Création d'un formulaire

Cliquez sur le menu Formulaires et sélectionnez Créer.

Vous serez présenté avec différents modèles d'échantillons parmi lesquels choisir, tels que des RSVP pour des fêtes d'anniversaire, des listes d'invités, des collectes de fonds, des demandes de congé des employés, des feuilles de temps, des formulaires d'inscription, des évaluations, des abonnements à des infolettres, des formulaires médicaux, des autorisations parentales, des demandes d'adhésion, des ventes de billets, des sondages, et bien plus encore.

Si vous préférez débuter avec un formulaire vierge, sélectionnez l'option "Créer à partir de zéro". Vous serez ensuite invité à choisir le type de formulaire que vous souhaitez créer : 

1. -Formulaire : Un formulaire de base.
2. -Formulaire d'Évaluation : Pour recueillir des évaluations.
3. -Formulaire de Paiement : Comprend des éléments de paiement.
4. -Formulaire d'Inscription : Pour les inscriptions à des cours.
5. -Formulaire d'Inscription avec Billetterie : Pour les ventes de billets.
6. -Formulaires Marketing : Pour les abonnements aux newsletters.

 Utilisez l'option Formulaire pour avoir le plus d'options.

# Concevoir votre formulaire

Cliquez sur l'onglet Formulaire pour concevoir votre formulaire. Un formulaire contient plusieurs questions placées à la vertical. 

Vous pouvez choisir si vous souhaitez afficher l'en-tête de votre organisation.

Un formulaire contient toujours une question Répondant (aussi appelée Responsable de compte).

En appuyant sur les 3 points à droite du répondant, vous pouvez personnaliser la section des informations de celui-ci en sélectionnant les champs dont vous avez besoin. 

Vous pouvez ajouter des questions à votre formulaire en cliquant sur le ‘’+’’ au bas du formulaire ou sur les 3 points à droite d’une question existante pour ajouter un nouveau bloc avant ou après celle-ci. 

# Types de questions

Activity Messenger vous donne différents types de questions: champ texte, cases à cocher, boutons radios, signature électronique, etc. Vous pouvez même saisir des personnes et des enfants.

# Questions standards

Oui/Non : Une question à laquelle le répondant peut choisir entre oui ou non, avec la possibilité d'ajouter des champs pour des réponses écrites spécifiques.

Champ texte : Permet au répondant de fournir une réponse sous forme de phrase ou de mot.

Nombre : Vous pouvez définir un minimum ou un maximum pour les réponses numériques.

Évaluation : Permet aux répondants de noter une question sur un nombre d'étoiles défini.

Notification selon le choix : Contrôle les destinataires des notifications en fonction des réponses. Par exemple, vous pouvez envoyer des notifications à des administrateurs spécifiques en fonction des choix des répondants.

Plusieurs champs sur la même ligne : Permet d'afficher différents types de champs et de questions sur une seule ligne.

Branchement conditionnel : Permet de créer un comportement dynamique du formulaire en fonction des réponses précédentes, en affichant ou masquant des questions en conséquence.

Menu déroulant : Créer une question avec des réponses prédéfinies dans un menu déroulant.

Boutons radio : Permet au répondant de sélectionner une seule option parmi plusieurs.

Grille de boutons radios : Permet au répondant de sélectionner une seule option par colonne, avec la possibilité d'ajouter plusieurs colonnes.

Boîte à cocher : Permet au répondant de sélectionner plusieurs options à cocher.

Grille de boîte à cocher : Permet au répondant de sélectionner plusieurs options à cocher par colonne, avec la possibilité d'ajouter plusieurs colonnes.

Grilles de nombres : Limite les réponses aux questions à des nombres uniquement.

Classement : Permet au répondant de classer plusieurs options dans l'ordre de son choix. 

Saut de page : Divise le formulaire en plusieurs pages pour faciliter la navigation, en permettant aux répondants de passer à la page suivante lorsque nécessaire.

# Contenu

Bloc texte : Permet d'ajouter un texte personnalisé de votre choix.

Image : Créez des images avec Canva ou importez-les depuis votre ordinateur.

Espace vide : Ajoutez des espaces vides pour la mise en page et la structuration de votre formulaire. 

Vidéo : Intégrez des vidéos à votre formulaire en vous connectant à YouTube ou en téléchargeant des vidéos depuis votre ordinateur.

# Inscription

Cours : Permet l'inscription à un cours que vous avez créé, avec ou sans paiement en fonction du type de formulaire sélectionné.

Plusieurs cours: Permet l'inscription à plusieurs cours que vous avez créé. avec la possibilité de choisir un formulaire avec ou sans paiement.

# Date et heure

Cette section est généralement pertinente pour les formulaires destinés au personnel.

Date/Heure : Permet à l'utilisateur de choisir une date et une heure spécifiques à partir d'un calendrier.

Plage horaire : Permet à l'utilisateur de sélectionner une période de temps définie avec un début et une fin.

Sélection d’heure : Offre à l'utilisateur un choix d'heures prédéfinies.

Arriver/quitter : Permet à un employé de marquer son arrivée et son départ.

Sélection de dates : Permet à l'utilisateur de choisir une ou plusieurs dates prédéfinies.

Sélection de plages de dates : Permet à l'utilisateur de choisir une ou plusieurs périodes de temps prédéfinies.

Prise de temps : Idéal pour l'enregistrement des heures de travail des employés. Ils peuvent spécifier la date, l'heure de début et l'heure de fin. Vous pouvez également configurer des paramètres tels que l'arrondi à une certaine durée minimale ou la soustraction d'une pause définie.

Disponibilités hebdomadaires : Permet à un employé de spécifier ses disponibilités.

# Personnel

Vous avez la possibilité d'ajouter un participant supplémentaire à votre formulaire, un contact d'urgence, un enfant additionnel, un deuxième parent, une catégorie d'âge ou le nom d'une compagnie.

# Téléverser 

Activity Messenger vous permet d'envoyer par texto un formulaire. À partir de son téléphone intelligent, un parent peut à la fois remplir le formulaire et prendre une photo du document. Il n'y a rien de plus facile.

Vous pouvez demander aux répondants de téléverser des images. Pratique pour demander des photos de documents.

Si vous prenez des auditions, vous pouvez demander une vidéo dans un formulaire. Comme pour les images, la vidéo peut être filmée et téléverser dans le formulaire à partir d'un téléphone intelligent.

# Signature électronique

Vous avez la possibilité de demander la signature du répondant, d'ajouter votre signature en tant qu'administrateur ou d'inclure une case à cocher pour l'acceptation des risques ou de certaines conditions, par exemple.

# Demande de remboursement

Idéal pour les dépenses, vous pouvez ajouter selon le type de remboursement requis.

# Encrypté

Lorsque vous avez besoin de recueillir des informations confidentielles, les réponses saisies seront cryptées et accessibles uniquement par les utilisateurs ayant la permission de compte 'Responsable de compte'.

# Caché

Ces questions ne seront visibles que par les administrateurs et non par les clients, ce qui est pratique pour suivre les processus internes.

# Échantillon

Si vous avez des questions personnalisées que vous utilisez fréquemment, vous pouvez les sauvegarder sous forme d'échantillons pour faciliter leur réutilisation dans vos futurs formulaires. Elles seront ainsi regroupées dans cette catégorie pour un accès rapide.

Vous pouvez modifier tous les blocs du formulaire à tout moment, même s'il est déjà en ligne. De plus, vous pouvez les déplacer pour ajuster leur position sur votre formulaire selon vos besoins.

# Créer des champs de fusion sur mesure à partir de questions de vos formulaires

Les formulaires Activity Messenger sont de mini bases de données. Chaque question devient une colonne de cette base de données.

Vous pouvez ensuite faire du publipostage en vous servant de ces champs de fusion. Pour créer un champ de fusion à partir d'une question, modifiez-la et assignez-lui un champ de fusion sur mesure.

Les champs de fusion seront ensuite disponibles lorsque vous rédigez un courriel, un texto ou un gabarit. Cliquez sur le bouton pour insérer un champ de fusion. Ils seront accessibles dans la section Formulaire.

# Confirmation

L'onglet Confirmation permet de configurer le message affiché au répondant lorsque le formulaire est rempli.

Vous pouvez également remplacer le logo de votre organisation par une image de votre choix.

Clique sur le bouton crayon pour modifier le message. Vous pouvez même y insérer des hyperliens vers d'autres formulaires et documents PDF. Utilisez cette option pour inciter le répondant à remplir un autre formulaire.

# Options

L'onglet Options vous permet de configurer la génération de PDF, la préférence de la langue, la confirmation par courriel et les notifications d'un formulaire rempli à un membre du personnel.

Après avoir rempli le formulaire, le répondant recevra un courriel de confirmation avec le PDF en pièce jointe (si le fichier PDF a été généré). Le message de confirmation est au fait un gabarit. Un gabarit est un message HTML qui peut contenir du texte formatté et des images. Dans Mailchimp, on appel ça un message de campagne. Cliquez sur Modifier pour adapter le contenu du message.

Si vous avez un formulaire bilingue, créez deux version. Par exemple un en français et l'autre en anglais.

Vous et vos collègues peuvent recevoir une notification par courriel quand un formulaire est rempli. Saisissez les utilisateurs dans le champs à cet effet.

# Partager le formulaire

Cliquez sur Partager le formulaire. Une fenêtre apparaîtera avec 4 options de partage. Vous pouvez copier l'adresse URL partageable et créer un lien sur votre site Web. Vous pouvez envoyer le formulaire par courriel ou par texto. Vous pouvez intégrer le formulaire sur votre site Web. Vous pouvez également imprimer le code QR et l'afficher à l'entrée du cours pour permettre aux participants de le remplir en personne.

Il y a deux façons d'intégrer le formulaire à votre site Web: le placer sur une page en utilisant un IFRAME, ou placer un bouton sur votre site Web. En cliquant sur le bouton, une fenêtre s'ouvrira avec le formulaire. Copiez le code HTML pour faire l'intégration.

# Tester le formulaire

Cliquez sur Visiter le formulaire. Il s'affichera dans un autre onglet de votre navigateur. Remplissez-le. Vous recevrez par la suite le courriel de confirmation avec le formulaire rempli en pièce jointe. Allez sur l'onglet Répondants et cliquez sur rafraichir (<). Votre soumission apparaîtera. Cliquez sur cette rangée pour ouvrir une fenêtre avec les détails, les réponses et un lien vers le PDF.

# Rapport

L'onglet Répondants vous permet voir les détails des formulaires remplis. Vous pouvez également télécharger un rapport en format Excel.

Cliquez sur la rangée pour voir les réponses aux questions d'un répondant. Une fenêtre s'ouvrira. Vous pourez télécharger le formulaire rempli en format PDF s'il est disponible.

Cliquez sur la rangée pour voir les réponses aux questions d'un répondant. Une fenêtre s'ouvrira. Vous pourez télécharger le formulaire rempli en format PDF s'il est disponible.

# Téléverser en fichier Excel

Cliquez sur le bouton Excel pour téléverser un fichier Excel. Choisissez les colonnes à exporter en sélectionnant des questions dans votre formulaire.

# Téléverser plusieurs PDF (fichier ZIP)

Si vous opérez un camp de jour ou un camp de vacance, Activity Messenger vous permet d'imprimer les contacts d'urgences et les informations médicales des campeurs.

Sélectionnez un ou plusieurs répondants. Cliquez sur le bouton Télécharger pour obtenir un fichier ZIP avec tous les PDFs pour les répondants sélectionnés. Vous avez le choix entre le PDF original, ou seules les réponses à certaines questions.