GymBC est une fédération de gymnastique qui compte 78 clubs membres en Colombie-Britannique. Les clubs membres proposent un large éventail de programmes de gymnastique, depuis les programmes d’initiation jusqu’au niveau olympique.
Le mandat de Gym BC est de fournir aux clubs la formation des entraîneurs, la gestion du backcheck, l’assurance responsabilité civile et la politique d’accident. Ils contribuent également à la programmation pour faciliter le développement des athlètes et organisent plusieurs événements intra-provinciaux.
L’équipe de Gym BC recherchait une solution pour rationaliser les renonciations en ligne, les rapports de blessures et simplifier la communication avec les membres.
Pour servir des milliers de membres avec une petite équipe, il fallait trouver un système qui le permette :
Ils ont choisi Activity Messenger pour créer des dérogations avec des signatures numériques, un système de rapport de blessures et simplifier leurs outils de communication.
Gymnastics BC compte un peu plus de 5400 membres, dont des entraîneurs, des juges, des athlètes et des propriétaires de clubs. Nathan, leur responsable de la sécurité, souhaitait mettre le GYM BC à jour avec les meilleures pratiques et offrir une solution globale à la communauté.
Cela signifiait qu’il fallait tout mettre en ligne dans un système qui fonctionnait pour la législation et qui était acceptable aux yeux d’un avocat spécialisé en responsabilité.
Gym BC a choisi Activity Messenger pour sa boîte à outils au niveau de la fédération. Les avantages de cette solution ont permis de réaliser des économies immédiates de coûts et de temps.
« Pour les rapports de blessures, nous avions l’habitude d’avoir quelqu’un qui transcrivait des documents scannés écrits à la main dans un excel. L’ensemble du processus est tellement plus rapide qu’auparavant. »
Nathan explique.
Et lorsqu’il s’agit de rapports sur les blessures et d’exonérations de responsabilité, il est crucial d’accroître la conformité et de rendre les analyses accessibles.
« Nous avons plus de chances de voir une plus grande conformité pour les dérogations et les rapports de blessures si nous créons un système sans friction, contrôlé et gratuit pour nos clubs membres. »
Pour réduire le nombre de blessures et de réclamations d’assurance, Nathan pense que l’analyse intégrée jouera un grand rôle au cours des deux prochaines années. Grâce aux analyses proposées, nous connaissons en temps réel les types de blessures les plus fréquentes. Nous pouvons alors proposer des initiatives de formation qui reflètent les besoins de nos membres, dit-il.
Le passage à une solution en ligne tout-en-un aidera GYM BC à long terme en matière de réclamations et de primes d’assurance.
« En cas de sinistre, nous sommes mieux à même de nous défendre et nos primes ont moins de chances de continuer à augmenter. Cela a un effet très réel pour nous aider à réguler les frais pour nos membres.
Cela a représenté un énorme changement dans leurs opérations, mais c’était devenu une nécessité. Avant d’utiliser Activity Messenger, les clubs de GYM BC utilisaient toutes sortes de stratégies pour remplir les formulaires de renonciation, la majorité d’entre eux utilisant encore le papier et le stylo. Nous avons eu des exemples dans le passé où des fichiers physiques ont été compromis. Le fait d’avoir une version en ligne et une copie physique nous permet de mieux contrôler les données en cas d’événements inattendus, dit-il.
De plus, Activity Messenger est maintenant utilisé à la place de MailChimp pour des communications hebdomadaires larges ou des communications ciblées très spécifiques aux membres de la communauté.
« Les fonctions de communication sont faciles à utiliser et les résultats sont excellents. Si vous regardez notre bulletin d’information, il a l’air vif. Nous sommes fiers du contenu que nous sommes en mesure de créer. L’intégration de Canva est fantastique«
Lorsqu’on lui demande quel impact ce nouveau système a eu sur les activités quotidiennes au niveau de la fédération, Nathan répond : « Cela a simplifié les choses. Tout se trouve à un seul endroit et la plupart de notre équipe est capable de l’utiliser. Il est facile de mettre les nouveaux employés au courant et il y a moins de confusion. Nous avons également un bien meilleur accès aux informations. »
Un autre avantage a été la possibilité de mieux servir les clubs membres et de les aider à gagner du temps, à rationaliser les processus et à passer plus de temps à faire ce qu’ils aiment : Entraîner les athlètes.
« En tant que fédération, Activity Messenger nous permet de mieux aider les clubs à devenir plus efficaces et à gagner du temps avec les différents processus et obligations fédérés. »
Bien que le changement de système dans une fédération comptant autant de membres puisse sembler décourageant, l’équipe d’Activity Messenger a réussi à le rendre aussi indolore que possible. « Leur capacité à fournir un service client rapide et de haute qualité a fait une différence significative. Pour d’autres services d’abonnement, la possibilité d’apporter des modifications personnalisées prend beaucoup plus de temps et, bien souvent, le problème immédiat que nous cherchons à résoudre est déjà passé », explique Nathan.
Ce haut niveau de soutien à la clientèle a été très précieux pour s’assurer que l’outil fonctionne bien pour les besoins actuels et en constante évolution de GYM BC :
« Nous sommes capables d’aller sur Activity Messenger, d’expliquer nos besoins et la plupart du temps ces conversations aboutissent à une conversation collaborative très rapide. L’instant d’après, ils ont ajouté la nouvelle fonctionnalité que nous recherchions. «
Alors que Gym BC commence à planifier sa prochaine saison, elle est ravie de pouvoir rationaliser encore plus ses processus grâce à Activity Messenger. Au cours des prochaines semaines, Gym BC commencera à intégrer les fonctionnalités suivantes dans ses systèmes.
Lorsque la fédération fait face à un nouveau défi ou essaie de rationaliser des processus dépassés, Nigel, PDG de Gymnastics BC, demande toujours : Comment pouvons-nous faire cela avec Activity Messenger ?
« Grâce à la flexibilité et à la résolution de problèmes qu’Activity Messenger a été en mesure de fournir, nous avons acquis la confiance nécessaire pour continuer à réduire le nombre d’outils que nous utilisons et à tout regrouper en un seul endroit. . «
Avec un si grand nombre de membres dans la province, le fait d’offrir des renonciations et des communications numériques rationalisées a simplifié le processus pour tout le monde. En tant que Fédération, « Aider nos clubs membres est au cœur de notre mission et Activity Messenger nous a permis de porter notre service à un autre niveau.
