Les municipalités et petites villes organisent de nombreuses activités : camps de jour, événements sportifs, ateliers culturels, fêtes de quartier… Et qui dit participation citoyenne, dit aussi gestion des risques. Pour protéger votre municipalité et vos employés, il est souvent nécessaire de faire signer une décharge de responsabilité claire et conforme.
Dans cet article, nous vous guiderons pas à pas pour remplacer vos formulaires papier par une solution numérique, plus simple à gérer et parfaitement adaptée aux réalités du milieu municipal. Nous vous présenterons les différentes étapes de création d’une décharge de responsabilité, un modèle de texte à personnaliser, ainsi que les meilleurs outils disponibles pour faciliter la gestion de vos décharges électroniques.
Sommaire :
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La décharge de responsabilité permet de limiter les risques légaux et de protéger votre municipalité en cas d’incident. Elle est particulièrement recommandée dès qu’un citoyen ou un tiers participe à une activité organisée ou encadrée par la municipalité. Voici quelques situations courantes où une décharge municipale pourrait être utile :
Pour être valide sur le plan légal, une décharge de responsabilité doit être claire, complète et rédigée dans un langage compris de tous. Elle ne doit laisser place à aucune ambiguïté, autant pour protéger votre municipalité que pour bien informer vos citoyens. Voici les éléments à inclure dans une décharge municipale :
Décrivez les risques potentiels associés à l’activité : blessures physiques, chutes, allergies, conditions météorologiques,… Ce paragraphe permet au participant de reconnaître qu’il comprend et accepte ces risques, même si l’activité est encadrée par du personnel municipal.
Indiquez clairement que le participant renonce à toute poursuite envers votre municipalité, vos employés, bénévoles ou partenaires, en cas de blessure ou de dommage subi pendant l’activité. C’est cette clause qui protège juridiquement votre ville.
Cette section confirme que le participant accepte de tenir la municipalité indemne de toute réclamation liée à sa participation. En d’autres mots, s’il devait survenir un incident (blessure, dommage, plainte d’un tiers), le participant reconnaît qu’il ne tiendra pas votre ville ou ses représentants responsables des conséquences.
Particulièrement important pour les camps de jour et les activités jeunesse : demandez aux parents de fournir les allergies connues, la médication particulière, et le nom d’une personne à contacter en cas d’urgence.
Lorsque des enfants ou adolescents participent à une activité, la signature du parent ou du tuteur légal est obligatoire. Il est recommandé d’inclure une autorisation spécifique pour les déplacements, les sorties ou certaines activités particulières.
Si votre municipalité souhaite utiliser des images captées lors de l’événement à des fins de promotion ou de communication municipale, ajoutez une case à cocher pour obtenir le consentement explicite des participants.
Ajoutez les champs nécessaires à la signature numérique comme le nom complet, la date et la signature. Assurez-vous aussi de capturer l’adresse IP et un horodatage, pour avoir une bonne traçabilité en cas de litige.
Passer d’un formulaire papier à une décharge électronique permet de gagner du temps, de centraliser l’information et d’assurer une meilleure traçabilité. Voici les principales étapes pour créer un formulaire de responsabilité municipal en ligne.
La plupart des plateformes spécialisées proposent une interface en glisser-déposer pour concevoir vos formulaires simplement, sans avoir besoin de compétences techniques. Voici comment ça fonctionne avec Activity Messenger :
Commencez par une section simple, qui permet d’identifier le participant ou le tuteur légal. Prévoyez les champs suivants :
Pensez à rendre certains champs obligatoires et à activer la validation des données pour éviter les erreurs (adresses courriel incorrectes, numéros de téléphone incomplets, etc.).
C’est le cœur de votre décharge. Cette section doit clairement expliquer les risques associés à l’activité et confirmer que le participant accepte de dégager votre municipalité de toute responsabilité. Voici quelques recommandations :
Pour que la décharge de responsabilité soit valide, vous devez intégrer à votre formulaire une signature numérique. Voici comment procéder :
Une fois votre formulaire prêt, il est temps de le partager efficacement avec votre communauté. Avec Activity Messenger, plusieurs options s’offrent à vous :
📌 Conseil : pour maximiser le taux de complétion, vous pouvez programmer des rappels automatisés par courriel ou par SMS auprès des citoyens n’ayant pas encore rempli leur formulaire.
Voici un exemple de décharge de responsabilité, que vous pouvez adapter à votre réalité municipale :
Je soussigné(e), reconnais que ma participation aux programmes et activités organisés par [Nom de la municipalité] comporte certains risques, incluant (sans s’y limiter) des blessures physiques, des dommages matériels ou d’autres imprévus. Je choisis volontairement d’y participer et j’en assume l’entière responsabilité.
En échange de ma participation, je dégage par la présente [Nom de la municipalité], ses employés, bénévoles et partenaires de toute responsabilité ou réclamation découlant de ma participation.
Je confirme que je suis en bonne santé et apte à participer. Je m’engage à respecter les consignes données par le personnel de [Nom de la municipalité].
[Pour les mineurs :] En tant que parent ou tuteur légal, j’autorise mon enfant à participer et j’accepte les conditions mentionnées ci-dessus.
Voici un tour d’horizon des meilleurs outils, avec un regard particulier sur ceux qui conviennent le mieux aux réalités municipales et des petites villes.
Développé au Québec, Activity Messenger est un outil de gestion tout-en-un conçu pour répondre aux besoins des services municipaux. Bien plus qu’un simple outil de décharges de responsabilité, Activity Messenger vous permet de :
Activity Messenger remplace avantageusement plusieurs outils utilisés séparément, comme Eventbrite, Mailchimp, SurveyMonkey. Vous centralisez tout dans une seule plateforme, au service de vos citoyens. Pour en réserver un rendez-vous avec l’un de nos conseillers, rendez-vous ici.
SmartWaiver est une plateforme spécialisée dans la gestion de décharges électroniques. Elle permet de créer des formulaires personnalisés, d’obtenir des signatures numériques et de consulter les données via un tableau d’analyse. Bien qu’efficace, SmartWaiver n’est pas conçu spécifiquement pour les organismes publics et n’offre pas de fonctionnalités complètes de communication ou d’inscription. Vous risquez donc d’être vite limités.
WaiverForever est un outil flexible permettant de collecter des signatures numériques même hors ligne, ce qui est pratique lors d’événements extérieurs sans connexion stable. De plus, il intègre un système de stockage dans le cloud pour l’archivage des décharges de responsabilité, ce qui peut s’avérer particulièrement utile.
DocuSign est une solution robuste et reconnue pour la signature électronique dans le monde des affaires et des institutions. Elle permet de gérer des documents légaux complexes et d’obtenir des signatures conformes aux normes gouvernementales. Cependant, DocuSign n’est pas optimisé pour les formulaires de décharge liés aux activités sportives, culturelles ou saisonnières, et ne propose pas d’outils de communication ou d’automatisation.
Dropbox Sign est une solution de signature électronique simple et sécurisée, intégrée à Google Workspace et à Dropbox. Elle permet de faire signer des documents PDF rapidement, ce qui peut convenir à des besoins ponctuels. Cependant, cette plateforme n’est pas conçue pour la gestion d’activités municipales. Elle ne permet pas de créer de formulaires dynamiques, ni de lier automatiquement l’envoi d’une décharge à une inscription en ligne. Cela signifie que chaque formulaire doit être préparé et envoyé manuellement, ce qui devient rapidement contraignant.
| Outil | Spécialisé pour les municipalités | Bilingue | Hébergement au Québec | Formulaires dynamiques | Communication (SMS/courriel) |
|---|---|---|---|---|---|
| Activity Messenger | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui |
| Smartwaiver | ❌ Non | ✅ Oui | ❌ Non | ✅ Oui | ❌ Non |
| WaiverForever | ❌ Non | ❌ Non | ❌ Non | ✅ Oui | ❌ Non |
| DocuSign | ❌ Non | ✅ Oui | ❌ Non | ❌ Non | ❌ Non |
| HelloSign | ❌ Non | ✅ Oui | ❌ Non | ❌ Non | ❌ Non |
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