Créer un formulaire d’inscription en ligne efficace est un incontournable pour toute municipalité ou petite ville souhaitant simplifier la gestion de ses activités communautaires. Que ce soit pour des camps de jour, des cours de natation, des ateliers culturels ou des événements sportifs, un bon formulaire doit être facile à remplir pour les citoyens et simple à traiter pour votre équipe municipale.
Dans cet article, découvrez comment concevoir un formulaire capable de centraliser les inscriptions, d’accepter les paiements en ligne et hors ligne, d’automatiser les suivis et de réduire votre charge administrative. Nous vous présenterons également les 9 meilleurs moteurs de formulaires en ligne pour les municipalités, avec un comparatif clair pour vous aider à choisir la solution la plus adaptée à votre réalité locale.
Sommaire :
Dans une municipalité ou une petite ville, les activités offertes aux citoyens jouent un rôle central dans la vie communautaire. Ces services municipaux nécessitent une organisation rigoureuse. Et tout commence par un formulaire d’inscription bien conçu. Voici pourquoi l’étape de conception d’un formulaire d’inscription est si importante :
Plusieurs services municipaux et programmes communautaires exigent une inscription préalable. Que ce soit pour des raisons de logistique, de sécurité, de facturation ou de suivi administratif, disposer d’un formulaire d’inscription en ligne adapté permet de structurer efficacement votre offre et de mieux servir vos citoyens. Voici les principales activités municipales qui gagnent à être gérées avec un formulaire numérique :
Ces services gagnent à être soutenus par un formulaire d’inscription en ligne, qu’il soit simple ou plus élaboré. En centralisant toutes les demandes dans un logiciel conçu pour les municipalités, vous simplifiez non seulement le parcours des citoyens, mais vous réduisez aussi la charge de travail de votre équipe administrative.
Choisir le bon logiciel d’inscription en ligne peut transformer la façon dont une municipalité gère ses activités communautaires. Voici quelques outils populaires, utilisés par les villes et petites municipalités du Québec pour simplifier la gestion des inscriptions :
Eventbrite est une plateforme reconnue pour la gestion d’événements avec son système de billetterie. Très pratique pour les concerts, festivals ou conférences organisés par votre municipalité.
✅ Avantages :
❌ Limites :
CommunityPass est un moteur de formulaires destiné spécifiquement aux loisirs municipaux. Il propose une suite complète pour gérer les inscriptions, les installations, les paiements et les communications.
✅ Avantages :
❌ Limites :
Qidigo est un moteur de formulaires québécois conçu pour la gestion des inscriptions en ligne, des paiements et des communications dans les milieux municipaux et sportifs. Il est particulièrement utilisé par les villes pour les camps, les cours et la location d’installations.
✅ Avantages :
❌ Limites :
Amilia est une plateforme canadienne bien connue pour la gestion des activités sportives, des camps et des cours. Elle propose une solution robuste mais qui ne convient pas toujours aux municipalités.
✅ Avantages :
❌ Limites :
SportsPlus est une solution américaine qui vise la gestion des ligues sportives, mais elle est aussi utilisée par certaines villes pour la planification des activités et la gestion des inscriptions.
✅ Avantages :
❌ Limites :
Google Forms est souvent la première solution utilisée par les municipalités pour collecter des inscriptions. Il permet de créer rapidement un formulaire simple, mais ne couvre pas tous les besoins des services municipaux.
✅ Avantages :
❌ Limites :
Développé au Québec, Activity Messenger est un logiciel tout-en-un conçu pour simplifier la gestion des activités communautaires. Il s’adapte parfaitement aux besoins des municipalités québécoises, notamment grâce à un hébergement local, la conformité à la Loi 25 et une interface bilingue.
✅ Avantages :
Jotform est une solution plus évoluée, qui permet de créer des formulaires complexes et personnalisables. Il s’adapte à différents contextes municipaux grâce à ses intégrations et ses options de paiement. Néanmoins, ce logiciel n’est pas pensé pour les municipalités, donc certaines fonctionnalités essentielles pour vous ne sont pas disponibles dans ce moteur de formulaires.
✅ Avantages :
❌ Limites :
Cvent est une plateforme destinée à la gestion d’événements professionnels de grande envergure. Elle est particulièrement utilisée pour les conférences, forums et galas, et convient aux municipalités qui organisent des événements complexes avec plusieurs intervenants, lieux et types d’inscriptions.
✅ Avantages :
❌ Limites :
Chaque plateforme présentée offre des fonctionnalités intéressantes selon le type d’activité que vous organisez. Pour des événements ponctuels, Eventbrite ou Cvent peuvent convenir. Pour des formulaires simples sans paiement, Google Forms reste une solution de départ. Et pour des formulaires plus personnalisés, Jotform, CommunityPass, Qidigo , Amilia ou SportsPlus offrent des options plus avancées.
Cependant, si vous êtes à la recherche d’un outil flexible, capable de gérer l’ensemble des activités que vous offrez à vos citoyens, tout en étant pensé pour les réalités des petites équipes municipales, Activity Messenger se démarque clairement. Développée au Québec, notre plateforme vous permet de :
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Avant de créer un formulaire d’inscription en ligne, prenez le temps de bien définir son objectif. Cela vous permettra de structurer le formulaire efficacement et de l’adapter au type d’activité proposé. Pour vous aider, vous pouvez vous poser les questions suivantes :
Une fois l’objectif de votre formulaire d’inscription municipal défini, vous pouvez passer à sa conception.
Certaines activités municipales, notamment celles destinées aux enfants ou comportant des risques, nécessitent la collecte de documents supplémentaires comme des fiches santé, un accord pour la prise de photo ou des autorisations parentales.
Avec Activity Messenger, ces documents peuvent être intégrés directement à vos formulaires d’inscription, dans une section dédiée. Les citoyens peuvent ainsi les remplir et les signer numériquement dès l’inscription. Toutes les informations sont centralisées automatiquement, sans gestion papier ni suivi manuel, ce qui simplifie considérablement le travail de votre équipe municipale et fluidifie le processus d’inscription pour vos citoyens.
Si votre activité municipale est payante, proposer le paiement en ligne est un véritable atout, autant pour les citoyens que pour votre administration. Cela vous permet de :
Avec Activity Messenger, vous pouvez intégrer un module de paiement sécurisé par carte de crédit ou virement Interac, et émettre automatiquement des factures qui seront envoyées par courriel. Il est également possible de gérer les paiements en direct (argent comptant, chèques) tout en conservant une traçabilité centralisée dans votre tableau de bord. Vous gardez ainsi un contrôle complet sur vos encaissements, sans complexifier la gestion des inscriptions.
Même le meilleur formulaire ne portera ses fruits que s’il est bien diffusé. Pour maximiser les inscriptions, assurez-vous de le rendre accessible sur vos canaux de communication municipaux les plus consultés :
Créer un formulaire d’inscription pour vos activités ne suffit pas : il faut aussi pouvoir bien communiquer avec vos citoyens à chaque étape. Annulation d’un cours, changement d’horaire, courriel de rappel ou suivi après une activité… une communication fluide est essentielle pour éviter les oublis et améliorer l’expérience de vos citoyens.
C’est là qu’un outil spécialisé comme Activity Messenger fait toute la différence pour votre municipalité. Contrairement à un simple moteur de formulaires, la plateforme intègre des fonctions de communication puissantes par courriel et par SMS, qui sont pensées pour les réalités des petites villes. Voici ce que vous pouvez automatiser pour gagner du temps tout en restant proche de vos citoyens :
Grâce à cette automatisation, vous offrez une expérience claire, fluide et rassurante à vos citoyens, tout en allégeant le travail de vos équipes. Et comme les données sont centralisées dans la même plateforme, vous gagnez en cohérence, en efficacité… et en tranquillité d’esprit. Pour en savoir plus, prenez rendez-vous avec un conseiller en cliquant ici.
Après avoir diffusé votre formulaire d’inscription à l’ensemble des citoyens, l’étape suivante consiste à suivre les inscriptions jusqu’au jour de l’évènement. Si vous optez pour Activity Messenger comme plateforme d’inscription en ligne pour vos activités municipales, vous pourrez suivre :
Grâce à un tableau de bord intuitif, vous pouvez aussi filtrer les données, télécharger les listes d’inscriptions et partager les rapports à vos collègues.
Gérer les inscriptions à vos activités, c’est offrir une expérience simple et agréable à vos citoyens, tout en facilitant le travail de vos équipes municipales. Et c’est exactement ce que propose Activity Messenger.
Pensé, développé et hébergé au Québec, Activity Messenger est la solution la plus complète pour les municipalités et petites villes qui souhaitent centraliser leur gestion d’activités, sans complexité inutile. Que ce soit pour vos camps de jour, événements citoyens ou activités sportives, la plateforme vous offre :
✅ Des formulaires d’inscription entièrement personnalisables
✅ Le paiement en ligne (Interac, carte de crédit) ou en direct
✅ La signature électronique de documents
✅ La gestion des listes d’attente et des listes de présence
✅ Des communications municipales
✅ Des sondages et enquêtes
Et surtout : une plateforme conforme à la Loi 25, avec des serveurs localisés au Québec et une équipe au support qui comprend votre réalité municipale. Réservez une démo gratuite dès maintenant et découvrez comment Activity Messenger peut transformer votre quotidien.
