Activity Messenger offre un outil de prise de présences puissant mais simple d'utilisation. Conçu pour les cours et les camps de jours, cet outil fonctionne avec toutes les plateformes d'inscriptions y compris Amilia, Qidigo et Sports Plus. Vous n'avez pas de plateforme d'inscriptions? Pas de problème - vous pouvez importer à partir d'un fichier Excel.
L'outil de prise de présences d'Activity Messenger permet à votre personnel (entraîneurs, enseignants et moniteurs de camp) de:
Les présences sont sauvegardées dans Activity Messenger et sont disponibles à la consultation par exemple pour le traçage COVID-19.
Chaque activité ou cours a sa propre liste de présence. Vous pouvez renommer la liste, y donner accès à votre personnel, lui assigner des étiquettes et l'archiver.
Vous pouvez exporter une ou plusieurs listes de présences en format Excel. Clickez sur le bouton menu en haut à droite, et choisissez Sauvegarder en fichier Excel.
Cliquez sur le menu Cours et choisissez Toutes les listes de présences. Cliquez sur (+) pour importer vos listes. Suivez les instructions à l'écran.
L'écran se sert du moteur d'import de fichiers Excel/CSV. Consultez cette documentation pour obtenir le format du fichiers et des colonnes. Vous pouvez vous servir des fichiers suivants à titre d'exemple: Excel (.xlsx) et CSV (.csv).
Cliquez sur le menu Cours et choisissez Toutes les listes de présences. Cliquez sur (+) pour importer vos listes. Choisissez l'onglet Amilia. Vous pouvez importer plusieurs activités d'une programmation. Chaque activité aura sa propre liste. Chaque liste quant à elle aura plusieurs feuilles - une par occurrence ou date de cours.
Les listes de présences importées d'Amilia restent toujours à jour. Les changements dans Amilia seront synchronisées en temps réel. Ceci inclu les inscriptions, les changements d'horaires, et même les changements aux informations des participants (e.g. adresse courriel et numéro de téléphone).
Cliquez sur le menu Cours et choisissez Toutes les listes de présences. Cliquez sur (+) pour importer vos listes. Choisissez l'onglet Active Network. Suivez les instructions à l'écran.
Vous importerez un fichier Excel que vous aurez exporté du moteur Custom Report dans Active Network. Le rapport devrait contenir ces colonnes:
Activity Messenger déduira les dates de cours selon la date de début et de fin de la session. Vous pourrez par la suite supprimer les dates d'exceptions, juste avant l'importation.
Vous pouvez téléverser cet échantillon Custom Report en format Excel: Excel (.xlsx).
Cliquez sur le menu Cours et choisissez Toutes les listes de présences. Cliquez sur (+) pour importer vos listes. Choisissez l'onglet iClassPro. Suivez les instructions à l'écran.
L'importation iClassPro se sert du moteur d'import par fichier Excel/CSV. Consultez cette documentation pour obtenir le format du fichiers et des colonnes. Vous pouvez vous servir des fichiers suivants à titre d'exemple: Excel (.xlsx) et CSV (.csv).
Cliquez sur le menu Cours et choisissez Toutes les listes de présences. Cliquez sur (+) pour importer vos listes. Choisissez l'onglet Sport-plus. Suivez les instructions à l'écran.
L'importation Sport-plus se sert du moteur d'import par fichier Excel/CSV. Consultez cette documentation pour obtenir le format du fichiers et des colonnes. Vous pouvez vous servir du fichier suivant à titre d'exemple: Excel (.xlsx).
Cliquez sur le menu Cours et choisissez Toutes les listes de présences. Cliquez sur (+) pour importer vos listes. Choisissez l'onglet Skytech MIA. Suivez les instructions à l'écran.
L'importation Skytech MIA se sert du moteur d'import par fichier Excel/CSV. Consultez cette documentation pour obtenir le format du fichiers et des colonnes. Vous pouvez vous servir du fichier suivant à titre d'exemple: Excel (.xlsx).
Activity Messenger vous permet de restraindre l'accès de votre personnel aux listes. Les utilisateurs ayant le niveau de permission "Instructeurs" ne peuvent accéder qu'aux listes dont vous leur avez donner accès. Lisez la documentation sur les permissions pour savoir comment ajouter votre personnel.
Cliquez sur le bouton "Personnel" pour modifier le personnel d'une liste. Choisissez les membres du personnel qui ont accès à cette liste et qui peuvent prendre les présences.
Chaque liste de présence est composée de une ou de plusieurs feuilles de présences. Une pour chaques journées. Cliquez sur la liste pour accéder à la feuille d'aujourd'hui ou de la prochaine occurrence.
Le menu déroulant en haut à gauche contient la liste de toutes les dates ou occurrences de cette liste. Vous pouvez changer de feuille grâce à ce menu.
Le bouton de configuration vous permet de saisir des informations pertinentes aux cours, et de changer les personnel ayant accès à cette liste.
Cliquez sur les interrupteurs pour noter l'heure d'arrivée et l'heure de départ. Servez vous du champ commentaire au besoin.
Cliquer sur une rangée pour l'éclater et avoir accès à la fiche d'un participant. La fiche comprend les informations du responsable de compte, du deuxièmre parent, des contacts d'urgences, des informations médicales, des dates de cours, et des réponses aux questions supplémentaires. Vous avez également accès au formulaire rempli.
Si vous devez modifier la date et l'heure de départ ou d'arrivée, vous pouvez le faire en décochant l'interrupteur. Une fenêtre vous donnera l'option d'effacer la prise de présence, ou de modifier la date et l'heure.
Si vous vous servez des formulaires d'Activity Messenger, Activity Messenger peut vérifier qu'un formulaire ait été rempli pour chacuns des participants. Par exemple un formulaire de reconaissance des risques COVID-19. Choisissez un formulaire. Une colonne supplémentaire sera affichée indiquant s'il a été rempli ou non par le participant ou par un parent. Vous pouvez même exiger qu'il ait été rempli le jour du cours ou de l'activité.
La colonne "Formulaire rempli" affichera un "Oui" ou un "Non". Activity Messenger se sert des adresses courriel dans le compte du participant pour identifer le répondant. Ensuite, Activity Messenger s'assure que le nom du participant soit le même que dans le formulaire rempli.
Activity Messenger affichera un point d'interrogration (?) si le nom du participant ne figure pas dans un formulaire rempli par l'un des contacts du compte. Vous avez accès au PDF afin de déterminer vous-même si le formulaire a été rempli pour ce participant.
If you are rurnning COVID-19 screening, Activity Messenger can flag forms that have not correctly answered all questions. It will write Pass or Fail in the filled form column depending on answers provided by the respondent.
Activity Messenger will compare answers with the Fail value in the configuration of the Radio button questions. If any answer matches the Fail value criteria, the check will fail.
For example, assuming your form contains these 3 questions, you can set their respective Fail values. To ignore the answer of a question, leave it blank.
Certaines provinces, dont le Québec, exigent la vérification du passeport vaccinale pour la participation à une activité. Si c'est le cas de votre organisation, Activity Messenger vous permet de faire ce suivi lors de la prise de présence.
Ouvrez une liste de présence, et éclater les données d'un participant. Sous la section Informations médicales, cocher l'option Vacciné. Cette option restera également cochée pour les cours suivants.
Activity Messenger affiche un icône de seringe verte près du nom du participant. D'un coup d'oeil vous pouvez rapidement identifier qui est vacciné et qui ne l'est pas.
Par défaut, le suivi est fait par cours. Par exemple si un participant suit deux cours, et que la preuve de vaccination est prise dans le premier cours, elle ne sera pas cochée dans le deuxième cours.
Vous pouvez reconnaître la preuve dans tous les cours. Accédez au menu Cours et choisissez l'option "Vérification de la preuve de vaccination". Une fenêtre vous permettra de changer la configuration.
Si vous devez supprimer toutes les preuves de vaccination, vous pouvez le faire depuis la fenêtre "Vérification de la preuve de vaccination". Cliquez sur le boutoner "Supprimier". La suppression sera permanente. Il ne sera pas possible de récupérer ces données.
Vous pouvez envoyer un message (courriel ou SMS) aux participants, ou à leurs contacts. Sélectionnez un ou plusieurs participants. Cliquez sur le bouton Message. Plusieurs choix s'offrent à vous pour le choix des destinataires. Vous pouvez facilement contacter les deux parents et même les contacts d'urgence.