Le suivi des présences lors de vos évènements : comment faire ?

Assurer un accueil fluide de vos participants contribue directement à la réussite de vos événements. Une gestion efficace des entrées permet non seulement de réduire l’attente, mais aussi d’améliorer l’expérience globale des participants et le travail de vos équipes. Pourtant, cette étape est souvent sous-estimée, alors qu’un processus bien structuré peut faire toute la différence.

Que ce soit pour un spectacle de danse, une compétition de gymnastique, ou encore, un événement communautaire, disposer d’un système d’enregistrement rapide et organisé évite les longues files d’attente et facilite le suivi des présences.

Dans cet article, découvrez plusieurs méthodes pour optimiser ce processus, notamment l’enregistrement numérique et l’utilisation de codes QR.

Sommaire :

• Pourquoi le suivi des présences est-il indispensable ?
• Quelles sont les méthodes de suivi des présences ?
• Automatiser le suivi des présences avec Activity Messenger
• Participants – Enregistrer les billets sur Apple Wallet ou Google Wallet
• Les autres fonctionnalités utiles pour le suivi des présences

Pourquoi le suivi des présences est-il indispensable ?

• Sécurité renforcée : savoir en temps réel qui est présent permet de mieux gérer les situations d’urgence, comme une évacuation ou une alerte médicale. Un suivi précis facilite également le contrôle des accès, limitant ainsi les risques d’intrusion et garantissant un environnement sécurisé pour tous ;
• Meilleure gestion des ressources : comprendre les tendances de participation selon vos cours ou activités vous aidera à optimiser l’allocation des ressources pour vos futurs évènements. Que ce soit pour ajuster le nombre de bénévoles, prévoir le bon nombre de places assises ou organiser la circulation dans l’espace, ces données permettent une planification plus efficace et une logistique adaptée à la demande ;
• Communication plus efficace : en connaissant précisément qui s’est présenté et qui a manqué l’événement, vous pouvez adapter vos communications après l’événement. Remerciez les participants présents en leur envoyant un message de suivi ou un questionnaire de satisfaction. Pour ceux qui n’ont pas pu venir, un simple courriel peut les inciter à partager la raison de leur absence. Proposez-leur d’autres opportunités pour participer à vos futurs événements. Cette approche ciblée renforce l’engagement et la fidélisation ;
• Expérience fluide et agréable pour les participants : un processus d’enregistrement bien pensé réduit les files d’attente et améliore la fluidité à l’entrée. Moins d’attente signifie une meilleure satisfaction, ce qui influence positivement l’image de votre organisation et incite les participants à revenir ;
• Rapports et analyses : enregistrer les présences permet de suivre les tendances, d’identifier les périodes et les cours les plus fréquentés et d’ajuster les futures éditions en conséquence. Ces données sont aussi un atout pour justifier une demande de subvention ou mesurer l’impact de votre événement.

Quelles sont les méthodes de suivi des présences ?

1. Enregistrement manuel (papier et stylo)

Cette méthode traditionnelle repose sur des feuilles de présence signées à l’entrée. Bien qu’elle soit simple, elle présente plusieurs inconvénients majeurs :

• ❌ Lenteur et erreurs humaines : la saisie manuelle ralentit l’accueil et augmente le risque d’erreurs ;
• ❌ Absence de données exploitables : aucun suivi en temps réel, aucune analyse possible ;
• ❌ Peu adapté aux grands événements : non-viable pour les rassemblements avec un fort volume de participants ;

Verdict : une méthode simple mais obsolète, qui convient uniquement aux petits événements sans enjeu de rapidité ou nécessité d’analyse les données.

2. Enregistrement numérique (tableurs et applications)

Certains organisateurs d’évènements utilisent des tableurs Excel ou des applications pour enregistrer les présences. Cette approche offre quelques avantages, mais aussi des limites.

• ✅ Réduction du papier : une alternative plus écologique ;
• ✅ Accès plus rapide aux données : possibilité de centraliser les informations ;
• ❌ Toujours une saisie manuelle : les erreurs humaines restent présentes ;
• ❌ Manque d’automatisation : pas de validation instantanée des entrées ;
• ❌ Peu adapté aux grands événements : difficile à gérer avec un fort afflux de participants.

Verdict : une solution intermédiaire qui améliore la gestion, mais qui reste limitée en termes d’efficacité et d’automatisation.

3. Scan des billets à l’aide d’un code QR (la meilleure solution)

L’utilisation de billets électroniques avec codes QR est la méthode la plus efficace pour suivre les présences à vos évènements. Elle automatise l’enregistrement, réduit les temps d’attente et assure une exactitude des données.

Comment fonctionne le scan des billets avec un code QR ?

1. Lors de l’inscription à un évènement, chaque participant reçoit un billet électronique contenant un code QR unique ;
2. À l’entrée, un agent scanne le code QR avec un smartphone ou une tablette ;
3. Le système valide instantanément la présence et enregistre les données en temps réel ;
4. Si un billet est déjà scanné, l’accès est automatiquement refusé, empêchant ainsi toute fraude.

Les avantages du scan des codes QR

• ✅ Rapide et sans contact : réduit les files d’attente et permet un enregistrement fluide, idéal pour les événements à forte affluence ;
• ✅ Zéro erreur : l’automatisation élimine les erreurs de saisie ;
• ✅ Rapports et analyses instantanés : génère des rapports en temps réel, ce qui vous permet ensuite d’analyser la fréquentation de vos activités et ainsi d’optimiser vos futurs événements.

Verdict : le scan des billets à l’entrée est la solution incontournable pour les organisateurs qui souhaitent gagner du temps, sécuriser l’accès et collecter des données précises sur le niveau de participation.

Automatiser le suivi des présences avec Activity Messenger

Activity Messenger ne se contente pas seulement de simplifier le suivi et l’enregistrement des présences. C’est une solution tout-en-un qui rationalise l’ensemble de votre processus événementiel, de l’inscription à la billetterie, en passant par

et les sondages post-évènements. Voici comment Activity Messenger peut transformer vos événements :

• Inscriptions et paiements en ligne : vendez des billets en ligne, collectez les paiements de manière sécurisée et générez automatiquement des billets électroniques personnalisés avec des codes QR uniques ;
• Enregistrement instantané : scannez les billets à l’entrée, à l’aide d’un smartphone ou d’une tablette pour enregistrer la présence de vos participants (ici, contrairement à d’autres plateformes de billetterie en ligne, vous n’avez pas besoin de télécharger d’application ou d’acheter une scanneuse) ;
• Notifications par SMS : envoyez par SMS des rappels instantanés et des mises à jour en temps réel avant, pendant et après l’événement ;
• Suivis automatisés : envoyez des courriels de remerciement personnalisés, recueillez des avis via des sondages et fidélisez votre public en les invitant à vos prochaines activités ;
• Gestion multi-sessions et multi-sites : suivez en un clin d’œil les présences de vos différentes sessions et de vos différents centres sur une seule plateforme, pour une gestion encore plus efficace.

Participants - Enregistrer les billets sur Apple Wallet ou Google Wallet

1. Lors de l’inscription, les participants reçoivent un billet numérique avec un code QR unique ;
2. Le courriel de confirmation contient un lien permettant d’ajouter le billet à Apple Wallet ou à Google Wallet pour un accès encore plus simple ;
3. À l’arrivée, les participants présentent leur billet numérique depuis leur portefeuille digital, et votre équipe peut le scanner immédiatement pour enregistrer leur présence.

Les autres fonctionnalités utiles pour le suivi des présences

des présences à vos évènements, voici quelques options supplémentaires que vous pouvez mettre en place :

• Bornes d’auto-enregistrement : permettez aux participants de scanner leur propre code QR à l’arrivée, sans avoir à solliciter un membre de votre équipe ;
• Géorepérage et suivi RFID : pour les grands événements, les badges RFID et le géorepérage offrent une solution automatisée sans scan manuel ;
• Intégration avec des CRM et des plateformes de marketing : synchronisez les données de présence avec votre CRM ou vos outils de marketing pour un suivi personnalisé.

Conclusion

Un suivi des présences précis et automatisé est essentiel pour garantir le bon déroulement de vos événements, qu’il s’agisse de spectacles, de compétitions sportives ou d’événements communautaires. En adoptant des solutions comme les billets électroniques avec codes QR, vous améliorez non seulement l’efficacité de l’enregistrement, mais aussi l’expérience globale des participants.

Activity Messenger offre une plateforme complète pour gérer les inscriptions, la billetterie et le suivi des présences en temps réel, tout en vous permettant de collecter des données précieuses pour optimiser vos événements futurs. N’attendez plus pour améliorer la gestion de vos événements. Découvrez dès aujourd’hui comment Activity Messenger peut vous aider à automatiser vos processus et à offrir une expérience participant de qualité.