Générer des certificats en masse

Activity Messenger vous permet de générer des certificats et de les envoyer par courriel ou par SMS. Par exemple, générer des certificats de passage d'un cours d'après une liste de participants. Activity Messenger remplace les fonctions de publipostage que vous vous servez avec Word, Excel et Outlook. Centralisez vos données et évitez la manipulation de données dans Excel.

Vous pouvez également imprimer les certificats. Certaines écoles de natation font l'envoi de masse des carnets de natation et des certificats à la fin de la session. D'autres préfèrent imprimer un certificat papier et le donner au dernier cours. Activity Messenger vous permet de faire les deux.

# Créer un certificat

Cliquez sur le menu Plus, et choisissez l'option "+ Nouveau certificat". 

Choisissez parmis l'un des échantillons existants ou créez-en un nouveau à partir de zéro. Choisissez la taille et la langue de votre certificat.

Nous proposons trois formats de certificats, tous adaptés à une impression sur du papier de taille 8,5 x 11 pouces. Vous pouvez choisir entre une orientation Paysage ou Portrait. De plus, nous supportons le format Carte pour badges (Avery 5392), qui permet d'imprimer six badges par page en orientation Portrait.
 

# Configuration d'un certificat

Un certificat se compose d'une image de fond et de champs de texte personnalisables. Vous avez la possibilité de téléverser votre propre image ou de la concevoir directement dans Canva.

Blocs de texte :

• Vous pouvez ajouter des blocs de texte de différentes tailles pour inclure toutes les informations nécessaires. 

Par exemple : créez un bloc pour afficher le prénom et le nom du participant, ou un autre pour indiquer l’étape actuelle dans un cours.

Champs de fusion :

•  Il est également possible d’insérer des champs de fusion afin d'extraire automatiquement les informations pertinentes des cours. 

Par exemple, vous pouvez utiliser {Prénom du participant}. Lors de la création des certificats, Activity Messenger remplira ces champs avec les données appropriées.

Ajouter des images :

• Utilisez Canva pour personnaliser l'image de fond du certificat et y ajouter des logos ou d'autres éléments visuels.

N'oubliez pas de laisser des espaces libres là où vous placerez les champs de fusion.

# Appliquer à une liste

Tester avec une liste :

• Une fois votre certificat créé, cliquez sur Appliquer pour l’associer à une liste de participants.
• Vérifiez que le certificat est correct en testant avec un ou plusieurs participants.

Vérifier les données :

• Assurez-vous que toutes les informations, comme le nom du participant et l’étape actuelle, sont correctement affichées.
• Exemple : Pour un certificat de natation, vérifiez que les participants passent bien de Pré-scolaire 1 à Pré-scolaire 2, avec le nom du moniteur.

# Automatiser la Création des Certificats à partir d’Évaluations

Utiliser des formulaires d'évaluation :

• Si vos certificats dépendent d’une évaluation, commencez par configurer un formulaire d’évaluation pour chaque cours ou activité.

Exemple : Le moniteur évalue des critères comme l’entrée dans l’eau et la sortie de l’eau dans un cours de natation.

Champs de fusion depuis l'évaluation :

• Associez des questions d’évaluation (ex : nom du moniteur, étape atteinte) à des champs de fusion.
• Ces champs de fusion seront ensuite utilisés dans le certificat pour afficher les résultats spécifiques à chaque participant.

# Sauvegarder plusieurs certificats dans un fichier PDF

Depuis la fenêtre "Appliquer à une liste", cliquez sur le bouton "Télécharger en fichier PDF" pour sauvegarder tous les certificats. Vous pourrez ensuite facilement les imprimer.

Pour les carte pour badges, Activity Messenger placera 6 badges par page afin de vous permettre de les imprimer sur des cartons de format Avery 5392.

# Envoyer les certificats pas courriel ou par SMS

Cliquez sur Envoyer pour faire le publipostage de vos certificats. Le certificat sera joint au courriel. Si vous envoyez un SMS, Activity Messenger enverra un lien vers le certificat. Dans les deux cas, le parent pour l'imprimer lui-même.

# Inclure un certificat dans un gabarit de courriel

Vous pouvez ajouter vos certificats à vos gabarits de messages. Servez-vous du bloc Certificat pour ce faire. Lors de l'envoi du message par courriel ou par SMS, Activity Messenger créera un certificat par destinataire tout en prenant le soin de remplacer les champs de fusion (publipostage).

# Tester l’envoi du certificat 

Faites un test en envoyant un message à un participant pour vérifier que les champs de fusion fonctionnent correctement et que les informations apparaissent comme prévu.

# Envoyer les certificats en masse 

Une fois que tout est en place, sélectionnez la liste de participants et envoyez le certificat à chacun d’eux.

Le message inclura le certificat en pièce jointe avec les données personnalisées pour chaque participant.