Activity Messenger vous permet de créer des formulaires de consentement avec signature électronique. Vous pouvez créer des formulaires de consentement pour adultes et pour enfants. Activity Messenger sauvegardera les documents signés en format PDF. Les répondants recevront unw copie du document par courriel en pièce jointe. Activity Messenger garde l'historique. Vous pouvez retrouver un formulaire en faisant une recherche par nom, adresse courriel ou numéro de téléphone mobile du répondant.
Les formulaires de consentement sont des pages Web avec une adresse URL unique. Elle portent votre image de marque. Pour y accéder, ajoutez un hyperlien à partir de votre site Web. Les participants et parents pourront les remplir en ligne en suivant ce lien. Les formulaires de consentement sont réactifs et fonctionnent sur les ordinateurs, les tablettes ainsi que les téléphones intelligents.
Un formulaire de consentement comporte 6 sections que vous configurez:
Le formulaire de consentement adulte comporte des champs pour le nom, l'adresse courriel et le numéro de téléphone mobile (facultatif).
Le formulaire de consentement enfant comporte des champs pour le nom, l'adresse courriel et le numéro de téléphone mobile du parent. De plus, il comporte des champs supplémentaires pour les enfants. Soit le nom, le genre et la date de naissance afin de calculer l'âge.
Le formulaire de consentement comporte une case numérique pour saisir la signature électronique du participant ou du parent. Le répondant peut signer en utilisant la souris de son ordinateur, ou son doigt s'il utilise un écran tactile (tablette ou téléphone intelligent). L'image de la signature sera sauvegardée dans un document PDF.
Il est possible de demandé pour une deuxième signature. Par exemple, pour la co-signature d'un adolescent et de son parent.
Les formulaires remplis sont sauvegardés en document PDF sur nos serveurs. Activity Messenger sauvegarde la date et l'heure de saisie, l'adresse IP, le nom et l'adresse courriel du répondant. Le document PDF est envoyé par courriel au répondant. Nous gardons également la date et l'heure de l'ouverture de ce courriel. Finalement les documents PDFs sont stockés sur nos serveurs pour une durée indéterminée. Ces mesures sont mises en place afin de vous permettre de prouver que le répondant ait bel et bien rempli le formulaire en question.
Plus de 60% des répondants remplissent les formulaires à partir de leur téléphone intelligent. Activity Messenger a conçu ses formulaires pour les appareils mobiles.
Les formulaires sont conçus pour être clairement lisible sur les écrans d'ordinateurs et ceux d'appareils mobiles. Ils sont adaptatif. Lorsqu'un formulaire est affiché sur un appareil mobile, il est automatiquement agrandi. La police de caractères a un minimum de 16 pixels tel que recommandé par Apple et Google. Les champs de saisis sont facilement accessibles.
Tous les formulaires ont des champs standards que vous pouvez inclure et configurer.
Le nom et l'adresse courriel sont requis. Nous utilisons l'adresse courriel pour identifier un répondant. Le numéro de téléphone mobile est demandé mais peut être facultatif.
Vous pouvez changer le libelé de certains champs. Par exemple utiliser "Participant" ou "Prénom et nom" au lieu de "Nom".
Activez les champs enfants pour saisir un ou plusieurs enfants.
Vous pouvez saisir un second parent.
Activity Messenger est une plateforme de messagerie électronique qui comporte un mécanisme de désabonnement tel que requis par la loi. Vous pouvez ajouter à votre formulaire une case à cocher pour permettre au répondant de s'abonner ou se désabonner des communications marketing.
Vous pouvez saisir une signature électronique. Elle sera requise.
Le champ sur mesure permet de saisir le contexte d'un formulaire et de segmenter la liste des répondant. Par exemple le champ peut être une liste d'intérêts pour l'abonnement à une infolettre. Ou bien une liste de cours pour la pré-inscription à un cours.
Le champ sur mesure peut être un ménu déroulant, une liste de cases à cocher, une liste de boutons radio ou un champ de texte libre. Il est toujours affiché au début du formulaire.
Lors de la rédaction d'un nouveau message, vous serez en mesure de filtrer la liste des répondants selon la valeur du champ sur mesure. Par exemple, parmis les 234 répondants, nous pouvons cibler les 143 ayant un intérêt pour les programmations enfants.
Vous pouvez demander aux répondants de téléverser des images. Pratique pour demander des photos de documents.
Activity Messenger vous permet d'envoyer par texto un formulaire. À partir de son téléphone intelligent, un parent peut à la fois remplir le formulaire et prendre une photo du document. Il n'y a rien de plus facile.
Si vous prenez des auditions, vous pouvez demander une vidéo dans un formulaire. Comme pour les images, la vidéo peut être filmée et téléverser dans le formulaire à partir d'un téléphone intelligent.
La fenêtre des termes et du texte après le formulaire vous permet de rédiger les terms et conditions. Vous pouvez les copier-coller depuis un document Word. Activity Messenger gardera le formattage.
Vous pouvez également y insérer des questions supplémentaires. Utilisez les champs de fusion conçus à cet égard pour insérer des cases à cocher (requis ou facultatifs), des boutons radio, et même un champ de texte libre. Lors de la rédaction, les questions supplémentaires apparaissent comme des champs de fusion en jaune. Sauvegardez pour fermer la fenêtre. Les champs de fusion seront remplacé par de vrais champs dans l'aperçu du formulaire.
Cette courte vidéo démontre comment insérer les différents champs disponibles pour les questions supplémentaires.
Une case à cocher permet de saisir l'acception d'une condition. Utilisez la case à cocher requise {[x]*} pour empêcher le répondant de soumettre le formulaire sans l'avoir coché. La case à cocher facultative {[x]} ne bloque pas.
Une seule case à cocher est permise par paragraphe. Nous recommandons de placer la case à cocher avant ou après la question. La réponse sera Oui si elle est cochée ou Non si elle ne l'est pas.
Un champ texte permet de saisir la réponse à une question. Elle peut être requise {[____]*} ou facultative {[____]}.
Un seul champ texte est permis dans un paragraphe. Le champ devrait être placé après la question.
Utilisez plusieurs boutons radio {(o)} pour saisir une réponse parmis plusieurs choix. Le répondant devra choisir l'une des options avant de soumettre le formulaire.
Assurez-vous de garder la question et ses boutons radio dans un même paragraphe. Commencez par rédiger la question. Ensuite, insérer un bouton radio et un libelé pour la réponse. Répétez pour les autres réponses. Vous pouvez séparer les boutons radios sur plusieurs lignes en appuyant sur Shift+Retour.
Vous pouvez inclure plusieurs cases à cocher {[x]} dans un même paragraphe pour saisir les réponses à une question à choix multiples.
Assurez-vous de garder la question et ses cases à cocher dans un même paragraphe. Commencez par rédiger la question. Ensuite, insérer une case à cocher et un libelé pour la réponse. Répétez pour les autres réponses. Vous pouvez séparer les cases à cocher sur plusieurs lignes en appuyant sur Shift+Retour.
Les clauses importantes devraient être clairement identifiées. Activity Messenger permet d'ajouter un encadré rouge et jaune pour bien identifier une clause important. Vouvez ajouter une boîte à cocher requise "J'ai lu et j'accepte" par la suite.
Après avoir rempli le formulaire, le répondant recevra un courriel de confirmation avec le PDF en pièce jointe.
Éclatez la section Communication pour configurer la langue et comment envoyer le message de confirmation (par courriel, par texto, ou les deux). Le message de confirmation est au fait un gabarit. Un gabarit est un message HTML qui peut contenir du texte formatté et des images. Dans Mailchimp, on appel ça un message de campagne. Cliquez sur Modifier pour adapter le contenu du message.
Saisissez une adresse courriel et cliquez sur Vérifier. Vous recevrez un courriel à cette adresse. Cliquez sur le lien dans ce courriel pour faire la vérification. Rafraichissez cette page et le courriel devrait être indiqué comme étant vérifiée.
Si vous devez offrir le formulaire en français et en anglais, créer une version pour chaque langue. Assurez-vous de spécifier la langue pour chacun.
Cliquez sur Partager le formulaire. Une fenêtre apparaîtera avec 4 options de partage. Vous pouvez copier l'adresse URL partageable et créer un lien sur votre site Web. Vous pouvez envoyer le formulaire par courriel ou par texto. Vous pouvez intégrer le formulaire sur votre site Web. Vous pouvez également imprimer le code QR et l'afficher à l'entrée du cours pour permettre aux participants de le remplir en personne.
Il y a deux façons d'intégrer le formulaire à votre site Web: le placer sur une page en utilisant un IFRAME, ou placer un bouton sur votre site Web. En cliquant sur le bouton, une fenêtre s'ouvrira avec le formulaire. Copiez le code HTML pour faire l'intégration.
Pour permettre l'intégration sur votre site Web, vous devez saisir l'URL de votre organisation. Cliquez sur le menu de l'organisation () et choisir Modifier. L'adresse URL doit être sécurisé et débuter par "https".
L'intégration à l'aide du bouton insère une balise SCRIPT et requiert JavaScript. Certains site Webs, entre autre Wix, ne le permet pas. Vous devrez donc intégrer directement le formulaire avec la balise IFRAME.
Cliquez sur Visiter le formulaire. Il s'affichera dans un autre onglet de votre navigateur. Remplissez-le. Vous recevrez par la suite le courriel de confirmation avec le formulaire rempli en pièce jointe. Allez sur l'onglet Répondants et cliquez sur rafraichir (. Votre soumission apparaîtera. Cliquez sur cette rangée pour ouvrir une fenêtre avec les détails, les réponses et un lien vers le PDF.
L'onglet Répondants vous permet voir les détails des formulaires remplis. Vous pouvez également télécharger un rapport en format Excel.
L'onglet N'ayant pas rempli vous permet de filtrer la liste des répondants contre une liste de personnes. Par exemple un cours.
Choisissez la liste des gens que devrait avoir rempli le formulaire. Le système croisera cette liste contre la liste des répondants afin de vous présenter ceux qui n'ont pas rempli le formulaire.
Si vous devez vérifier chaque jour ou chaque semaine, utilisez le filtre par plage horaire.
Si vous avez deux versions du formulaire, vous pouvez inclure un autre formulaire. Le système effectura le produit croisé en utilisant les deux formulaires. Très utile si vous avez une version en français et une version en anglais.
Par la suite vous pouvez:
Vous et vos collègues peuvent recevoir un avis par courriel lorsque quelqu'un a rempli un formulaire. Éclatez la section Communication afin de saisir la liste des utilisateurs qui recevront cet avis. Le courriel contiendra le document PDF en pièce jointe.
Vous pouvez ajouter des utilisateurs en cliquant sur le menu de votre organisation () et en choisissant Gestion des utilisateurs.
Un formulaire de consentement peuvt expirer après quoi il devra être rempli à nouveau. Activity Messenger garde l'historique complète des formulaires remplis. Vous pouvez faire une recherche d'un formulaire avec le nom, l'adresse courriel ou le numéro de téléphone mobile du répondant. Nous afficherons tous les formulaires qu'il a remplis. Vous pouvez consulter et imprimer les fichiers PDF.
Activity Messenger vous permet de joindre un formulaire à un message. Lorsque vous créez un nouvean message, vous pouvez choisir le formulaire à joindre. Un lien sera insérer dans le message pour lui accéder.
Vous pouvez également l'envoyer seulement aux personnes ne l'ayant pas encore rempli. Le filtre sera appliqué avant l'envoi pour permettre de planifier un envoi plus tard.
Prochain article: Sauvegarder, pré-saisir, restreindre et fermer un formulaire
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