières, de formulaires et de gestion des utilisateurs nécessaires.
Enseigner ou prendre les présences	Rôle instructeur, activités et formulaires attribués, et autorisation de messagerie.
Envoyer des campagnes	Rôle de communication et accès aux destinataires et modèles nécessaires.
Travailler à l'accueil ou à la caisse	Rôle préposé ou point de vente, modes de paiement et opérations financières autorisés.
Consulter les comptes	Rôle comptable et rapports ou factures nécessaires.
Gérer les dossiers d'employés	Rôle de gestion du personnel et portée des accès aux profils, horaires et équipes.
Recevoir seulement des copies	Accès invité et coordonnées vérifiées.

Utilisez Détails pour examiner le rôle offert plutôt que de présumer que tous les administrateurs ont les mêmes accès. Un instructeur peut avoir ou non accès à la messagerie. Un invité ne remplace pas un instructeur qui doit prendre les présences.

Vérifier séparément les actions sensibles

Ouvrez l'éditeur de permissions pour vérifier les remboursements, annulations, crédits, corrections de factures et autres actions détaillées. Accordez seulement les actions requises. Le droit de les modifier dépend du rôle de la personne qui agit et de l'utilisateur visé; un administrateur ne peut pas nécessairement modifier tous les autres accès.

L'accès aux profils et aux horaires du personnel peut avoir une portée distincte. Consultez les profils du personnel plutôt que de supposer que tous les renseignements du personnel sont toujours réservés à un seul rôle de propriétaire de compte.

Modifier ou révoquer un accès

Ouvrez un utilisateur pour modifier les renseignements et permissions autorisés ou renvoyer son invitation. Utilisez Révoquer pour retirer l'accès à cette organisation. Cela ne supprime ni son compte ni ses accès à d'autres organisations.

Si l'invitation manque, confirmez l'adresse, demandez de vérifier les indésirables et de marquer l'invitation légitime comme Non indésirable, puis renvoyez-la au besoin. L'administrateur de messagerie peut vérifier les expéditeurs bloqués et domaines autorisés. Consultez le domaine d'envoi si vous utilisez le vôtre.

Accompagner l'équipe

Utilisez le message du tableau de bord des instructeurs pour donner des consignes ou des raccourcis. Envoyez un message aux utilisateurs choisis ou utilisez la Cci pour leur transmettre une copie d'un message client; consultez les options d'envoi.

Avant d'utiliser un rôle pour un nouveau parcours, vérifiez-le avec un compte autorisé de ce niveau dans une session de navigateur distincte. Vérifiez le cours ou formulaire voulu, une action requise et une action restreinte. Si un accès manque, examinez les attributions autant que le rôle.

Gabarits de permissions

Un gabarit de permissions enregistre sous un nom un Niveau d’accès et un ensemble de permissions détaillées. Vous donnez ainsi le même accès à plusieurs personnes sans régler chaque interrupteur à la main. Les gabarits se créent dans l’éditeur de gabarits. Activity Messenger ne crée pas de gabarit à partir des permissions actuelles d’un utilisateur : ouvrez l’éditeur, choisissez le niveau et réglez les interrupteurs voulus.

Créer un gabarit :

Ouvrez Gestion des utilisateurs › Utilisateurs et permissions, puis cliquez sur Gabarits de permissions.
Cliquez sur Créer un gabarit de permissions.
Choisissez d’abord le Niveau d’accès. Il détermine les permissions offertes. Changer de niveau réinitialise les interrupteurs selon ses paramètres standards.
Saisissez un Nom du gabarit, par exemple Réception ou Instructeur.
Activez ou désactivez chaque permission. Un interrupteur verrouillé indique pourquoi : obligatoire pour le niveau, indisponible pour le niveau, ou impossible à modifier avec votre compte.
Cochez Utiliser par défaut pour les nouveaux utilisateurs si ce gabarit doit être présélectionné à l’ajout d’un utilisateur. Un seul gabarit peut être celui par défaut.
Cliquez sur Sauvegarder.

Utilisez Modifier ou Supprimer à côté d’un gabarit, dans la même fenêtre, pour le changer ou le retirer.

Appliquer un gabarit à des utilisateurs existants :

Dans la liste, cochez un ou plusieurs utilisateurs (jusqu’à 100 à la fois).
Ouvrez Actions et choisissez Appliquer un gabarit de permissions.
Choisissez le gabarit dans Gabarit de permissions, puis cliquez sur Prévisualiser les modifications. La fenêtre indique, pour chaque utilisateur, le nouveau niveau d’accès et chaque permission qui sera activée ou désactivée.
Cliquez sur Appliquer un gabarit de permissions pour confirmer. Le message Gabarit de permissions appliqué. s’affiche.

Pour un seul utilisateur, cliquez sur Modifier dans la colonne Permission de la personne, puis sur Appliquer un gabarit de permissions en haut de l’éditeur de permissions.

Pour une nouvelle personne, choisissez le gabarit dans Gabarit de permissions, en haut de Ajouter un utilisateur. Choisir un autre niveau d’accès efface le gabarit sélectionné. Le gabarit par défaut est présélectionné; il sert aussi aux importations et aux autres modes de création lorsque le nouvel utilisateur a le même niveau d’accès. Les utilisateurs existants ne sont jamais modifiés automatiquement.

À savoir avant d’appliquer :

Un gabarit est copié, pas lié. Le modifier ou le supprimer plus tard ne change pas les personnes qui l’ont déjà reçu.
Seuls le niveau d’accès et les permissions listées changent. Les rôles du personnel, les lieux assignés et les modes de paiement autorisés restent inchangés.
Vous ne pouvez pas changer votre propre niveau d’accès avec un gabarit.
Si le gabarit ou la sélection change entre Prévisualiser les modifications et Appliquer un gabarit de permissions, prévisualisez de nouveau.
Le bouton à icône de clé Gabarits de permissions s’affiche aux personnes qui peuvent gérer les utilisateurs. Créer, modifier, supprimer et appliquer un gabarit exige l’accès Responsable de compte, Responsable de l’organisation ou Ressources humaines. Les niveaux que vous ne pouvez pas attribuer sont désactivés. Les gabarits des niveaux Responsable de compte et Administrateur exigent un Responsable de compte ou un Responsable de l’organisation.

Pour activer ou désactiver une seule permission pour plusieurs utilisateurs sans changer leur niveau d’accès, sélectionnez-les et utilisez Actions › Modifier les permissions en lot. Pour chaque permission, choisissez Activer, Désactiver ou Laisser inchangé, puis cliquez sur Appliquer à N utilisateurs (N est le nombre de personnes sélectionnées).

Hiérarchie des utilisateurs et accès

La page de hiérarchie définit qui est responsable de qui. Ouvrez Gestion des utilisateurs › Hiérarchie (adresse /organization/{id}/user/hierarchy). Elle n’apparaît que si la fonction Hiérarchie est activée pour votre organisation. C’est Activity Messenger qui l’active : communiquez avec le soutien si vous ne la voyez pas. Quand la fonction est désactivée, la page affiche « page introuvable ».

La page comporte trois onglets, affichés selon vos permissions :

Structure (exige Peut gérer les utilisateurs) : glissez les utilisateurs de la liste Utilisateurs sous leur responsable, ou déposez-les au premier niveau (Aucun responsable). Les niveaux par défaut sont Direction, Gestionnaires et Employés; utilisez Ajouter un niveau ou renommez les niveaux selon votre organisation. Aperçu affiche l’organigramme et Print PDF l’imprime. Les changements sont sauvegardés automatiquement. Cet onglet affiche un avis indiquant que la page est encore en construction.
Permissions d’accès (exige Peut gérer les permissions d’accès au personnel) : le tableau Permissions d’accès au personnel décrit ci-dessous.
Notifications : dirige les notifications du personnel vers le responsable de chaque niveau et ajoute des Destinataires supplémentaires.

Ce que la hiérarchie change :

Dans Permissions d’accès, chaque ligne est une action, comme Voir les horaires ou Approuver les congés, regroupée sous Planification et heures travaillées et Gestion du personnel. Chaque niveau hiérarchique a son sélecteur à quatre choix : Permissions existantes (conserve le comportement actuel selon le rôle et les permissions individuelles), Aucun autre membre, Personnel sous leur niveau (subordonnés directs et indirects) et Tout le personnel. Utilisez Niveau hiérarchique pour afficher un seul niveau ou Tous les niveaux.
Le Responsable de compte, le Responsable de l’organisation et les Ressources humaines voient toujours tout le personnel. Un utilisateur qui n’est pas placé dans la hiérarchie conserve Permissions existantes.
Lorsqu’un membre du personnel soumet une demande de congé, le responsable attitré reçoit la notification.
Quand la fonction est activée, les fenêtres de planification offrent Afficher seulement mon équipe.

Les utilisateurs qui peuvent gérer les accès du personnel, mais pas les utilisateurs, ouvrent la page directement sur l’onglet Permissions d’accès.

Dossier du personnel et utilisateur

Un utilisateur est une connexion : une adresse courriel avec un niveau d’accès dans votre organisation. Un profil du personnel regroupe les renseignements d’employé (réponses du profil et formulaires) conservés pour cette personne. Voir les profils, rôles et qualifications du personnel dépend de Peut voir le profil du personnel, Peut voir les roles du personnel et Peut voir les qualifications du personnel, distinctes de Peut gérer les utilisateurs. Consultez le profil et les formulaires du personnel et les dossiers et accès du personnel.

Une troisième fiche, la ressource de personnel, permet de planifier une personne. Quand votre organisation utilise la planification du personnel, Ajouter un utilisateur offre Ajouter aux ressources du personnel, désactivé par défaut. Les rôles du personnel liés aux horaires et à la rémunération sont distincts du niveau d’accès.

Pour donner une connexion à quelqu’un, utilisez Ajouter un utilisateur (onglet Unique, ou Importer d'Amilia pour inviter votre personnel Amilia) et choisissez une Permission. Si le courriel appartient déjà à un compte Activity Messenger, la personne est ajoutée à votre organisation sans nouvelle activation. Sinon, elle reçoit un courriel d’activation.

Certains niveaux d’accès sont conçus pour le personnel qui n’a qu’une tâche :

Instructeur et Instructeur (sans messagerie) prennent les présences et n’utilisent que les listes de présences et les formulaires qui leur sont assignés. Seul Instructeur peut envoyer des messages. Consultez la gestion des listes de présence.
Point de vente peut utiliser les postes de vente configurés, ouvrir et fermer la caisse, et voir seulement les rapports d’opérations de caisse et de paiements. Dans l’éditeur de permissions, la seule permission facultative est Peut consulter les rapports de paiements et de ventes des autres. Ces utilisateurs voient un menu réduit.
Contrôle d'accès est destiné uniquement aux tablettes des points de contrôle d’accès. Ces utilisateurs voient aussi un menu réduit.
Préposé utilise le point de vente et voit toutes les listes de présences, ce que Point de vente ne voit pas.

Changer le courriel d’un utilisateur ou retirer plusieurs utilisateurs

Changer l’adresse courriel. Si une personne doit se connecter avec une autre adresse, ouvrez l’utilisateur, cliquez sur Changer l’adresse courriel, saisissez le nouveau Courriel et cliquez sur Prévisualiser le transfert. L’aperçu compare les dossiers liés qui seraient déplacés. Cochez la confirmation et cliquez sur Changer l’adresse et transférer les dossiers. Les permissions, ressources du personnel, affectations et dossiers clients passent au compte qui utilise la nouvelle adresse, et l’ancien compte perd son accès à cette organisation seulement. Un nouveau compte reçoit une invitation. Par défaut, seul le soutien d’Activity Messenger peut exécuter cette action : communiquez avec lui pour la demander.

Retirer plusieurs utilisateurs. Cochez les utilisateurs, puis choisissez Actions › Archiver. L’archivage retire leur accès à cette organisation sans supprimer leur compte. Cochez Retirer aussi les ressources de personnel liées si elles ne doivent plus être planifiables. Pour rétablir quelqu’un, affichez les utilisateurs Archivé dans le menu de filtre et cliquez sur Restaurer. Utilisez Actions › Envoyer un courriel d'invitation pour renvoyer l’invitation aux utilisateurs sélectionnés qui n’ont pas confirmé.

Référence des paramètres

Paramètre	Où	Valeur par défaut	Effet
Hiérarchie	Activé par Activity Messenger pour votre organisation	Désactivé	Active Gestion des utilisateurs › Hiérarchie, l’option Afficher seulement mon équipe et l’acheminement hiérarchique des notifications du personnel.
Utiliser par défaut pour les nouveaux utilisateurs	Gabarits de permissions › créer ou Modifier un gabarit	Désactivé	Présélectionne ce gabarit dans Ajouter un utilisateur et l’applique aux importations quand le nouvel utilisateur a le même niveau d’accès. Un seul gabarit peut être celui par défaut.
Gabarit de permissions	Ajouter un utilisateur	Le gabarit par défaut s’il y en a un, sinon Aucun gabarit — paramètres standards du niveau d’accès	Définit le niveau d’accès et les permissions du nouvel utilisateur.
Portée de l’accès au personnel	Hiérarchie › Permissions d’accès, par action et par niveau	Permissions existantes	Choisit Aucun autre membre, Personnel sous leur niveau ou Tout le personnel pour cette action et ce niveau.
Envoyer un courriel d'invitation	Ajouter un utilisateur	Activé	Envoie un lien d’activation par courriel. Désactivez pour inviter la personne plus tard.
Ajouter aux ressources du personnel	Ajouter un utilisateur (si la planification du personnel est activée)	Désactivé	Crée une ressource liée pour que la personne puisse être assignée et planifiée.
Retirer aussi les ressources de personnel liées	Actions › Archiver	Désactivé	Retire de la planification les ressources de personnel des utilisateurs archivés.
Limiter la présence à la date du jour pour les animateurs	Paramètres de l’organisation › Présences › Prise de présences	Désactivé	Les instructeurs ne peuvent utiliser que la date du jour dans Aujourd'hui et les listes de présences.
Limiter le personnel aux groupes assignés	Paramètres de l’organisation › Présences › Prise de présences	Désactivé	Quand le personnel est assigné à des groupes d’une activité, il ne voit que ces groupes et leurs participants.
Afficher seulement mon équipe	Fenêtres de planification (si la hiérarchie est activée)	Désactivé	Limite les personnes affichées à vos subordonnés directs et indirects.

Questions fréquentes

Comment donner les mêmes permissions à plusieurs utilisateurs? Créez un gabarit dans Gabarits de permissions, sélectionnez les utilisateurs, puis utilisez Actions › Appliquer un gabarit de permissions. Consultez la section Gabarits de permissions. Pour changer une seule permission, utilisez Actions › Modifier les permissions en lot.

Puis-je enregistrer les permissions d’un utilisateur comme gabarit? Non. Construisez le gabarit dans Créer un gabarit de permissions en choisissant le niveau d’accès et les interrupteurs. L’application d’un gabarit copie les paramètres : modifier le gabarit plus tard ne change pas les utilisateurs existants.

À quoi sert la page de hiérarchie? Elle indique qui est responsable de qui. La structure sert aux notifications de congé, à Afficher seulement mon équipe et à la portée Personnel sous leur niveau pour l’accès au personnel. Consultez la section Hiérarchie des utilisateurs et accès.

Je ne vois pas Hiérarchie dans le menu. Pourquoi? Activity Messenger doit activer la fonction pour votre organisation, et vous devez avoir Peut gérer les utilisateurs ou Peut gérer les permissions d’accès au personnel.

Un profil du personnel est-il une connexion? Non. Un profil du personnel contient des renseignements d’employé. Seul un utilisateur peut se connecter. Consultez la section Dossier du personnel et utilisateur.

Une employée ne voit pas les présences du jour après que je l’ai pointée, pourquoi? Pointer une personne enregistre sa présence. Cela ne l’assigne pas au cours. Dans Aujourd'hui, les instructeurs ne voient que les cours dont ils sont membres du personnel assignés (et les réservations d’un lieu qui leur est lié). Ouvrez les paramètres du cours et sélectionnez-la parmi le personnel qui peut prendre les présences. Seuls les Responsables de compte, Responsables de l’organisation, Ressources humaines, Administrateurs et Préposés voient toutes les listes. Vérifiez aussi Limiter la présence à la date du jour pour les animateurs et Limiter le personnel aux groupes assignés. Consultez la gestion des listes de présence.

Que peut ouvrir un utilisateur Point de vente ou Contrôle d'accès? Un utilisateur Point de vente accède au point de vente, à sa caisse et aux rapports de paiements. Un utilisateur Contrôle d'accès est destiné aux tablettes des points de contrôle. Ni l’un ni l’autre n’est une connexion générale pour le personnel.

Puis-je changer l’adresse courriel d’un utilisateur? Utilisez Changer l’adresse courriel sur l’utilisateur. Par défaut, seul le soutien d’Activity Messenger peut l’exécuter : communiquez avec lui.

Un utilisateur peut-il appartenir à plusieurs organisations? Oui. Une même connexion peut avoir un niveau d’accès différent dans chaque organisation, et le menu des organisations dans la barre du haut permet de changer. Si le courriel a déjà un compte, l’ajouter donne accès à votre organisation sans nouvelle activation. Retirer l'accès, Archiver et Changer l’adresse courriel ne touchent que votre organisation.