Chaque jour, des millions de personnes remplissent des formulaires en ligne pour s’inscrire à des services, à des évènements, participer à des sondages ou partager leurs avis. Si vous cherchez à créer un formulaire simple et efficace pour votre organisation, vous avez probablement déjà entendu parler de Google Forms et Microsoft Forms. Ces deux outils dominent le marché grâce à leur popularité et leur accessibilité.
Mais comment savoir lequel correspond le mieux à vos besoins ? Quels sont les avantages et les limites de chaque plateforme ? Et surtout, existe-t-il des alternatives plus adaptées pour des organisations cherchant des fonctionnalités avancées, comme l’automatisation ou l’intégration des paiements ?
Dans cet article, nous allons comparer Google Forms, Microsoft Forms ainsi que d’autres plateformes pour vous aider à faire le bon choix selon vos objectifs.
Simplicité d’utilisation
Options de personnalisation et modèles disponibles
Comparaison des coûts entre ces deux constructeurs de formulaires en ligne
| Fonctionnalité | Google Forms | Microsoft Forms |
|---|---|---|
| Plan de base | Gratuit | Inclus avec Office 365 (6 $/mois) |
| Fonctionnalités avancées | Inclus dans Google Workspace | Inclus dans Office 365 Premium (22 $/mois) |
Google Forms et Microsoft Forms répondent à des besoins différents. Google Forms se distingue par sa simplicité d’utilisation et sa gratuité, le rendant idéal pour des tâches rapides, des formulaires basiques et des environnements éducatifs. Microsoft Forms, quant à lui, brille dans les entreprises qui utilisent déjà Office 365 grâce à son intégration fluide avec les outils de Microsoft et ses fonctionnalités avancées. Le choix entre ces deux plateformes dépendra donc de vos besoins, de votre budget et de l’écosystème logiciel dans lequel vous évoluez. Et si vous cherchez une solution encore plus complète pour des flux de travail complexes, Activity Messenger, Typeform ou Jotform pourraient être des alternatives intéressantes à explorer.
ℹ️ Mises à jour récentes :
Des mises à jour récentes ont apporté quelques améliorations mineures aux deux plateformes :
De plus, Google Forms offre une bibliothèque de modèles prédéfinis, idéal pour gagner du temps. Si vous débutez ou si vous cherchez une solution rapide, ces modèles sont un excellent point de départ. Par ailleurs, les modules complémentaires tels que MailMerge, Form Notification et Document Studio permettent d’étendre les capacités des formulaires de Google Forms en automatisant certaines tâches comme les notifications ou la fusion de documents.
« Avec Google Forms, vous pouvez facilement collecter des données auprès de vos clients et prospects depuis votre site internet. Vous n’aurez plus à noter manuellement des informations lors d’un appel téléphonique ! » – Blog de Formstack
Google Forms permet de collecter et d’analyser les données de vos formulaires de manière simple. Les réponses sont automatiquement enregistrées dans Google Sheets, facilitant le tri, le filtrage et l’analyse sans outils supplémentaires.
La collaboration est également un point fort. Plusieurs utilisateurs peuvent travailler sur un formulaire simultanément et consulter les réponses en temps réel. Cela convient bien aux projets d’équipe ou à la gestion d’événements. Par exemple, vous pouvez utiliser Google Forms pour créer un formulaire de demande de devis client et générer automatiquement des devis en fonction des réponses saisies, grâce à l’intégration avec Google Sheets.
📖 En savoir plus : comment créer un formulaire d’inscription en ligne avec Google Forms ?
Pour les utilisateurs de Microsoft, cela représente deux avantages majeurs. D’une part, cette intégration réduit les interruptions dans les flux de travail, éliminant le besoin de jongler entre différentes plateformes. D’autre part, elle garantit une uniformité dans le formatage des documents et la gestion des données, idéale pour maintenir une cohérence dans l’organisation.
Microsoft Forms facilite la collaboration en équipe pour vos formulaires, grâce à Office 365. Plusieurs membres peuvent modifier un formulaire ou consulter les réponses en temps réel, peu importe leur localisation. Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée aux équipes à distance qui nécessitent une coordination fluide. Les données collectées peuvent être partagées rapidement et efficacement au sein de l’organisation, tout en restant sécurisées.
Microsoft Forms accorde une attention particulière à la sécurité des données, un élément essentiel pour les organisations manipulant des informations sensibles. La plateforme respecte le RGPD ainsi que d’autres normes internationales, garantissant ainsi la protection des informations des organisations. Cette plateforme utilise des protocoles de cryptage et diverses technologies pour protéger les données pendant leur collecte et leur stockage. Ces mesures assurent ainsi aux utilisateurs que leurs données et celles de leurs répondants restent sécurisées dans l’environnement Microsoft.
Cependant, un inconvénient de taille est à noter, c’est le lieu de stockage des données. En vertu de la Loi 25, des exigences légales imposent que les données sensibles soient stockées localement. Microsoft Forms ne garantit pas ce type de stockage, ce qui peut poser problème pour les entreprises québécoises. Dans ce cas, une alternative comme Activity Messenger, qui stocke les données au Québec, pourrait être plus adaptée.
Microsoft Forms offre des options de gestion des permissions des utilisateurs. Les administrateurs peuvent configurer des autorisations pour contrôler qui peut consulter, modifier ou partager les formulaires. Cette fonctionnalité est essentielle pour garantir la sécurité des données et maintenir une organisation rigoureuse dans les processus de collecte d’informations.
Zapier et d’autres outils d’automatisation
Zapier est une plateforme d’automatisation populaire qui permet de connecter plus de 7 000 applications, telles que Slack et Google Sheets à vos formulaires. Son intégration avec Microsoft Forms et Google Forms vous aide à automatiser des processus sans avoir à écrire de code. Grâce à ces connexions, vous pouvez facilement lier vos formulaires à des outils comme Salesforce ou à des plateformes de gestion de projets comme Asana, réduisant ainsi les erreurs, tout en accélérant vos processus de gestion et de suivi.
La compatibilité avec des CRM et des outils de gestion de projets
En plus de Zapier, les formulaires peuvent s’intégrer directement à des CRM populaires comme HubSpot ou des plateformes de gestion des ventes. Ces connexions permettent d’automatiser l’ajout de prospects ou de clients, simplifiant ainsi votre suivi.
Pour la gestion de projets, des outils comme Trello ou Monday.com peuvent être configurés pour créer automatiquement des tâches à partir des réponses soumises via les formulaires. Cela optimise le flux de travail en éliminant les étapes manuelles, comme la configuration de tâches ou l’entrée de données.
Grâce à ces intégrations basées sur des API, les données collectées sont transférées instantanément et de manière sécurisée vers les systèmes concernés. Cela réduit les tâches manuelles, améliore l’efficacité des équipes et garantit une gestion optimale de vos processus.
Les options d’API pour les développeurs
Les API offrent aux développeurs la possibilité d’intégrer des fonctionnalités uniques et de concevoir des solutions sur mesure pour vos formulaires d’inscription en ligne, ce qui est particulièrement utile pour les flux de travail complexes ou les intégrations non-standards.
L’automatisation des processus
L’intégration des formulaires dans les flux de travail quotidiens améliore l’automatisation des processus, que ce soit pour la gestion des clients, les inscriptions en ligne, ou d’autres tâches administratives. Des outils comme Microsoft Power Automate permettent de déclencher automatiquement des actions basées sur les réponses aux formulaires, offrant un gain de temps et d’efficacité.
La rationalisation des flux de travail grâce aux intégrations
L’un des principaux avantages des intégrations de formulaires est l’élimination de la saisie manuelle des données. Dès qu’un formulaire est soumis, les informations peuvent être automatiquement transférées vers d’autres applications.
Les secteurs axés sur la satisfaction client, comme les ventes et le service à la clientèle, tirent particulièrement profit de ces automatisations. Les réponses recueillies via les formulaires permettent de mettre à jour instantanément les profils clients, de générer des rapports précis et de déclencher des billets de support au besoin. Ce gain de temps et cette précision renforcent la qualité de vos interactions avec vos clients, tout en vous offrant un avantage concurrentiel décisif.
Des exemples concrets de l’utilisation des intégrations
Imaginez un club de gymnastique qui se prépare pour sa prochaine session. Chaque saison, il doit gérer des centaines de formulaires d’inscription, assurer le suivi des paiements, maintenir à jour les listes de présence et communiquer efficacement avec les parents. En intégrant ses formulaires d’inscription à un CRM et des outils d’automatisation, le club a complètement transformé son processus.
Lorsqu’un parent inscrit son enfant, les informations collectées via le formulaire sont automatiquement enregistrées dans le CRM, ce qui déclenche immédiatement l’envoi d’un courriel de confirmation personnalisé. Les paiements, traités via Stripe, sont suivis en temps réel, et le système envoie des rappels automatisés pour les inscriptions incomplètes. Par ailleurs, les listes de présence sont générées automatiquement, prêtes à être utilisées dès le début des cours.
Ce flux de travail optimisé garantit que toutes les données sont centralisées, précises et accessibles en quelques clics. L’équipe économise des heures de travail, tout en éliminant les erreurs potentielles. Ces intégrations technologiques permettent au club de se concentrer sur l’essentiel : offrir une expérience fluide et agréable aux parents et aux enfants, tout en simplifiant les opérations internes.
Activity Messenger se distingue des autres outils de création de formulaires en offrant bien plus qu’un simple générateur de formulaires. Conçue au Québec, cette plateforme regroupe une gamme complète de fonctionnalités qui simplifient la gestion des inscriptions, des paiements et des communications, tout en répondant aux besoins variés des organisations sportives, culturelles et éducatives.
Points forts :
Limites :
Activity Messenger est particulièrement adapté aux organisations recherchant une solution complète. Pour des besoins limités à des formulaires simples, d’autres plateformes moins spécialisées peuvent convenir.
Typeform se distingue par son approche centrée sur l’expérience utilisateur, mettant l’accent sur des formulaires visuellement attrayants et interactifs. Il est idéal pour les entreprises et organisations souhaitant captiver leur audience tout en rendant la collecte d’informations plus fluide et agréable.
Points forts :
Limites :
Jotform se distingue par sa flexibilité et sa richesse en fonctionnalités, ce qui en fait une plateforme adaptée à une grande variété de secteurs et de besoins. Son éventail de modèles et ses nombreuses intégrations en font un outil fiable pour ceux qui recherchent une solution robuste et adaptable.
Points forts :
Limites :
| Aspect | Activity Messenger | Google Forms | Microsoft Forms | Typeform | Jotform |
|---|---|---|---|---|---|
| Personnalisation | Options avancées de personnalisation | Basique | Limitée | Modérée | Étendue |
| Facilité d’utilisation | Convivial avec un centre d’aide au besoin | Très convivial | Moyenne | Très convivial | Moyenne |
| Intégration | Stripe, Canva, CRM | Google Workspace | Microsoft Office | Limitée | Étendue |
| Fonctionnalités d’automatisation | Flux de travail avancés | Aucune | Basique | Aucune | Modérées |
| Tarification | Compétitive | Gratuit | Gratuit avec Office 365 | Plans coûteux | Plans gratuits et payants |
Google Forms se démarque si vous recherchez :
Microsoft Forms est le meilleur choix si :
Les spécificités de votre secteur influencent également dans votre choix :
Les retours utilisateurs montrent aussi des tendances claires selon les environnements :
Voici un tableau comparatif des capacités de création de formulaires entre Google Forms et Microsoft Forms :
| Aspect | Google Forms | Microsoft Forms |
|---|---|---|
| Facilité d’utilisation | Très convivial | Convivial, mais nécessite une certaine familiarité avec la Suite Office |
| Intégration | Forte avec les outils de Google | Forte avec Microsoft Office |
| Sécurité | Basique | Fonctions avancées de conformité |
| Logique des questions | Logique de saut basique | Ramification conditionnelle via les paramètres |
| Modèles | Limités mais suffisants | Limités par rapport à d’autres plateformes |
| Analytique | Analytique basique, intégré à Google Sheets | Analytique détaillée dans Excel |
Google Forms convient aux besoins simples et rapides des petites organisations et établissements éducatifs, tandis que Microsoft Forms est idéal pour les environnements professionnels nécessitant sécurité et intégration avec Office 365. Prenez le temps d’évaluer vos besoins avant de choisir.
Google Forms et Microsoft Forms sont d’excellents outils pour créer des formulaires en ligne, chacun ayant ses forces. Google Forms séduit par sa simplicité et son intégration parfaite avec Google Workspace, le rendant idéal pour des besoins rapides et éducatifs. Microsoft Forms, quant à lui, se distingue par son intégration à Office 365 et ses fonctionnalités avancées, en faisant un choix naturel pour les entreprises.
Cependant, si vous cherchez une solution plus complète, Activity Messenger s’impose comme l’outil incontournable. En plus de créer des formulaires, il centralise les inscriptions, les paiements, et les communications tout en offrant des fonctionnalités avancées comme la gestion des présences, les décharges numériques et la billetterie d’événements. Contrairement à Google Forms ou Microsoft Forms, Activity Messenger répond aux besoins des organisations sportives, culturelles et éducatives grâce à son approche tout-en-un et ses outils pensés pour simplifier votre gestion quotidienne.
Pour des besoins plus complexes, vous avez tout à gagner à choisir une solution comme Activity Messenger, conçue pour vous faire économiser du temps tout en optimisant vos processus. Et pour en savoir plus, prenez rendez-vous dès maintenant avec l’un de nos conseillers pour bénéficier d’une démo personnalisée !
