Gestion des listes de présence

Découvrez comment gérer efficacement les listes de présence dans Activity Messenger, y compris le suivi des arrivées et départs, l'envoi de messages, et la gestion des groupes. Utilisez ces outils pour améliorer la communication avec vos participants et leurs parents.

Pour accéder aux listes de présence, Cliquez sur Cours. Sélectionnez Toutes les listes de présence, Aujourd'hui ou choisissez une liste spécifique.

En sélectionnant une liste de présence, vous verrez tous les participants inscrits. Par exemple, si vous choisissez une liste pour le mardi 2 juillet, vous verrez les inscriptions pour cette date.

Chaque activité ou cours a sa propre liste de présence. Vous pouvez renommer la liste, y donner accès à votre personnel, lui assigner des étiquettes et l'archiver.

L'outil de prise de présences d'Activity Messenger permet à votre personnel (entraîneurs, enseignants et moniteurs de camp) de prendre les présences à partir d'un téléphone intelligent ou d'une tablette.

# Gestion des Présences

Arrivée et Départ :

 Marquez l'arrivĂ©e et le dĂ©part des participants. L'heure d'arrivĂ©e sera enregistrĂ©e automatiquement. Une deuxième option d'arrivĂ© et de dĂ©part est disponible dans les cas oĂ¹ les participants quittent pour le diner, par exemple.

Ajustement des heures : 

Cliquez sur le bouton arriver ou dĂ©part une nouvelle fois pour modifier ou retirer la prĂ©sence. 

Informations Détails : Cliquez sur un participant pour consulter les informations supplémentaires.

  • Les options du service de garde (matins et soirs)
  • Le mot de passe pour rĂ©cupĂ©rer l'enfant
  • Le jumelage avec un(e) ami(e)
  • La complĂ©tion d'un formulaire 
  • Les contacts d'urgences
  • Les informations mĂ©dicales
  • Les rĂ©ponses aux questions supplĂ©mentaires

Ajouter des Notes

  • Ajoutez des notes spĂ©cifiques pour un participant. Cette note sera seulement visible pour cette journĂ©e spĂ©cifique.
  • Ajoutez des notes pour toute la classe. Les notes pour une journĂ©e spĂ©cifique seront visibles uniquement pour cette journĂ©e.
  • Ajoutez des notes pour le cours. Cette note restera pour toute la durĂ©e du cours ou de la session. 

Groupes et Filtrage :

  • CrĂ©ez et gĂ©rez des groupes (e.g., dĂ©butants, avancĂ©s). Filtrez la liste par groupe pour une gestion plus facile.
  • Utilisez la fonction de recherche pour trouver rapidement un participant par nom ou prĂ©nom.

# Communication avec les Parents

Depuis la liste de prĂ©sence, envoyez des messages par courriel ou SMS aux parents. SĂ©lectionnez les participants concernĂ©s ou le groupe complet. 

# Autres FonctionnalitĂ©s

DĂ©charges et Autorisations : 

  • VĂ©rifiez si les dĂ©charges nĂ©cessaires sont remplies par les participants et partagez les formulaires avec les parents si nĂ©cessaire.

Billetterie : 

Utilisez la fonctionnalité de scanneur de billets pour gérer les entrées lors des événements avec billets d'Activity Messenger.

Ajout de Participants : 

Ajoutez de nouveaux participants à une liste de présence, transférez des participants d’un cours à un autre, et complétez les informations nécessaires.

Exportation et impression du rapport de présence :

Consultez, exportez et imprimez les rapports de présence pour des analyses ou des archives.

# Accès et Permissions

Rendez vous Ă  la page ''toutes les listes de prĂ©sences'' pour gĂ©rer les accès. 

Gestion des Accès

Déterminez qui a accès à quelles listes de présence. Les administrateurs peuvent donner des permissions spécifiques aux animateurs.

# Fonctionnalité « Aujourd'hui »

Vue d'Ensemble Journalière : La fonction « Aujourd'hui » compile toutes les inscriptions du jour. Utilisez-la pour des communications rapides, comme l’annulation d’un cours.

# Importer vos cours Ă  partir d'un fichier Excel ou CSV

Cliquez sur le menu Cours et choisissez Toutes les listes de présences. Cliquez sur (+) pour importer vos listes. Suivez les instructions à l'écran.

L'Ă©cran se sert du moteur d'import de fichiers Excel/CSV. Consultez cette documentation pour obtenir le format du fichiers et des colonnes. Vous pouvez vous servir des fichiers suivants Ă  titre d'exemple: Excel (.xlsx) et CSV (.csv).

 

# Importer vos activités d'Amilia

Cliquez sur le menu Cours et choisissez Toutes les listes de présences. Cliquez sur (+) pour importer vos listes. Choisissez l'onglet Amilia. Vous pouvez importer plusieurs activités d'une programmation. Chaque activité aura sa propre liste. Chaque liste quant à elle aura plusieurs feuilles - une par occurrence ou date de cours.

Les listes de prĂ©sences importĂ©es d'Amilia restent toujours Ă  jour. Les changements dans Amilia seront synchronisĂ©es en temps rĂ©el. Ceci inclu les inscriptions, les changements d'horaires, et mĂªme les changements aux informations des participants (e.g. adresse courriel et numĂ©ro de tĂ©lĂ©phone).
 

# Importer vos cours d'Active Network

Cliquez sur le menu Cours et choisissez Toutes les listes de présences. Cliquez sur (+) pour importer vos listes. Choisissez l'onglet Active Network. Suivez les instructions à l'écran.

Vous importerez un fichier Excel que vous aurez exporté du moteur Custom Report dans Active Network. Le rapport devrait contenir ces colonnes:

  • Primary P/G: First name
  • Primary P/G: Last name
  • Primary P/G: Cell phone number
  • Primary P/G: Email address
  • Participant: Name
  • Participant: Date of birth
  • Participant: Grade
  • Season name
  • Session name
  • Session start date
  • Session start time
  • Session end date
  • Session end time
  • Session location

Activity Messenger déduira les dates de cours selon la date de début et de fin de la session. Vous pourrez par la suite supprimer les dates d'exceptions, juste avant l'importation.

Vous pouvez téléverser cet échantillon Custom Report en format Excel: Excel (.xlsx).

 

# Importer vos cours d'iClassPro

Cliquez sur le menu Cours et choisissez Toutes les listes de présences. Cliquez sur (+) pour importer vos listes. Choisissez l'onglet iClassPro. Suivez les instructions à l'écran.

L'importation Sport-plus se sert du moteur d'import par fichier Excel/CSV. Consultez cette documentation pour obtenir le format du fichiers et des colonnes. Vous pouvez vous servir du fichier suivant Ă  titre d'exemple: Excel (.xlsx).
 

# Importer vos cours de Skytech MIA

Cliquez sur le menu Cours et choisissez Toutes les listes de présences. Cliquez sur (+) pour importer vos listes. Choisissez l'onglet Skytech MIA. Suivez les instructions à l'écran.

L'importation Skytech MIA se sert du moteur d'import par fichier Excel/CSV. Consultez cette documentation pour obtenir le format du fichiers et des colonnes. Vous pouvez vous servir du fichier suivant Ă  titre d'exemple: Excel (.xlsx).
 

# Donner accès à votre personnel

Activity Messenger vous permet de restraindre l'accès de votre personnel aux listes. Les utilisateurs ayant le niveau de permission "Instructeurs" ne peuvent accéder qu'aux listes dont vous leur avez donner accès. Lisez la documentation sur les permissions pour savoir comment ajouter votre personnel.

Cliquez sur le bouton "Personnel" pour modifier le personnel d'une liste. Choisissez les membres du personnel qui ont accès à cette liste et qui peuvent prendre les présences.

# La prise de présence

Chaque liste de présence est composée de une ou de plusieurs feuilles de présences. Une pour chaques journées. Cliquez sur la liste pour accéder à la feuille d'aujourd'hui ou de la prochaine occurrence.

Le menu dĂ©roulant en haut Ă  gauche contient la liste de toutes les dates ou occurrences de cette liste. Vous pouvez changer de feuille grĂ¢ce Ă  ce menu.

Le bouton de configuration vous permet de saisir des informations pertinentes aux cours, et de changer les personnel ayant accès à cette liste.

Cliquez sur les interrupteurs pour noter l'heure d'arrivée et l'heure de départ. Servez vous du champ commentaire au besoin.

Cliquer sur une rangée pour l'éclater et avoir accès à la fiche d'un participant. La fiche comprend les informations du responsable de compte, du deuxièmre parent, des contacts d'urgences, des informations médicales, des dates de cours, et des réponses aux questions supplémentaires. Vous avez également accès au formulaire rempli.

# Modifier la date et l'heure d'arrivé ou de départ

Si vous devez modifier la date et l'heure de dĂ©part ou d'arrivĂ©e, vous pouvez le faire en dĂ©cochant l'interrupteur. Une fenĂªtre vous donnera l'option d'effacer la prise de prĂ©sence, ou de modifier la date et l'heure.

# Vérifier qu'un formulaire ait été rempli

Si vous vous servez des formulaires d'Activity Messenger, Activity Messenger peut vĂ©rifier qu'un formulaire ait Ă©tĂ© rempli pour chacuns des participants. Par exemple un formulaire de reconaissance des risques COVID-19. Choisissez un formulaire. Une colonne supplĂ©mentaire sera affichĂ©e indiquant s'il a Ă©tĂ© rempli ou non par le participant ou par un parent. Vous pouvez mĂªme exiger qu'il ait Ă©tĂ© rempli le jour du cours ou de l'activitĂ©.

La colonne "Formulaire rempli" affichera un "Oui" ou un "Non". Activity Messenger se sert des adresses courriel dans le compte du participant pour identifer le rĂ©pondant. Ensuite, Activity Messenger s'assure que le nom du participant soit le mĂªme que dans le formulaire rempli.

Activity Messenger affichera un point d'interrogration (?) si le nom du participant ne figure pas dans un formulaire rempli par l'un des contacts du compte. Vous avez accès au PDF afin de dĂ©terminer vous-mĂªme si le formulaire a Ă©tĂ© rempli pour ce participant.

# Envoyer un courriel ou un SMS

Vous pouvez envoyer un message (courriel ou SMS) aux participants, ou Ă  leurs contacts. SĂ©lectionnez un ou plusieurs participants. Cliquez sur le bouton Message. Plusieurs choix s'offrent Ă  vous pour le choix des destinataires. Vous pouvez facilement contacter les deux parents et mĂªme les contacts d'urgence.