Début d'activité

Activity Messenger permet de programmer l'envoi de de rappels pour le début de session, début de camp de jour, ou début d'un événement. Ces rappels sont des communications automatisées que nous souhaitons envoyer et personnaliser pour chaque personne participant à l'événement ou au cours.

# Créer l'Automatisation

Allez dans le menu Communication, rendez vous dans la section automatisation et cliquez sur Créer.

Sélectionnez Début d'une activité (premier cours), nommez votre automatisation et cliquez sur Créer.

Cliquez sur le bouton pour changer la réponse à ″Oui″ pour activer le robot. 

# Configurer le Rappel 

Programmez votre rappel, par exemple, pour envoyer un courriel 7 jours avant le début du cours.

Sélectionnez une liste de destinataires. Par exemple, dans votre compte démo, vous pouvez choisir les inscrits pour un camp de jour.

Assurez-vous que le rappel sera envoyé à chaque participant 7 jours avant le début de leur session respective, et non 7 jours avant la première session générale.

# Automatiser et Personnaliser :

L'objectif est de ne plus avoir à penser à envoyer ces rappels manuellement et de réduire les questions en envoyant des rappels clairs et détaillés.

Utilisez un gabarit de message de bienvenue que vous pouvez modifier pour tous vos cours. Intégrez des informations pertinentes comme le guide du parent, la fiche médicale, etc.

Personnalisez le rappel en utilisant les champs de fusion d'Activity Messenger, qui permettent d'inclure automatiquement le nom du parent, du participant, le nom de l'activité, la date et l'heure de début, et le groupe.

# Configuration des Champs de Fusion :

Les champs de fusion permettent de personnaliser les rappels de manière précise pour chaque famille et inscription.

Vous pouvez créer un rappel personnalisé pour des centaines de personnes, avec des informations spécifiques à chacun.

# Joindre un formulaire de consentement

Vous pouvez joindre un formulaire au courriel d'envoi. Par exemple un formulaire de consentement ou d'acceptation des risques COVID-19. Cliquez sur Configurer le message. En bas à gauche, cliquez sur Pièce jointe et choisissez l'option Joindre un formulaire. Choisissez votre formulaire. Activity Messenger ajoutera un bouton au bas du courriel pour accéder au formulaire. Lisez la documention des formulaires de consentement pour en savoir plus.

#Envoi Automatisé 

Le système enverra le rappel 7 jours avant le début de chaque cours spécifique.

Vous pouvez créer un rappel même avant d'avoir des inscriptions. Le système effectuera une mise à jour 7 jours avant pour envoyer la bonne communication à la bonne personne.

# Consulter les messages envoyés

Activity Messenger garde un journal de tous les messages envoyés. Allez sur l'onlet Messages de la tâche automatisée. La liste des courriels et textos envoyés s'y trouveront.

La création de rappels automatisés pour le début de session, de camp de jour, ou d'événement est un processus simple et efficace avec Activity Messenger. En suivant ces étapes, vous pouvez vous assurer que chaque participant reçoit des informations claires et personnalisées à temps, réduisant ainsi les questions et améliorant l'expérience globale.