Si vous gérez une école de danse, un club de gymnastique, un camp de jour ou école de natation, vous savez à quel point la gestion des employés peut être complexe.
Contrats, informations bancaires, demandes de congés, feuilles de temps… la liste est longue.
Mais la majorité des plateformes sur le marché sont très dispendieuses.
Activity Messenger est conçu pour les organismes qui gèrent des employés saisonniers et à temps partiel. Moins cher et mieux adapté à vos besoins.
Dans cet article, on vous présente une solution francophone et québécoise pour la gestion de vos employés à temps partiel: Activity Messenger.
Vous pouvez créer un portail personnalisé pour vos employés. Bien plus qu’une page web, le portail vous permet de faire le suivi de formulaires, contrats, demandes de congé et feuilles de temps de vos employés.
Vos employés ont donc accès à tous les formulaires à remplir en un même emplacement.
Toutes les données sont encryptées et stockées au Québec de manière sécurisée.
Les employés ajoutent leurs informations pour la paye, signe leur contrat d’embauche et télécharge même leurs différentes certifications, lors du processus d’embauche.
Tout se fait via un téléphone intelligent. Il n’y a donc plus de courriel, impression de document et de suivi avec vos employés.
Pour chaque formulaire rempli, un PDF est généré, rendant la documentation et le suivi plus faciles.
Si votre gestion implique la coordination d’équipes et d’horaires multiples, gérer les congés est probablement tout un casse-tête.
Plutôt que de vous envoyer la demande par courriel, texto, messenger ou sur un bout de papier, vos employés n’ont qu’à remplir un formulaire en ligne.
Le formulaire de demande de congé est configurable selon vos besoins. Vous pouvez partir de zéro ou utiliser notre modèle déjà fait.
Voici ce que vous pouvez y inclure :
Un tableau de bord vous permet de voir rapidement qui a demandé un congé et à quelle date. Vous pouvez même communiquer avec vos employés via le système—par courriel ou par texto.
Approuver ou non une demande de congé et faites parvenir l’approbation par SMS à l’employé en question via Activity Messenger. L’approbation sera visible pour tous les administrateurs de votre compte.
Un autre aspect crucial de la gestion de votre entreprise ou OBNL; les feuilles de temps.
Une solution numérique vous permet de rendre le processus fluide, efficace et de limiter les erreurs.
3 bonnes raisons de passer du papier à un formulaire en ligne
Simplification de la paie: Un formulaire en ligne pour vos feuilles de temps réduit considérablement le temps que vous consacrez au traitement de la paye.
Réduction des erreurs : Une feuille de temps perdue ou mal interprétée peut produire des erreurs lors de la paye. Le passage au numérique permet d’atténuer ce type d’erreurs humaines.
Décisions fondées sur des données : Avec toutes vos données en un seul endroit, vous pouvez analyser les tendances, ce qui vous aide à prendre des décisions de gestion plus éclairées.
Voici ce que vous pouvez y inclure :
Le passage au numérique rend aussi l’accès aux formulaires plus facile pour vos employés de trois façons :
Et voilà, une solution moderne pour un problème vieux comme le monde.
La gestion d’un camp de jour, studio de danse, club de gymnastique, fédération, municipalité ou école de natation requiert un grand nombre d’employés à temps partiel.
Et ça vient aussi avec un taux de roulement très élevé. Je suis déjà passé par là.
La gestion des ententes de confidentialité et signature de contrat d’embauche peut vite devenir une tâche à n’en plus finir.
Surtout avec les employés de la génération Z qui ne réponde plus autant à leur courriel et n’ont souvent pas d’imprimante.
La solution? Passer au numérique
En quelques clics, vous pouvez créer un formulaire et remplacer vos documents papier.
Ajoutez des champs personnalisables pour recueillir des informations spécifiques sur les employés et joignez directement tout PDF que vous souhaitez qu’ils consultent.
Vous et votre employé pouvez signer de façon numérique chacun des documents.
Le système génère automatiquement un PDF, dont une copie est envoyée à votre équipe et l’autre stockée en toute sécurité pour vos archives.
Vos employés n’ont plus besoin de faire des pieds et des mains pour accéder et remplir vos différents documents.
Partagez-les facilement par le biais d’un lien unique, d’un code QR ou même d’un SMS rapide disant : « N’oublie pas de signer ceci avant ton premier quart de travail ».
