Activity Messenger intègre Zoom et Amilia à des fins d'automatisation:
Cliquez sur le bouton (+) et choisissez les activités dans Amilia qui sont des cours sur Zoom. Activity Messenger importera toutes les informations pertinentes: inscriptions, listes des participants et horaire.
Les activités importées seront synchronisées avec Amilia en tout temps. Activity Messenger reçoit un message d'Amilia suite à chacunes des inscriptions. La liste des participants sera mises à jour automatiquement.
À noter qu'Activity Messenger ne vous permet pas d'importer la même activité deux fois. De plus, si vous importez une activité qui n'est pas une cours sur Zoom, vous pouvez la retirer de la liste en cliquant sur la poubelle.
Cliquez sur un des cours pour voir la liste des inscrits. Chaque rangée représente un participant inscrit à une ou plusieurs occurrences. Vous pouvez éclater une rangé pour y voir les détails du compte.
Vous pouvez choisir les inscrits afin de leur envoyer un message par SMS ou par courriel. Pratique pour envoyer une annulation.
Activity Messenger supporte les cours à la session et les cours à la carte. Le second onglet vous permet d'aller à une occurrence (date) en particulier. Chaque occurrence contient sa propre liste de participants. Cette liste sera différente si vous avez des cours à la carte.
Sur l'onglet des participants, appuyez sur Créer. Activity Messenger vous présente toutes les dates de cours, ainsi que les options Zoom pour les réunions. Cliquez sur Créer pour laisser Activity Messenger créer les réunions Zoom pour vous. Chacune des réunions Zoom auront un numéro de réunion différentes.
Les options de réunions sont préconfigurées selon les meilleurs pratiques. Pour en savoir plus, vous pouvez lire ce billet: Best practices for running Zoom Sport Classes.
Après la création des réunions Zoom, un résumé sera affiché avec un hyperlien pour aller les voir dans votre compte Zoom.
Si vous avez déjà créer les réunions Zoom, vous pouvez les lier. Appuyez sur le bouton "Lier des réunions Zoom". Un écran associera les dates du cours avec les réunions Zoom qu'Activity Messenger aura trouvé. Appuyez sur Lier pour associer les réunions Zoom aux occurrences du cours. Activity Messenger sera en mesure d'envoyer le bon lien avant chacun des cours.
Activity Messenger vous permet de programmer l'envoi de rappels avant chaque cours par SMS ou par courriel. Par exemple, une heure avant le cours.
Cliquez sur Configurer et activez le robot. Choisissez l'heure à laquelle le rappel devrait être envoyé. Configurez le message et le type d'envoi: SMS et/ou courriel. Appuyez sur Sauvegarder.
Le robot Activity Messenger fait sont travail à 4h du matin heure de l'est. Pour la journée, il trouvera les cours et planifiera les envois aux heures demandées. Si quelqu'un s'inscrit après l'envoi, Activity Messenger lui enverra quand même le rappel. Soyez assuré que tous les participants recevront le lien pour la réunion Zoom.
Vous pouvez faire une simulation des cours qui seront planifiés pour un jour en particulier. Cliquez sur le bouton Simulation, et choisissez un jour.
Vous pouvez envoyer le lien à la réunion Zoom manuellement. Choisissez une occurrence pour voir la liste des participants pour cette date.
Choisissez les participants et appuyez sur le bouton "Envoyer la réunion Zoom". Vous serez redirigé vers l'écran d'envoi de message.
Le message rédigé utilise des champs de fusion. Activity Messenger les remplacera avec les informations du cours..
L'entraîneur ou le modérateur devrait avoir l'occurrence du cours ouvert devant eux avant le début du cours. Il ou elle peut facilement identifier chacun des participants lorsqu'ils ou elles se connecteront.
Si un participant manque à l'appel ou ne peut trouver le lien de la réunion, vous pouvez lui renvoyer par SMS ou par courriel en utilisant le bouton conçu à cet effet.
Activity Messenger peut vous envoyer un rapport quotidien avec la liste des cours sur Zoom de la journée. Le rapport est envoyé très tôt le matin à 4h30 heure de l'Est. Il contient les liens vers les réunions Zoom. Il rapporte également les erreurs de configuration vous permttant d'appliquer les correctifs avant le cours.
Nous recommandons que les entraîneurs reçoivent ce courriel. Il contient les bons liens vers les réunions Zoom.
Spécifiez qui recevra le rapport quotidien depuis l'écran de configuration Zoom.
Si un entraîneur n'est pas encore utilisateur de votre organisation dans Activity Messenger, vous pouvez l'inviter en cliquant sur le menu de l'organisation (3 points près du logo), et en choisissant l'option Gestion des utilisateurs.
Prochain article: Vendre des billets en ligne pour vos événements
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