Rapports d’abonnements

Les rapports d’abonnements répondent à deux questions distinctes : combien de dossiers d’abonnement étaient actifs à une date et combien d’argent a été encaissé pour des items de facture d’abonnement pendant une période. Utilisez Abonnements actifs pour les dénombrements ponctuels et Paiements pour les abonnements pour l’activité d’encaissement selon la date de paiement.

# Avant de commencer

Vous devez avoir un rôle d’administration admissible avec accès aux rapports financiers. La catégorie Abonnements n’est pas affichée pour le rôle Comptable. Configurez les abonnements, leurs dates de validité et les échéanciers récurrents avant de vous fier à ces rapports.

Ouvrez Commerce électronique > Rapports, sélectionnez le nom du rapport actuel, puis ouvrez Abonnements. La catégorie standard contient Abonnements actifs et Paiements pour les abonnements. Affiliations apparaît seulement dans les espaces de travail de fédération admissibles.

Les rapports sont calculés à partir des données opérationnelles actuelles. Une modification aux dossiers de membres, dates de validité, factures, paiements, remboursements, annulations ou échéanciers récurrents peut modifier un résultat antérieur.

# Abonnements actifs

Utilisez Abonnements actifs pour compter les membres de chaque abonnement à une date ou pour comparer deux instantanés.

1. Sélectionnez une date pour un seul dénombrement ou deux dates différentes pour une comparaison.
2. Sélectionnez directement les abonnements ou filtrez-les avec des étiquettes d’abonnement.
3. Examinez les cartes de totaux et le nombre associé à chaque abonnement.
4. Avec deux dates, examinez la variation numérique et en pourcentage. La variation correspond à la deuxième date moins la première.
5. Cliquez sur le nombre d’une date pour voir les membres de cet instantané. Cliquez sur une variation pour voir les membres ajoutés ou expirés entre les deux dates.
6. Utilisez Excel pour exporter les dénombrements selon les dates et filtres courants.

Un dossier est compté lorsque la date sélectionnée se trouve à sa date de début ou après celle-ci, et à sa date d’expiration ou avant celle-ci. Les dossiers en attente, suspendus ou annulés sont exclus. Les doublons qui ont le même abonnement, le même courriel et le même nom sont comptés une seule fois par date.

Activez Inclure les membres pas encore actifs pour ignorer la date de début tout en respectant la date d’expiration. Cette option permet d’examiner les abonnements déjà vendus pour une prochaine saison, mais le résultat ne représente plus strictement les membres actifs à cette date.

Par exemple, un centre peut comparer le 1er février au 1er mars, repérer une hausse nette des abonnements annuels au gym, puis cliquer sur la baisse d’un abonnement de courte durée pour voir les membres expirés entre les deux instantanés.

# Paiements pour les abonnements

Utilisez Paiements pour les abonnements pour examiner les paiements et remboursements attribués à des items de facture d’abonnement. La période utilise la date de l’item de paiement dans le fuseau horaire de l’organisation. Elle n’utilise pas les dates de validité de l’abonnement et ne constate pas le revenu sur la période de service.

Le sommaire signifie :

• Paiements : paiements et remboursements nets d’abonnements datés dans toute la période sélectionnée.
• Dernier mois de la période : paiements nets datés dans le mois civil qui contient la date de fin sélectionnée.
• Clients avec paiements : destinataires d’abonnement distincts ayant au moins un item de paiement dans la période.
• Moyenne par client : Paiements divisés par Clients avec paiements.

Chaque ligne représente un destinataire d’abonnement. Les colonnes mensuelles et le Total utilisent les dates de paiement. Les remboursements sont négatifs. Une annulation ultérieure ne retire pas un paiement de son mois d’origine. Le graphique compare les paiements nets et les clients payeurs; les valeurs projetées proviennent des items récurrents non exécutés planifiés dans les mois sélectionnés et demeurent des estimations plutôt que des encaissements.

Le rapport peut aussi inclure une facture d’abonnement finalisée sans paiement pour repérer une exception Facture envoyée, impayée. Cette ligne compte dans le résultat du tableau, mais pas dans Clients avec paiements ni dans la Moyenne par client.

Filtrer et examiner les paiements

• Utilisez Code comptable et Abonnement pour limiter les items de facture et de paiement inclus.
• Utilisez Actif, Actif et récurrent, Expiré, Annulé ou Facture envoyée, impayée pour cibler l’état le plus récent de la facture et de la récurrence. L’expiration est évaluée à la date de clôture de la période sélectionnée.
• Activez Afficher le responsable du compte pour afficher le payeur ou le titulaire du ménage à la place du destinataire de l’abonnement.
• Activez Afficher sans abonnements récurrents pour retourner seulement les items de facture d’abonnement qui ne sont pas liés à un échéancier récurrent.
• Cliquez sur un client pour ouvrir l’historique de factures du destinataire.

L’exportation Excel utilise les dates, le code comptable, les abonnements, l’état, le tri et les options d’affichage courants. L’adresse d’un rapport sauvegardé ou partagé conserve ces contrôles compatibles.

# Les deux rapports ne sont pas interchangeables

• Utilisez Abonnements actifs pour un dénombrement à une date. Aucun paiement dans la période n’est requis.
• Utilisez Paiements pour les abonnements pour les sommes reçues ou remboursées à leurs dates de paiement. Un payeur peut apparaître même si l’abonnement lié expire ou est annulé plus tard.
• Utilisez les Rapports de paiements généraux pour tous les types de paiements plutôt que seulement les attributions aux abonnements.
• Utilisez les Rapports de ventes pour les items de facture finalisés et Revenus reportés lorsque le revenu doit être analysé selon les dates de validité plutôt que les dates de paiement.

# Affiliations dans les espaces de fédération

Les espaces de travail de fédération admissibles peuvent aussi afficher Affiliations sous Abonnements. Ce rapport spécialisé est organisé selon la saison de fédération et le club plutôt que selon la période standard des rapports financiers. Il présente les rapports d’affiliations générés et leurs factures PDF, permet de générer les rapports ou de modifier leurs catégories, et télécharge en lot les PDF actuellement filtrés. Il ne remplace ni Abonnements actifs ni Paiements pour les abonnements.

# Guides connexes

• Aperçu des rapports financiers
• Rapports de paiements
• Rapports de ventes
• Rapports de cours
• Rapports de réservations
• Comptes à recevoir
• Configurer la comptabilité et les codes comptables