Comment créer un formulaire d’acceptation des risques avec Google Forms ?

Les formulaires d’acceptation des risques jouent un rôle essentiel en protégeant votre organisation. Ils informent les participants des risques inhérents à votre événement ou activité, et les invitent à reconnaître leur responsabilité. Cette reconnaissance se fait généralement par l’intermédiaire d’une case à cocher « J’accepte les termes et conditions » ainsi que d’une signature électronique. Google Forms est une solution simple, rapide et gratuite, idéale pour créer ces formulaires, ce qui la rend particulièrement accessible aux petites entreprises.

Dans cet article, nous vous expliquerons comment créer une décharge de responsabilité avec Google Forms, tout en vous assurant que votre formulaire soit à la fois complet et professionnel.

• Créez votre formulaire d’acceptation des risques avec Google Forms
• Ajoutez des signatures électroniques à votre formulaire d’acceptation des risques sur Google Forms
• Pourquoi intégrer une signature électronique à votre formulaire d’acceptation des risques ?
• Les avantages et inconvénients de chaque approche

Créez votre formulaire d’acceptation des risques avec Google Forms

Avant de commencer à créer votre formulaire, il est important de bien définir son contenu. Un formulaire d’acceptation des risques complet doit inclure les éléments suivants :

1. Description de l’activité : expliquez clairement l’activité ou le service pour lequel le participant accepte les risques ;
2. Prise de risques : informez les participants des risques potentiels associés à l’activité ;
3. Exonération de responsabilité : précisez que le participant accepte de ne pas tenir votre organisation responsable en cas de blessure ou d’accident ;
4. Informations d’urgence : ajoutez un champ pour collecter les coordonnées d’une personne à contacter en cas d’urgence ;
5. Confirmation de l’accord : ajoutez une clause stipulant que le participant a lu, compris et accepte les termes de la décharge de responsabilité.

Étape 2 : Créez votre formulaire d’acceptation des risques sur Google Forms

Une fois votre contenu défini, rendez-vous sur Google Forms pour créer votre formulaire. Voici comment le structurer :

1. Titre : donnez un nom à votre formulaire (par exemple, « Acceptation des risques pour l’activité X ») et rédigez une brève introduction pour expliquer l’objectif du formulaire ;
2. Sections : divisez votre décharge de responsabilité en sections distinctes pour plus de clarté :
   • Informations sur le participant : collectez des informations de base telles que le prénom, les coordonnées et les informations d’urgence ;
   • Conditions de l’accord : présentez chaque clause (prise de risques, exonération de responsabilité) dans des questions séparées, en détaillant bien chaque point ;
   • Consentement et accord : ajoutez une case à cocher avec « J’accepte les termes de cette décharge de responsabilité » et un champ où le participant peut taper son nom pour confirmer son accord.
3. Champs obligatoires : assurez-vous que les questions importantes soient obligatoires afin d’éviter que les participants ne passent ces questions et qu’il vous manque ensuite des données ;
4. Paramètres : personnalisez le message de confirmation et ajustez les paramètres pour limiter les réponses à une seule par participant.

Ajoutez des signatures électroniques à votre formulaire d’acceptation des risques sur Google Forms

Google Forms est une solution pratique, mais cet outil ne prend pas directement en charge les signatures électroniques. Heureusement, plusieurs alternatives permettent d’ajouter ce composant essentiel. Que ce soit avec des modules complémentaires, des outils d’automatisation ou des plateformes spécialisées, voici vos options :

Option 1 : utiliser des modules complémentaires pour Google Forms

Certains modules complémentaires enrichissent les fonctionnalités de Google Forms, notamment en permettant l’ajout de signatures électroniques. Parmi les solutions les plus populaires :

1. DocuSign pour Google Workspace : cet outil bien connu s’intègre directement à Google Workspace. Vous pouvez ainsi exporter les réponses de Google Forms vers un Google Doc, puis envoyer le document via DocuSign pour obtenir des signatures électroniques de vos participants ;
2. PandaDoc : idéal si vous êtes déjà familiers avec PandaDoc, cet outil permet d’importer les réponses de Google Forms et d’envoyer des demandes de signature numérique de manière fluide et professionnelle.

Option 2 : connecter Google Forms à un outil de signature numérique via Zapier

Zapier est un outil d’automatisation puissant, qui permet de relier Google Forms à des applications de signature électronique comme HelloSign, Adobe Sign ou SignNow. Voici comment ça fonctionne :

1. Créer un flux automatisé (Zap) : configurez une balise qui se déclenche dès qu’un formulaire est rempli sur Google Forms ;
2. Lier à un outil de signature électronique : les informations collectées via le formulaire sont automatiquement envoyées à votre outil de signature électronique ;
3. Envoyer la demande de signature : les participants recevront un e-mail avec l’acceptation des risques à signer numériquement.

Option 3 : utiliser un outil spécialisé pour les formulaires d’acceptation des risques (avec signatures numériques intégrées)

Si vous gérez un grand nombre de participants, les outils dédiés aux formulaires d’acceptation des risques sont souvent la meilleure solution. Ils offrent des fonctionnalités avancées comme les rappels automatisés par SMS, un suivi en temps réel et le stockage de vos données de manière sécurisée. Voici quelques options :

• Activity Messenger : cette plateforme québécoise propose des décharges personnalisables avec signatures électroniques, des rappels automatisés (par texto et par courriels), et une gestion centralisée de vos données ;
• WaiverForever : parfait pour les entreprises opérant dans des zones avec une connectivité limitée, cette application permet de collecter des signatures même hors ligne, avec un suivi en temps réel ;
• Smartwaiver : idéale pour les entreprises souhaitant intégrer leurs décharges de responsabilité à un CRM, cette solution permet aux participants de signer le formulaire d’acceptation des risques depuis n’importe quel appareil, offrant flexibilité et simplicité.

Option 4 : ajouter un lien vers un document de signature externe

Si vous préférez une approche encore plus simple, vous pouvez aussi intégrer un lien dans votre formulaire Google Forms qui redirige vos participants vers un document à signer électroniquement. Voici comment procéder :

1. Créer un document à signer numériquement : utilisez un outil comme Adobe Sign ou HelloSign pour générer un document prêt à être signé ;
2. Ajouter le lien dans Google Forms : à la fin de votre formulaire Google, ajoutez un lien vers le document à signer électroniquement ;
3. Gérer les réponses séparément : cette solution convient mieux pour des petits volumes, car les réponses doivent être gérées sur deux plateformes distinctes, ce qui entraîne des temps de traitements plus longs.

Pourquoi intégrer une signature électronique à votre formulaire d’acceptation des risques ?

1. Sécurité juridique renforcée : contrairement à un simple nom tapé, une signature électronique est juridiquement plus solide, ce qui vous assure une sécurité juridique non négligeable en cas de litige ;
2. Image professionnelle : un formulaire d’acceptation des risques incluant une signature électronique reflète un processus sérieux et fiable, renforçant la confiance des participants envers votre organisation ;
3. Gestion simplifiée : l’automatisation des signatures électroniques élimine les tracas de la collecte de documents papier, accélère l’enregistrement des participants lors de vos évènements, cours ou compétitions, et simplifie la gestion de vos dossiers.

Avantages et inconvénients de chaque approche

Approche	Avantages	Inconvénients
Google Forms uniquement	Gratuit et facile à configurer	Pas de signature numérique, options limitées
Google Forms avec modules complémentaires	Ajoute des fonctionnalités de signature	Fonctionnalités limitées, coûts d’abonnement
Intégration Zapier	Automatise les signatures	Nécessite un Zapier payant et un outil de signature
Outils en ligne de décharge de responsabilité	Complet, riche en fonctionnalités	Abonnement requis
Lien vers un formulaire de signature externe	Simple, à faible coût	Gestion des réponses sur des outils séparés

Conclusion

Créer un formulaire d’acceptation des risques avec Google Forms est un excellent point de départ pour les petites entreprises. Cet outil permet de structurer facilement le contenu de votre décharge et de collecter efficacement les réponses des participants. Toutefois, l’ajout d’une signature électronique est indispensable pour garantir la validité juridique de ce document et garder un certain professionnalisme.

Que ce soit en intégrant des modules complémentaires, en connectant Google Forms à des outils comme Zapier, ou en adoptant des solutions spécialisées telles qu’Activity Messenger, vous pouvez améliorer considérablement ce processus. Ces options permettent d’automatiser les signatures, d’assurer la conformité légale et d’optimiser la gestion de vos activités, particulièrement dans les contextes à haut risque.

En choisissant la solution adaptée à vos besoins, vous êtes sur la bonne voie pour mettre en place un processus de décharge de responsabilité complet, sécurisé et efficace pour votre organisation. Pour découvrir comment Activity Messenger vous aide à créer et à gérer facilement vos formulaires d’acceptation des risques, prenez rendez-vous ici avec l’un de nos experts.