Gestion des listes de présence

Découvrez comment gérer efficacement les listes de présence dans Activity Messenger, y compris le suivi des arrivées et départs, l'envoi de messages, et la gestion des groupes. Utilisez ces outils pour améliorer la communication avec vos participants et leurs parents.

Pour accéder aux listes de présence, Cliquez sur Cours. Sélectionnez Toutes les listes de présence, Aujourd'hui ou choisissez une liste spécifique.

En sélectionnant une liste de présence, vous verrez tous les participants inscrits. Par exemple, si vous choisissez une liste pour le mardi 2 juillet, vous verrez les inscriptions pour cette date.

Chaque activité ou cours a sa propre liste de présence. Vous pouvez renommer la liste, y donner accès à votre personnel, lui assigner des étiquettes et l'archiver.

L'outil de prise de présences d'Activity Messenger permet à votre personnel (entraîneurs, enseignants et moniteurs de camp) de prendre les présences à partir d'un téléphone intelligent ou d'une tablette.

# Gestion des Présences

Arrivée et Départ :

 Marquez l'arrivée et le départ des participants. L'heure d'arrivée sera enregistrée automatiquement. Une deuxième option d'arrivé et de départ est disponible dans les cas où les participants quittent pour le diner, par exemple.

Ajustement des heures : 

Cliquez sur le bouton arriver ou départ une nouvelle fois pour modifier ou retirer la présence. 

Informations Détails : Cliquez sur un participant pour consulter les informations supplémentaires.

• Les options du service de garde (matins et soirs)
• Le mot de passe pour récupérer l'enfant
• Le jumelage avec un(e) ami(e)
• La complétion d'un formulaire 
• Les contacts d'urgences
• Les informations médicales
• Les réponses aux questions supplémentaires

Ajouter des Notes : 

• Ajoutez des notes spécifiques pour un participant. Cette note sera seulement visible pour cette journée spécifique.
• Ajoutez des notes pour toute la classe. Les notes pour une journée spécifique seront visibles uniquement pour cette journée.
• Ajoutez des notes pour le cours. Cette note restera pour toute la durée du cours ou de la session. 

Groupes et Filtrage :

• Créez et gérez des groupes (e.g., débutants, avancés). Filtrez la liste par groupe pour une gestion plus facile.
• Utilisez la fonction de recherche pour trouver rapidement un participant par nom ou prénom.

# Communication avec les Parents

Depuis la liste de présence, envoyez des messages par courriel ou SMS aux parents. Sélectionnez les participants concernés ou le groupe complet. 

# Autres Fonctionnalités

Décharges et Autorisations : 

• Vérifiez si les décharges nécessaires sont remplies par les participants et partagez les formulaires avec les parents si nécessaire.

Billetterie : 

Utilisez la fonctionnalité de scanneur de billets pour gérer les entrées lors des événements avec billets d'Activity Messenger.

Ajout de Participants : 

Ajoutez de nouveaux participants à une liste de présence, transférez des participants d’un cours à un autre, et complétez les informations nécessaires.

Exportation et impression du rapport de présence :

Consultez, exportez et imprimez les rapports de présence pour des analyses ou des archives.

# Accès et Permissions

Rendez vous à la page ''toutes les listes de présences'' pour gérer les accès. 

Gestion des Accès : 

Déterminez qui a accès à quelles listes de présence. Les administrateurs peuvent donner des permissions spécifiques aux animateurs.

# Fonctionnalité « Aujourd'hui »

Vue d'Ensemble Journalière : La fonction « Aujourd'hui » compile toutes les inscriptions du jour. Utilisez-la pour des communications rapides, comme l’annulation d’un cours.

# Importer vos cours à partir d'un fichier Excel ou CSV

Cliquez sur le menu Cours et choisissez Toutes les listes de présences. Cliquez sur (+) pour importer vos listes. Suivez les instructions à l'écran.

L'écran se sert du moteur d'import de fichiers Excel/CSV. Consultez cette documentation pour obtenir le format du fichiers et des colonnes. Vous pouvez vous servir des fichiers suivants à titre d'exemple: Excel (.xlsx) et CSV (.csv).

# Importer vos activités d'Amilia

Cliquez sur le menu Cours et choisissez Toutes les listes de présences. Cliquez sur (+) pour importer vos listes. Choisissez l'onglet Amilia. Vous pouvez importer plusieurs activités d'une programmation. Chaque activité aura sa propre liste. Chaque liste quant à elle aura plusieurs feuilles - une par occurrence ou date de cours.

Les listes de présences importées d'Amilia restent toujours à jour. Les changements dans Amilia seront synchronisées en temps réel. Ceci inclu les inscriptions, les changements d'horaires, et même les changements aux informations des participants (e.g. adresse courriel et numéro de téléphone).
 

# Importer vos cours d'Active Network

Cliquez sur le menu Cours et choisissez Toutes les listes de présences. Cliquez sur (+) pour importer vos listes. Choisissez l'onglet Active Network. Suivez les instructions à l'écran.

Vous importerez un fichier Excel que vous aurez exporté du moteur Custom Report dans Active Network. Le rapport devrait contenir ces colonnes:

• Primary P/G: First name
• Primary P/G: Last name
• Primary P/G: Cell phone number
• Primary P/G: Email address
• Participant: Name
• Participant: Date of birth
• Participant: Grade
• Season name
• Session name
• Session start date
• Session start time
• Session end date
• Session end time
• Session location

Activity Messenger déduira les dates de cours selon la date de début et de fin de la session. Vous pourrez par la suite supprimer les dates d'exceptions, juste avant l'importation.

Vous pouvez téléverser cet échantillon Custom Report en format Excel: Excel (.xlsx).

# Importer vos cours d'iClassPro

Cliquez sur le menu Cours et choisissez Toutes les listes de présences. Cliquez sur (+) pour importer vos listes. Choisissez l'onglet iClassPro. Suivez les instructions à l'écran.

L'importation Sport-plus se sert du moteur d'import par fichier Excel/CSV. Consultez cette documentation pour obtenir le format du fichiers et des colonnes. Vous pouvez vous servir du fichier suivant à titre d'exemple: Excel (.xlsx).
 

# Importer vos cours de Skytech MIA

Cliquez sur le menu Cours et choisissez Toutes les listes de présences. Cliquez sur (+) pour importer vos listes. Choisissez l'onglet Skytech MIA. Suivez les instructions à l'écran.

L'importation Skytech MIA se sert du moteur d'import par fichier Excel/CSV. Consultez cette documentation pour obtenir le format du fichiers et des colonnes. Vous pouvez vous servir du fichier suivant à titre d'exemple: Excel (.xlsx).
 

# Donner accès à votre personnel

Activity Messenger vous permet de restraindre l'accès de votre personnel aux listes. Les utilisateurs ayant le niveau de permission "Instructeurs" ne peuvent accéder qu'aux listes dont vous leur avez donner accès. Lisez la documentation sur les permissions pour savoir comment ajouter votre personnel.

Cliquez sur le bouton "Personnel" pour modifier le personnel d'une liste. Choisissez les membres du personnel qui ont accès à cette liste et qui peuvent prendre les présences.

# La prise de présence

Chaque liste de présence est composée de une ou de plusieurs feuilles de présences. Une pour chaques journées. Cliquez sur la liste pour accéder à la feuille d'aujourd'hui ou de la prochaine occurrence.

Le menu déroulant en haut à gauche contient la liste de toutes les dates ou occurrences de cette liste. Vous pouvez changer de feuille grâce à ce menu.

Le bouton de configuration vous permet de saisir des informations pertinentes aux cours, et de changer les personnel ayant accès à cette liste.

Cliquez sur les interrupteurs pour noter l'heure d'arrivée et l'heure de départ. Servez vous du champ commentaire au besoin.

Cliquer sur une rangée pour l'éclater et avoir accès à la fiche d'un participant. La fiche comprend les informations du responsable de compte, du deuxièmre parent, des contacts d'urgences, des informations médicales, des dates de cours, et des réponses aux questions supplémentaires. Vous avez également accès au formulaire rempli.

# Modifier la date et l'heure d'arrivé ou de départ

Si vous devez modifier la date et l'heure de départ ou d'arrivée, vous pouvez le faire en décochant l'interrupteur. Une fenêtre vous donnera l'option d'effacer la prise de présence, ou de modifier la date et l'heure.

# Vérifier qu'un formulaire ait été rempli

Si vous vous servez des formulaires d'Activity Messenger, Activity Messenger peut vérifier qu'un formulaire ait été rempli pour chacuns des participants. Par exemple un formulaire de reconaissance des risques COVID-19. Choisissez un formulaire. Une colonne supplémentaire sera affichée indiquant s'il a été rempli ou non par le participant ou par un parent. Vous pouvez même exiger qu'il ait été rempli le jour du cours ou de l'activité.

La colonne "Formulaire rempli" affichera un "Oui" ou un "Non". Activity Messenger se sert des adresses courriel dans le compte du participant pour identifer le répondant. Ensuite, Activity Messenger s'assure que le nom du participant soit le même que dans le formulaire rempli.

Activity Messenger affichera un point d'interrogration (?) si le nom du participant ne figure pas dans un formulaire rempli par l'un des contacts du compte. Vous avez accès au PDF afin de déterminer vous-même si le formulaire a été rempli pour ce participant.

# Pass or fail form questions

If you are rurnning COVID-19 screening, Activity Messenger can flag forms that have not correctly answered all questions. It will write Pass or Fail in the filled form column depending on answers provided by the respondent.

Activity Messenger will compare answers with the Fail value in the configuration of the Radio button questions. If any answer matches the Fail value criteria, the check will fail.

For example, assuming your form contains these 3 questions, you can set their respective Fail values. To ignore the answer of a question, leave it blank.

# Vérification de la preuve de vaccination

Certaines provinces, dont le Québec, exigent la vérification du passeport vaccinale pour la participation à une activité. Si c'est le cas de votre organisation, Activity Messenger vous permet de faire ce suivi lors de la prise de présence.

Ouvrez une liste de présence, et éclater les données d'un participant. Sous la section Informations médicales, cocher l'option Vacciné. Cette option restera également cochée pour les cours suivants.

Activity Messenger affiche un icône de seringe verte près du nom du participant. D'un coup d'oeil vous pouvez rapidement identifier qui est vacciné et qui ne l'est pas.

# Reconnaître la preuve de vaccination dans tous les cours

Par défaut, le suivi est fait par cours. Par exemple si un participant suit deux cours, et que la preuve de vaccination est prise dans le premier cours, elle ne sera pas cochée dans le deuxième cours.

Vous pouvez reconnaître la preuve dans tous les cours. Accédez au menu Cours et choisissez l'option "Vérification de la preuve de vaccination". Une fenêtre vous permettra de changer la configuration.

# Supprimer toutes les preuves de vaccination

Si vous devez supprimer toutes les preuves de vaccination, vous pouvez le faire depuis la fenêtre "Vérification de la preuve de vaccination". Cliquez sur le boutoner "Supprimier". La suppression sera permanente. Il ne sera pas possible de récupérer ces données.
 

# Envoyer un courriel ou un SMS

Vous pouvez envoyer un message (courriel ou SMS) aux participants, ou à leurs contacts. Sélectionnez un ou plusieurs participants. Cliquez sur le bouton Message. Plusieurs choix s'offrent à vous pour le choix des destinataires. Vous pouvez facilement contacter les deux parents et même les contacts d'urgence.