Un formulaire Activity Messenger c'est comme Google Forms mais spécialement conçu pour le sport et loisir.
Activity Messenger comporte un moteur puissant de formulaires électroniques. Vous pouvez concevoir des formulaires de consentement avec signature électronique, de sondage, d'inscription et d'abonnement. Les fonctionnalités suivantes sont disponibles:
Cliquez sur le menu Formulaires et choisissez Gestion des formulaires. Cet écran vous permet de rechercher un répondant grâce à son nom, son adresse courriel ou son numéro de téléphone mobile. Vous pouvez également trouver un formulaire par son nom.
Cliquez sur le menu Formulaires et choisissez Formulaires remplis. Un fil de tous les derniers formulaires remplis vous sera présenté. Vous pouvez faire une recherche pour trouvé un répondant par son nom, son adresse courriel ou son numéro de téléphone. Vous pouvez également faire une recherche par le nom d'un enfant ou d'un parent.
Le fil des formulaires remplis peut être filtrer par dates. Par exemple trouvez tous les formulaires remplis un jour en particulier. Pratique pour vérifier le consentement COVID-19 ou la preuve de vaccination.
Cet écran est adaptatif et conçu pour bien fonctionner sur un téléphone intelligent. Ceci permet à votre personnel de rapidement vérifier que tous les participants aient remplis un formulaire requis.
Éclatez le menu Formulaires et cliquez sur Créer un nouveau formulaire. Vous pouvez utiliser un échantillon ou partir de zéro en saisissant un nom et le type de formulaire. Utilisez l'option Formulaire pour avoir le plus d'options.
Cliquez sur l'onglet Formulaire pour concevoir votre formulaire. Un formulaire contient plusieurs questions placées à la vertical. Cliquez sur (+) pour ajouter une nouvelle question. Vous pouvez glisser les questions pour les réordonner. Vous pouvez également dupliquer une question ou la supprimer.
Activity Messenger vous donne différents types de questions: champ texte, cases à cocher, boutons radios, signature électronique, etc. Vous pouvez même saisir des personnes et des enfants.
Un formulaire contient toujours une question Répondant (aussi appelée Responsable de compte). Cliquez sur Modifier pour choisir les informations à saisir.
La question Oui/Non présente des boutons radios pour saisir une réponse Oui ou Non à une question. Activity Messenger compte le nombre de Oui et de Non et présente de résultat dans le tableau des répondants. Cette fonctionnalité est conçue pour les sondage COVID-19 et la Prise de présence. Activity Messenger peut rapidement identifier un répondant ayant répondu Oui à une question de symptome.
Vous pouvez ajouter une question cachée ou une note administrative. Elle sera visible par les administrateurs (en orange) mais cachée au client.
Par la suite, vous pouvez modifier la réponsé à cette question dans le tableau des répondants.
Vous pouvez demander aux répondants de téléverser des images. Pratique pour demander des photos de documents.
Activity Messenger vous permet d'envoyer par texto un formulaire. À partir de son téléphone intelligent, un parent peut à la fois remplir le formulaire et prendre une photo du document. Il n'y a rien de plus facile.
Si vous prenez des auditions, vous pouvez demander une vidéo dans un formulaire. Comme pour les images, la vidéo peut être filmée et téléverser dans le formulaire à partir d'un téléphone intelligent.
Les formulaires Activity Messenger sont de mini bases de données. Chaque question devient une colonne de cette base de données.
Vous pouvez ensuite faire du publipostage en vous servant de ces champs de fusion. Pour créer un champ de fusion à partir d'une question, modifiez-la et assignez-lui un champ de fusion sur mesure.
Les champs de fusion seront ensuite disponibles lorsque vous rédigez un courriel, un texto ou un gabarit. Cliquez sur le bouton pour insérer un champ de fusion. Ils serton accessibles dans la section Formulaire.
L'onglet Confirmation permet de configurer le message affiché au répondant lorsque le formulaire est rempli.
Vous pouvez également remplacer le logo de votre organisation par une image de votre choix.
Clique sur le bouton crayon pour modifier le message. Vous pouvez même y insérer des hyperliens vers d'autres formulaires et documents PDF. Utilisez cette option pour inciter le répondant à remplir un autre formulaire.
L'onglet Options vous permet de configurer la génération de PDF, la préférence de la langue, la confirmation par courriel et les notifications d'un formulaire rempli à un membre du personnel.
Après avoir rempli le formulaire, le répondant recevra un courriel de confirmation avec le PDF en pièce jointe (si le fichier PDF a été généré). Le message de confirmation est au fait un gabarit. Un gabarit est un message HTML qui peut contenir du texte formatté et des images. Dans Mailchimp, on appel ça un message de campagne. Cliquez sur Modifier pour adapter le contenu du message.
Si vous avez un formulaire bilingue, créez deux version. Par exemple un en français et l'autre en anglais.
Vous et vos collègues peuvent recevoir une notification par courriel quand un formulaire est rempli. Saisissez les utilisateurs dans le champs à cet effet.
Cliquez sur Partager le formulaire. Une fenêtre apparaîtera avec 4 options de partage. Vous pouvez copier l'adresse URL partageable et créer un lien sur votre site Web. Vous pouvez envoyer le formulaire par courriel ou par texto. Vous pouvez intégrer le formulaire sur votre site Web. Vous pouvez également imprimer le code QR et l'afficher à l'entrée du cours pour permettre aux participants de le remplir en personne.
Il y a deux façons d'intégrer le formulaire à votre site Web: le placer sur une page en utilisant un IFRAME, ou placer un bouton sur votre site Web. En cliquant sur le bouton, une fenêtre s'ouvrira avec le formulaire. Copiez le code HTML pour faire l'intégration.
Pour permettre l'intégration sur votre site Web, vous devez saisir l'URL de votre organisation. Cliquez sur le menu de l'organisation () et choisir Modifier. L'adresse URL doit être sécurisé et débuter par "https".
L'intégration à l'aide du bouton insère une balise SCRIPT et requiert JavaScript. Certains site Webs, entre autre Wix, ne le permet pas. Vous devrez donc intégrer directement le formulaire avec la balise IFRAME.
Cliquez sur Visiter le formulaire. Il s'affichera dans un autre onglet de votre navigateur. Remplissez-le. Vous recevrez par la suite le courriel de confirmation avec le formulaire rempli en pièce jointe. Allez sur l'onglet Répondants et cliquez sur rafraichir (. Votre soumission apparaîtera. Cliquez sur cette rangée pour ouvrir une fenêtre avec les détails, les réponses et un lien vers le PDF.
L'onglet Répondants vous permet voir les détails des formulaires remplis. Vous pouvez également télécharger un rapport en format Excel.
Cliquez sur la rangée pour voir les réponses aux questions d'un répondant. Une fenêtre s'ouvrira. Vous pourez télécharger le formulaire rempli en format PDF s'il est disponible.
Cliquez sur la rangée pour voir les réponses aux questions d'un répondant. Une fenêtre s'ouvrira. Vous pourez télécharger le formulaire rempli en format PDF s'il est disponible.
Cliquez sur le bouton Excel pour téléverser un fichier Excel. Choisissez les colonnes à exporter en sélectionnant des questions dans votre formulaire.
Si vous opérez un camp de jour ou un camp de vacance, Activity Messenger vous permet d'imprimer les contacts d'urgences et les informations médicales des campeurs.
Sélectionnez un ou plusieurs répondants. Cliquez sur le bouton Télécharger pour obtenir un fichier ZIP avec tous les PDFs pour les répondants sélectionnés. Vous avez le choix entre le PDF original, ou seules les réponses à certaines questions.
Prochain article: Création d'une liste d'abonnés avec un formulaire et une page Web
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