Création d'un formulaire de consentement avec signature électronique

Activity Messenger vous permet de créer des formulaires de consentement avec signature électronique. Vous pouvez créer des formulaires de consentement pour adultes et pour enfants. Activity Messenger sauvegardera les documents signés en format PDF. Les répondants recevront unw copie du document par courriel en pièce jointe. Activity Messenger garde l'historique. Vous pouvez retrouver un formulaire en faisant une recherche par nom, adresse courriel ou numéro de téléphone mobile du répondant.

Les formulaires de consentement sont des pages Web avec une adresse URL unique. Elle portent votre image de marque. Pour y accéder, ajoutez un hyperlien à partir de votre site Web. Les participants et parents pourront les remplir en ligne en suivant ce lien. Les formulaires de consentement sont réactifs et fonctionnent sur les ordinateurs, les tablettes ainsi que les téléphones intelligents.

Un formulaire de consentement comporte 6 sections que vous configurez:

• Votre logo et une image (facultative)
• Un formulaire enfant ou adulte
• Vos termes et conditions
• Une case numérique pour saisir la signature électronique
• Une case à cocher pour consentir à recevoir des courriels promotionnels de votre organisation
• Un pied de page avec votre identité dont des hyperliens vers vos réseaux sociaux, votre adresse physique, etc.

#Conception du formulaire

Accédez à l'onglet Formulaire et sélectionnez Créer.

Pour utiliser un modèle préexistant, choisissez l'option Autorisation Parentale. Vous pourrez ensuite le personnaliser en le renommant et en apportant les modifications nécessaires selon vos besoins.

Une fois sélectionné, personnalisez-le en ajoutant des éléments tels qu'une image en tête ou le logo de votre entreprise pour une apparence professionnelle.

Identifiez les destinataires du formulaire, qu'il s'agisse de parents pour une autorisation parentale ou d'autres parties concernées.

# Formulaire adulte

Le formulaire de consentement adulte comporte des champs pour le nom, l'adresse courriel et le numéro de téléphone mobile (facultatif).
 

# Formulaire enfant

Le formulaire de consentement enfant comporte des champs pour le nom, l'adresse courriel et le numéro de téléphone mobile du parent. De plus, il comporte des champs supplémentaires pour les enfants. Soit le nom, le genre et la date de naissance afin de calculer l'âge.

# Signature électronique

Le formulaire de consentement comporte une case numérique pour saisir la signature électronique du participant ou du parent. Le répondant peut signer en utilisant la souris de son ordinateur, ou son doigt s'il utilise un écran tactile (tablette ou téléphone intelligent). L'image de la signature sera sauvegardée dans un document PDF.

Il est possible de demandé pour une deuxième signature. Par exemple, pour la co-signature d'un adolescent et de son parent.

# Documents légaux

Les formulaires remplis sont sauvegardés en document PDF sur nos serveurs. Activity Messenger sauvegarde la date et l'heure de saisie, l'adresse IP, le nom et l'adresse courriel du répondant. Le document PDF est envoyé par courriel au répondant. Nous gardons également la date et l'heure de l'ouverture de ce courriel. Finalement les documents PDFs sont stockés sur nos serveurs pour une durée indéterminée. Ces mesures sont mises en place afin de vous permettre de prouver que le répondant ait bel et bien rempli le formulaire en question.

# Adaptatif sur les appareils mobiles

Plus de 60% des répondants remplissent les formulaires à partir de leur téléphone intelligent. Activity Messenger a conçu ses formulaires pour les appareils mobiles.

Les formulaires sont conçus pour être clairement lisible sur les écrans d'ordinateurs et ceux d'appareils mobiles. Ils sont adaptatif. Lorsqu'un formulaire est affiché sur un appareil mobile, il est automatiquement agrandi. La police de caractères a un minimum de 16 pixels tel que recommandé par Apple et Google. Les champs de saisis sont facilement accessibles.

# Champs standards du formulaire

Tous les formulaires ont des champs standards que vous pouvez inclure et configurer.

Le nom et l'adresse courriel sont requis. Nous utilisons l'adresse courriel pour identifier un répondant. Le numéro de téléphone mobile est demandé mais peut être facultatif.

Vous pouvez changer le libelé de certains champs. Par exemple utiliser "Participant" ou "Prénom et nom" au lieu de "Nom".

Activez les champs enfants pour saisir un ou plusieurs enfants.

Vous pouvez saisir un second parent.

Activity Messenger est une plateforme de messagerie électronique qui comporte un mécanisme de désabonnement tel que requis par la loi. Vous pouvez ajouter à votre formulaire une case à cocher pour permettre au répondant de s'abonner ou se désabonner des communications marketing.

Vous pouvez saisir une signature électronique. Elle sera requise.

# Champ sur mesure

Le champ sur mesure permet de saisir le contexte d'un formulaire et de segmenter la liste des répondant. Par exemple le champ peut être une liste d'intérêts pour l'abonnement à une infolettre. Ou bien une liste de cours pour la pré-inscription à un cours.

Le champ sur mesure peut être un ménu déroulant, une liste de cases à cocher, une liste de boutons radio ou un champ de texte libre. Il est toujours affiché au début du formulaire.

Lors de la rédaction d'un nouveau message, vous serez en mesure de filtrer la liste des répondants selon la valeur du champ sur mesure. Par exemple, parmis les 234 répondants, nous pouvons cibler les 143 ayant un intérêt pour les programmations enfants.

# Téléverser des images

Vous pouvez demander aux répondants de téléverser des images. Pratique pour demander des photos de documents.

Activity Messenger vous permet d'envoyer par texto un formulaire. À partir de son téléphone intelligent, un parent peut à la fois remplir le formulaire et prendre une photo du document. Il n'y a rien de plus facile.

# Termes et conditions

Pour garantir la conformité légale, ajoutez une section d'acceptation des risques. Personnalisez les termes et conditions selon vos exigences, en veillant à ce qu'ils soient clairs et compréhensibles. Le répondant ne pourra pas passer à la prochaine étape du formulaire sans avoir lu et accepter vos conditions. 

# Questions supplémentaires

Vous pouvez également y insérer des champs de fusion seront remplacé par de vrais champs dans l'aperçu du formulaire.

# Encadrer les clauses importantes

Les clauses importantes devraient être clairement identifiées. Activity Messenger permet d'ajouter un encadré rouge et jaune pour bien identifier une clause important. Vouvez ajouter une boîte à cocher requise "J'ai lu et j'accepte" par la suite.

# Courriel de confirmation

Après avoir rempli le formulaire, le répondant recevra un courriel de confirmation avec le PDF en pièce jointe.

Éclatez la section Communication pour configurer la langue et comment envoyer le message de confirmation (par courriel, par texto, ou les deux). Le message de confirmation est au fait un gabarit. Un gabarit est un message HTML qui peut contenir du texte formatté et des images. Dans Mailchimp, on appel ça un message de campagne. Cliquez sur Modifier pour adapter le contenu du message.

Saisissez une adresse courriel et cliquez sur Vérifier. Vous recevrez un courriel à cette adresse. Cliquez sur le lien dans ce courriel pour faire la vérification. Rafraichissez cette page et le courriel devrait être indiqué comme étant vérifiée.

# Partage et rappel

Une fois le formulaire créé, vous pouvez le partager en générant un lien unique ou un code QR pour une distribution facile. Vous pouvez également l'envoyer directement aux parties concernées via leur adresse e-mail ou par SMS.

En envoyant le formulaire par SMS ou courriel, vous pouvez choisir de cocher Envoyer seulement aux personnes n’ayant  JAMAIS rempli le formulaire. Dans ce cas, si vous avez déjà partagé votre formulaire sur une plateforme, les parents ou répondant dans votre liste ayant déjà rempli le formulaire ne recevront pas le courriel. 

Habituellement, toutes les réponses ne sont pas reçues dès le départ. Vous pouvez programmer des rappels automatiques pour encourager les destinataires à compléter le formulaire dans un délai donné. Dans ce cas, vérifiez que le bouton Envoyer seulement aux personnes n'ayant JAMAIS rempli le formulaire est coché pour éviter de renvoyer le formulaire à l'ensemble de votre liste.

Vous pouvez décider de renvoyer un rappel dans quelques jours. Vous pouvez aussi ajouter plus qu’un rappel.

# Formulaire bilingue

Si vous devez offrir le formulaire en français et en anglais, créer une version pour chaque langue. Assurez-vous de spécifier la langue pour chacun.

# Confirmation

Une fois votre formulaire envoyé, vos destinataires ayant rempli le formulaire se trouveront dans la section ‘’Répondant’’.

En choisissant un répondant, vous pourrez consulter son PDF contenant sa signature. Ce PDF vous aura déjà été envoyé par courriel, ainsi qu'une copie au répondant.