Le suivi des présences est essentiel pour gérer efficacement vos événements et assurer une bonne organisation le jour J. Dans cet article, vous découvrirez comment créer une liste de présence avec Google Forms, une solution simple et efficace à mettre en place. Nous explorerons également pourquoi Activity Messenger est une alternative intéressante pour une gestion optimale des présences.
Pour garantir une collecte d’informations complète et bien structurée, vous devez concevoir votre formulaire avec les champs suivants :
📌 Conseil d’expert : pour les participants réguliers, envisagez d’utiliser un menu déroulant pour les prénoms et les noms, afin de réduire la saisie manuelle et d’éviter les erreurs.
La personnalisation de votre formulaire permet de l’adapter aux spécificités de vos événements. Voici quelques recommandations :
Pourquoi c’est important ? Un formulaire bien structuré et personnalisé facilite non seulement la collecte des données, mais améliore aussi l’expérience utilisateur, rendant le processus plus intuitif et agréable.
Une fois votre formulaire créé, vous pouvez le partager avec vos participants :
📌 Conseil d’expert : les codes QR sont particulièrement utiles pour des enregistrements rapides au début d’un cours ou d’un événement.
Une fois que vous avez collecté les réponses, voici comment tirer parti des informations récoltées :
Ces limites deviennent particulièrement visibles à mesure que votre organisation se développe et que vous devez suivre un nombre croissant de participants, ce qui rend Google Forms de moins en moins adapté à vos besoins.
Activity Messenger est une solution québécoise conçue pour simplifier la gestion de vos événements tout en minimisant les erreurs manuelles. Sa performance et sa flexibilité en font un outil incontournable pour une gestion optimisée de vos listes de présence. Découvrez comment cette plateforme peut transformer vos pratiques.
Si vous êtes une organisation québécoise, Activity Messenger vous garantit un stockage sécurisé de vos données au Québec. Cette conformité avec les lois sur la confidentialité et la sécurité des données, comme la Loi 25, vous offre une tranquillité d’esprit totale, notamment pour les données liées à vos listes de présence.
| Fonctionnalités | Google Forms | Activity Messenger |
| Facilité de configuration | Configuration simple et rapide pour un suivi des présences de base. | Configuration intuitive avec des outils supplémentaires comme des modèles pour les cours, camps ou autres événements. |
| Personnalisation | Personnalisation de base (champs, couleurs, logos). | Personnalisation avancée, incluant des codes QR et des formulaires dynamiques. |
| Intégration de code QR | Nécessite des outils tiers pour générer et lier les codes QR. | Fonctionnalité de code QR intégrée pour un enregistrement instantané lors des événements ou des sessions. |
| Collecte des données | Les participants doivent remplir manuellement les champs (risque d’erreurs). | Enregistrement automatisé via des codes QR ou des formulaires numériques pré-remplis. |
| Suivi en temps réel | Non disponible. Nécessite une révision manuelle des soumissions. | Suivi de présence en temps réel avec des mises à jour et des aperçus instantanés. |
| Rappels et notifications | Nécessite une intégration avec des outils tiers comme Gmail ou d’autres plateformes. | Automatisation des rappels par SMS et par courriel, suivis et notifications pour les absents. |
| Rapports et analyses | Les données peuvent être exportées vers Google Sheets pour une analyse manuelle. | Rapports détaillés en un clic sur les tendances de présence, les taux de participation et la performance des sessions. |
| Intégration avec les inscriptions | Pas d’intégration directe. Nécessite de lier manuellement les données d’inscription et de présence. | Entièrement intégré aux formulaires d’inscription, systèmes de paiement et dérogations pour une gestion fluide des données. |
| Automatisation | Limitée aux accusés de réception des soumissions de formulaires. | Automatisation des flux de travail pour la présence, les rappels, les sondages et le suivi des paiements. |
| Coût | Gratuit avec un compte Google. | Plans payants adaptés aux organisations, avec des fonctionnalités avancées et des essais gratuits disponibles. |
| Meilleur cas d’utilisation | Petites organisations ou événements ponctuels et simples. | Organisations gérant plusieurs cours, camps ou événements ayant besoin de scalabilité et d’automatisation. |
Si vous débutez et avez besoin d’une solution simple et gratuite pour suivre les présences, Google Forms peut être une option intéressante. Cependant, si vous recherchez une solution plus professionnelle, évolutive et intégrée, Activity Messenger se distingue par ses fonctionnalités avancées. Il vous permet de gérer non seulement les présences, mais aussi les inscriptions, les paiements et la communication, tout en automatisant les tâches répétitives pour simplifier votre quotidien.
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