Découvrez comment gérer efficacement les listes de présence dans Activity Messenger, y compris le suivi des arrivées et départs, l'envoi de messages, et la gestion des groupes. Utilisez ces outils pour améliorer la communication avec vos participants et leurs parents.
Pour accéder aux listes de présence, Cliquez sur Cours. Sélectionnez Toutes les listes de présence, Aujourd'hui ou choisissez une liste spécifique.
En sélectionnant une liste de présence, vous verrez tous les participants inscrits. Par exemple, si vous choisissez une liste pour le mardi 2 juillet, vous verrez les inscriptions pour cette date.
Chaque activité ou cours a sa propre liste de présence. Vous pouvez renommer la liste, y donner accès à votre personnel, lui assigner des étiquettes et l'archiver.
L'outil de prise de présences d'Activity Messenger permet à votre personnel (entraîneurs, enseignants et moniteurs de camp) de prendre les présences à partir d'un téléphone intelligent ou d'une tablette.
Arrivée et Départ :
Marquez l'arrivĂ©e et le dĂ©part des participants. L'heure d'arrivĂ©e sera enregistrĂ©e automatiquement. Une deuxième option d'arrivĂ© et de dĂ©part est disponible dans les cas oĂ¹ les participants quittent pour le diner, par exemple.
Ajustement des heures :
Cliquez sur le bouton arriver ou départ une nouvelle fois pour modifier ou retirer la présence.
Informations Détails : Cliquez sur un participant pour consulter les informations supplémentaires.
Ajouter des Notes :
Groupes et Filtrage :
Depuis la liste de présence, envoyez des messages par courriel ou SMS aux parents. Sélectionnez les participants concernés ou le groupe complet.
DĂ©charges et Autorisations :
Billetterie :
Utilisez la fonctionnalité de scanneur de billets pour gérer les entrées lors des événements avec billets d'Activity Messenger.
Ajout de Participants :
Ajoutez de nouveaux participants à une liste de présence, transférez des participants d’un cours à un autre, et complétez les informations nécessaires.
Exportation et impression du rapport de présence :
Consultez, exportez et imprimez les rapports de présence pour des analyses ou des archives.
Rendez vous à la page ''toutes les listes de présences'' pour gérer les accès.
Gestion des Accès :
Déterminez qui a accès à quelles listes de présence. Les administrateurs peuvent donner des permissions spécifiques aux animateurs.
Vue d'Ensemble Journalière : La fonction « Aujourd'hui » compile toutes les inscriptions du jour. Utilisez-la pour des communications rapides, comme l’annulation d’un cours.
Cliquez sur le menu Cours et choisissez Toutes les listes de présences. Cliquez sur (+) pour importer vos listes. Suivez les instructions à l'écran.
L'Ă©cran se sert du moteur d'import de fichiers Excel/CSV. Consultez cette documentation pour obtenir le format du fichiers et des colonnes. Vous pouvez vous servir des fichiers suivants Ă titre d'exemple: Excel (.xlsx) et CSV (.csv).
Cliquez sur le menu Cours et choisissez Toutes les listes de présences. Cliquez sur (+) pour importer vos listes. Choisissez l'onglet Amilia. Vous pouvez importer plusieurs activités d'une programmation. Chaque activité aura sa propre liste. Chaque liste quant à elle aura plusieurs feuilles - une par occurrence ou date de cours.
Les listes de prĂ©sences importĂ©es d'Amilia restent toujours Ă jour. Les changements dans Amilia seront synchronisĂ©es en temps rĂ©el. Ceci inclu les inscriptions, les changements d'horaires, et mĂªme les changements aux informations des participants (e.g. adresse courriel et numĂ©ro de tĂ©lĂ©phone).
Cliquez sur le menu Cours et choisissez Toutes les listes de présences. Cliquez sur (+) pour importer vos listes. Choisissez l'onglet Active Network. Suivez les instructions à l'écran.
Vous importerez un fichier Excel que vous aurez exporté du moteur Custom Report dans Active Network. Le rapport devrait contenir ces colonnes:
Activity Messenger déduira les dates de cours selon la date de début et de fin de la session. Vous pourrez par la suite supprimer les dates d'exceptions, juste avant l'importation.
Vous pouvez téléverser cet échantillon Custom Report en format Excel: Excel (.xlsx).
Cliquez sur le menu Cours et choisissez Toutes les listes de présences. Cliquez sur (+) pour importer vos listes. Choisissez l'onglet iClassPro. Suivez les instructions à l'écran.
L'importation Sport-plus se sert du moteur d'import par fichier Excel/CSV. Consultez cette documentation pour obtenir le format du fichiers et des colonnes. Vous pouvez vous servir du fichier suivant Ă titre d'exemple: Excel (.xlsx).
Cliquez sur le menu Cours et choisissez Toutes les listes de présences. Cliquez sur (+) pour importer vos listes. Choisissez l'onglet Skytech MIA. Suivez les instructions à l'écran.
L'importation Skytech MIA se sert du moteur d'import par fichier Excel/CSV. Consultez cette documentation pour obtenir le format du fichiers et des colonnes. Vous pouvez vous servir du fichier suivant Ă titre d'exemple: Excel (.xlsx).
Activity Messenger vous permet de restraindre l'accès de votre personnel aux listes. Les utilisateurs ayant le niveau de permission "Instructeurs" ne peuvent accéder qu'aux listes dont vous leur avez donner accès. Lisez la documentation sur les permissions pour savoir comment ajouter votre personnel.
Cliquez sur le bouton "Personnel" pour modifier le personnel d'une liste. Choisissez les membres du personnel qui ont accès à cette liste et qui peuvent prendre les présences.
Chaque liste de présence est composée de une ou de plusieurs feuilles de présences. Une pour chaques journées. Cliquez sur la liste pour accéder à la feuille d'aujourd'hui ou de la prochaine occurrence.
Le menu dĂ©roulant en haut Ă gauche contient la liste de toutes les dates ou occurrences de cette liste. Vous pouvez changer de feuille grĂ¢ce Ă ce menu.
Le bouton de configuration vous permet de saisir des informations pertinentes aux cours, et de changer les personnel ayant accès à cette liste.
Cliquez sur les interrupteurs pour noter l'heure d'arrivée et l'heure de départ. Servez vous du champ commentaire au besoin.
Cliquer sur une rangée pour l'éclater et avoir accès à la fiche d'un participant. La fiche comprend les informations du responsable de compte, du deuxièmre parent, des contacts d'urgences, des informations médicales, des dates de cours, et des réponses aux questions supplémentaires. Vous avez également accès au formulaire rempli.
Si vous devez modifier la date et l'heure de dĂ©part ou d'arrivĂ©e, vous pouvez le faire en dĂ©cochant l'interrupteur. Une fenĂªtre vous donnera l'option d'effacer la prise de prĂ©sence, ou de modifier la date et l'heure.
Si vous vous servez des formulaires d'Activity Messenger, Activity Messenger peut vĂ©rifier qu'un formulaire ait Ă©tĂ© rempli pour chacuns des participants. Par exemple un formulaire de reconaissance des risques COVID-19. Choisissez un formulaire. Une colonne supplĂ©mentaire sera affichĂ©e indiquant s'il a Ă©tĂ© rempli ou non par le participant ou par un parent. Vous pouvez mĂªme exiger qu'il ait Ă©tĂ© rempli le jour du cours ou de l'activitĂ©.
La colonne "Formulaire rempli" affichera un "Oui" ou un "Non". Activity Messenger se sert des adresses courriel dans le compte du participant pour identifer le rĂ©pondant. Ensuite, Activity Messenger s'assure que le nom du participant soit le mĂªme que dans le formulaire rempli.
Activity Messenger affichera un point d'interrogration (?) si le nom du participant ne figure pas dans un formulaire rempli par l'un des contacts du compte. Vous avez accès au PDF afin de dĂ©terminer vous-mĂªme si le formulaire a Ă©tĂ© rempli pour ce participant.
Vous pouvez envoyer un message (courriel ou SMS) aux participants, ou Ă leurs contacts. SĂ©lectionnez un ou plusieurs participants. Cliquez sur le bouton Message. Plusieurs choix s'offrent Ă vous pour le choix des destinataires. Vous pouvez facilement contacter les deux parents et mĂªme les contacts d'urgence.