Comment créer un formulaire d’inscription pour vos employés ?

Que vous intégriez de nouveaux membres dans votre équipe ou que vous mettiez à jour les dossiers de vos employés actuels, un formulaire d’inscription bien structuré facilitera la collecte des informations nécessaires, tout en assurant une organisation optimale. Dans cet article, vous découvrirez les étapes pour créer un formulaire efficace à destination de vos employés.

1. Définir un objectif pour votre formulaire
2. Choisir un logiciel de création de formulaire en ligne
3. Sélectionner les bons champs
4. Assurer la confidentialité et la sécurité des données
5. Créer une structure facile à suivre
6. Automatiser le formulaire d’inscription pour vos employés
7. Tester le formulaire

1.Définir un objectif pour votre formulaire

Avant tout, il est essentiel de bien clarifier l’objectif de votre formulaire d’inscription pour employés. Cela vous permettra de vous concentrer uniquement sur la collecte des informations pertinentes. De plus, en fonction de votre localisation, il se peut que vous deviez créer des formulaires bilingues pour vos employés.

Voici quelques exemples d’utilisation d’un formulaire pour employés :

• Intégration de nouveaux employés : ce type de formulaire vise à collecter des informations essentielles, telles que les renseignements personnels, les coordonnées, le titre de poste, la date d’entrée en poste, les contacts d’urgence et les informations bancaires pour la paie.
• Inscription aux avantages sociaux : pour un formulaire d’inscription aux avantages sociaux, vous devrez probablement recueillir des données telles que l’éligibilité de l’employé, les informations sur les personnes à charge, les préférences en matière de soins de santé et les options de retraite.
• Mise à jour des informations des employés : les employés peuvent avoir besoin de mettre à jour leurs informations personnelles, leur poste ou leurs contacts d’urgence. Dans ce cas, votre logiciel de gestion d’employés devrait leur permettre de modifier facilement les informations existantes sans avoir à tout recommencer.

En définissant clairement l’objectif de votre formulaire, vous vous assurez de recueillir uniquement les données nécessaires, ce qui facilite le remplissage pour vos employés et réduit les risques d’erreurs.

2.Choisir un logiciel de création de formulaire en ligne

Le choix de votre logiciel de création de formulaire pour employés est essentiel, car il influence l’expérience utilisateur, la gestion et l’intégration des données, ainsi que les capacités d’automatisation. Voici un aperçu de différents outils possibles :

• Activity Messenger : si votre entreprise nécessite une plateforme intégrée aux systèmes RH, à la paie et à des flux de travail automatisés, cet outil est un choix idéal. Il propose des options de personnalisation, des modèles prêts à l’emploi pour l’inscription des employés, ainsi que des rappels automatisés par SMS ou par courriel. Activity Messenger offre également une logique conditionnelle avancée, permettant l’apparition de champs en fonction des réponses antérieures de l’utilisateur ;
• Google Forms : gratuit et simple d’utilisation, Google Forms est bien adapté aux petites entreprises ayant un nombre restreint d’employés. Il s’intègre avec Google Sheets pour un suivi des données de base, mais ne dispose pas de fonctions avancées comme les rappels automatisés ou l’intégration directe avec des systèmes RH ;
• Jotform : Jotform offre une création de formulaires avancée avec des options de glisser-déposer, divers types de questions (choix multiples, réponse courte, téléversement de fichiers) et certaines fonctionnalités d’automatisation. Il s’intègre également à des outils comme Dropbox ou Google Drive pour le stockage de documents employés ;
• Microsoft Forms : similaire à Jotform, Microsoft Forms permet de concevoir des formulaires avancés avec plusieurs types de questions et des options d’automatisation.

Lorsque vous sélectionnez un logiciel de création de formulaires pour employés, considérez les éléments suivants :

• Intégration avec vos systèmes actuels (logiciels de gestion des Ressources Humaines, paie, etc.) ;
• Options de personnalisation pour respecter votre image de marque ;
• Fonctionnalités de sécurité pour la protection des données sensibles (respect des réglementations sur le stockage des données) ;
• Capacités d’automatisation pour simplifier la gestion d’un volume important de formulaires et réduire les tâches manuelles.

3.Sélectionner les bons champs

Pour réussir un formulaire d’inscription d’employés, il est essentiel de sélectionner les champs appropriés. L’objectif est de recueillir suffisamment d’informations tout en gardant un formulaire simple et rapide à remplir pour les employés. Voici les champs les plus couramment utilisés dans ce type de formulaire :

• Informations personnelles : incluez le nom légal complet, la date de naissance, l’adresse de domicile, l’adresse courriel et le numéro de téléphone ;
• Informations sur le poste : collectez des informations comme le titre du poste, le département, la date d’entrée en fonction et le type d’emploi (temps plein, temps partiel,…). Il peut être utile d’ajouter un champ pour le nom du gestionnaire ou du superviseur ainsi que le lieu de travail (en particulier pour les entreprises ayant plusieurs sites ;
• Contact d’urgence : ces informations sont essentielles pour la sécurité et le bien-être des employés. Recueillez le nom complet du contact d’urgence, sa relation avec l’employé et au moins deux numéros de téléphone (principal et secondaire) ;
• Informations bancaires : si vous utilisez le dépôt direct pour la paie, prévoyez des champs pour le nom de la banque, le numéro de compte et le numéro de routage. Assurez-vous que ces champs sont cryptés et sécurisés ;
• Informations fiscales : si votre pays exige des formulaires fiscaux comme le W-4 (États-Unis) ou le T4 (Canada), vous pouvez les intégrer directement au formulaire ou fournir des instructions claires pour le téléversement sécurisé de ces documents.

Vous pouvez aussi inclure des champs optionnels pour les certifications, licences ou autres exigences spécifiques au poste. Par exemple, certaines entreprises peuvent avoir besoin de recevoir des certifications professionnelles comme le RCR ou la formation de premiers soins.

4.Assurer la confidentialité et la sécurité des données

La gestion de données sensibles – telles que les numéros d’assurance sociale, les informations bancaires et les coordonnées personnelles – impose des mesures rigoureuses de confidentialité et de sécurité. Voici comment garantir la protection de ces informations :

• Chiffrement SSL : assurez-vous que votre formulaire utilise le chiffrement “Secure Sockets Layer” (SSL), protégeant ainsi les données transmises entre l’ordinateur de l’employé et votre serveur ;
• Conformité avec les réglementations sur le stockage des données : respectez les lois locales sur la protection des données, comme le RGPD (Règlement général sur la protection des données en Europe) ou la LPRPDE (Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques) au Canada. Ces réglementations exigent que les données des employés soient stockées de manière sécurisée et accessibles uniquement aux personnes autorisées ;
• Contrôle des accès : limitez l’accès aux données recueillies aux seules personnes nécessaires. Attribuez des permissions spécifiques pour que seul le service des ressources humaines, de la paie ou certains superviseurs accèdent aux informations sensibles des employés ;
• Consentement éclairé pour la collecte des données : ajoutez une case de consentement à votre formulaire, dans laquelle l’employé accepte la collecte et l’utilisation de ses données aux fins spécifiées. Assurez-vous de fournir un lien vers la politique de confidentialité de votre entreprise, expliquant comment les données seront traitées, stockées et protégées.

5.Créer une structure facile à suivre

Un formulaire d’inscription pour employés efficace se distingue par sa facilité de navigation. Voici quelques conseils pour optimiser la structure de vos formulaires :

• Regroupez les champs par catégories : divisez les champs connexes en sections (exemple : informations personnelles, informations sur le poste, contact d’urgence), pour faciliter le cheminement des employés dans le formulaire ;
• Indicateur de progression : si le formulaire est long, ajoutez une barre de progression pour indiquer aux utilisateurs où ils en sont et combien d’étapes il leur reste à compléter ;
• Champs pré-remplis : lorsque qu’un employé met à jour ses informations, pré-remplissez les champs avec les données déjà enregistrées pour gagner du temps et réduire le risque d’erreurs ;
• Messages d’erreur : affichez des messages d’erreur clairs lorsque les utilisateurs laissent un champ obligatoire vide ou saisissent une information incorrecte. Par exemple, signalez si le numéro de téléphone est incomplet ou si le format de l’adresse courriel est invalide ;
• Choix multiples et menus déroulants : utilisez des questions à choix multiples ou des menus déroulants pour les champs à réponses limitées, comme le département, le titre de poste ou le type d’emploi.

Ces éléments garantissent une expérience utilisateur fluide et permettent de recueillir des données précises, essentielles pour une gestion optimale des dossiers de vos employés.

6.Automatiser le formulaire d’inscription pour vos employés

L’automatisation peut considérablement alléger la charge administrative liée au traitement des formulaires d’inscription des employés. Voici comment vous pouvez automatiser ce processus :

• Rappels automatisés : des outils comme Activity Messenger permettent de configurer des rappels automatiques pour les employés qui n’ont pas complété leur formulaire. Par exemple, vous pouvez envoyer un courriel ou un SMS de relance 3 jours après avoir transmis le lien du formulaire, si celui-ci reste incomplet ;
• Intégration avec les systèmes RH et de paie : une fois le formulaire soumis, mettez en place un système de flux automatisé permettant de transférer directement les données dans votre logiciel de gestion des ressources humaines ou de paie. Cela vous évitera la saisie manuelle et assurera que les dossiers de vos employés soient mis à jour en temps réel ;
• Messages de confirmation : programmez l’envoi automatique d’un courriel ou d’un SMS de confirmation après chaque soumission de formulaire, afin d’informer vos employés que leurs informations ont bien été enregistrées.

En résumé, l’automatisation réduit les erreurs humaines, accélère le traitement des formulaires et garantit qu’aucun employé ne soit oublié.

7. Testez le formulaire

Avant de déployer votre formulaire à l’échelle de l’entreprise, il est essentiel de réaliser des tests approfondis. Voici ce que vous devez vérifier :

• Compatibilité mobile : assurez-vous que le formulaire soit réactif et facile à utiliser, que ce soit sur un ordinateur ou depuis un téléphone intelligent. De nombreux employés accéderont probablement au formulaire via leur téléphone, il doit donc être optimisé pour les petits écrans ;
• Validation des champs : vérifiez que le formulaire gère correctement les erreurs de saisie, telles que les formats d’adresse courriel incorrects ou les numéros de téléphone incomplets. Les messages d’erreur indiquent-ils clairement ce qu’il doit être corrigé ?
• Test des flux d’automatisation : si vous avez configuré des automatisations (comme des notifications et des intégrations avec d’autres systèmes), assurez-vous qu’elles fonctionnent comme prévu. L’employé reçoit-il un courriel de confirmation ? Les données sont-elles correctement importées dans votre système de gestion des ressources humaines ?

Les tests garantissent une expérience utilisateur fluide et permettent de vérifier que tous vos processus en arrière-plan fonctionnent comme prévu.

Conclusion

Créer un formulaire d’inscription pour employés facile à utiliser, sécurisé et efficace est essentiel pour optimiser vos processus RH. Que vous choisissiez une solution simple comme Google Forms ou une plateforme plus avancée comme Activity Messenger, les étapes présentées vous aideront à créer un formulaire adapté à votre organisation.

Si vous recherchez une solution plus intégrée, permettant à la fois l’automatisation et la scalabilité, envisagez d’utiliser Activity Messenger pour simplifier votre processus d’inscription des employés et le connecter à des outils déjà utilisés, comme votre logiciel de paie ou d’intégration des nouveaux employés.

En procédant ainsi dès le départ, vous économiserez du temps, vous réduirez les erreurs et vous centraliserez toutes vos données relatives aux employés en un seul endroit.

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