Automatiser l'envoi de rappels et de suivis d'activités Amilia

Si vous utilisez Amilia pour votre plateforme d'inscription, Activity Messenger peut planifier les messages de rappels et de suivis pour vous. Activity Messenger ira automatiquement chercher les participants et horaires dans Amilia afin de leurs envoyer soit un courriel, un SMS ou les deux. Avec les champs de fusion, vous pouvez configurer le message que recevra vos participants.

Pour commencer créez une nouvelle tâche automatisée. Cliquez sur le menu Communication et Créer une nouvelle tâche automatisée. Donnez un nom et une description à votre tâche et choisissez "Messages d'activité Amilia".

Lorsque votre tâche automatisée sera créée, deux approches s'offrent à vous pour automatiser l'envoi de messages: laisser le robot d'Activity Messenger planifier les messages, ou les planifier vous-même. Vous pouvez combiner les deux approches.

# Robot

Le robot d'Activity Messenger planifie les messages tôt le matin à 4h heure de l'est. Il ira chercher dans Amilia les nouvelles inscriptions, les modifications aux adresses courriel et aux numéros de téléphone mobile, ainsi que les horaires.

Vous programmez le robot en saisissant les champs suivants:

• Jour(s) avant ou après et Heure: Quand envoyer les rappels.
• Faites-vous l'envoi de rappels de matchs aux équipes?: Si vous utilisez la gestion de ligue dans Amilia, ceci permet de filtrer les activités équipes.
• Choisir une programmation: Faites le choix de la programmation dans Amilia.
• Activités: Choisir les activités dans Amilia. Vous pouvez choisir catégorie(s) et sous-catégorie(s).
• Configurer le message: Composer votre message en utilisant les champs de fusion.

Lorsque le robot est configuré, cliquez sur Sauvegarder. Il devienra actif. Pour le désactiver, cliquez sur Manuel.

# Simuler une planification

Vous pouvez demander au robot de simuler les planifications d'une journée. Cliquez sur Simuler et choisissez un jour. Dans l'exemple qui suit, le robot a trouver 4 occurrences dont deux déjà planifiés. Le robot planifiera donc 2 nouveaux envois le 29 février 2020.

# Messages et Listes

En arrière-plan, le roboto cré des listes et planifi des messages. Vous pouvez consultez les listes et les messages en cliquant sur les onglets Messages et Listes.

Activity Messenger garde un journal de tous les messages envoyés. Allez sur l'onlet Messages de la tâche automatisée. La liste des courriels et textos envoyés s'y trouveront.

Dans l'onglet Listes se trouve les listes créées par le robot. Ces listes sont mises à jour depuis Amilia 30 minutes avant un envoi afin d'obtenir une liste à jour de participants.

# Planifier les messages manuellement

Si vous préférez planifier les messages vous-même, vous pouvez aller dans l'onglet Messages et cliquer sur Planifier des messages. Un guide à 4 étapes vous permettra de planifier les rappels ou les suivis pour les activités et occurrences de votre choix.