Créer un formulaire de demande de remboursement des dépenses

Olivier Rousseau
11 novembre 2023 2 minutes de lecture

La gestion des dépenses est plus qu’une simple tâche administrative – c’est un élément vital de la santé financière de votre entreprise.

Un formulaire de rapport des dépenses n’est pas seulement un outil, c’est un bond vers l’efficacité et la précision.

Dans cet article, nous aborderons:

Comment créer un formulaire de demande de remboursement de frais
Suivi précis du kilométrage
Simplification de la saisie des dépenses
Téléchargement des reçus
Comment modifier les soumissions
Approuver un rapport de dépenses
Assurer la conformité

1- Créer un formulaire de demande de remboursement

L’interface « drag & drop » d’Activity Messenger est conçue pour faciliter la création de formulaires de rapport de dépenses.

Vous pouvez donc créer un formulaire qui reflète vos besoins spécifiques en matière de suivi des dépenses des employés. Vous vous assurez que chaque dépense est comptabilisée correctement.

Ce niveau de personnalisation est essentiel pour maintenir un processus de déclaration des dépenses clair et cohérent qui s’aligne sur les politiques et procédures de votre entreprise.

ajouter question au formulaire de dépenses

📌 Astuce: Mon équipe & moi dirigeons une entreprise de sport pour enfants avec plus de 100 employés à temps partiel. Nous avons partagé le formulaire de demande de remboursement sur notre canal de communication (slack) afin que les employés puissent le récupérer facilement. Vous pouvez aussi partager le code QR spécifique à ce formulaire dans votre salle de pause ou l’ajouter en tant qu’option sur votre portail du personnel.

2- Suivi du kilométrage des employés

Le kilométrage est une autre dépense importante qui doit être suivie.

En automatisant le calcul, vous éliminez les erreurs humaines et vous vous assurez que les remboursements sont basés sur des chiffres exacts. C’est particulièrement important pour les entreprises où les déplacements représentent une part importante des demandes de remboursement.

Un suivi précis du kilométrage est essentiel pour les prévisions budgétaires et peut également servir de données précieuses pour l’analyse des besoins et des coûts liés aux déplacements.

Suivi des dépenses de kilométrage

3- Simplifier la saisie des dépenses autres

La section « Items de dépense » est conçue pour couvrir l’ensemble des dépenses qui ne peuvent être classées dans d’autres catégories.

Cette flexibilité est essentielle pour les employés qui encourent une variété de dépenses autres mais qui sont essentielles au fonctionnement de l’entreprise.

En autorisant des descriptions détaillées, vous pouvez mieux comprendre les habitudes de dépenses et prendre des décisions plus éclairées en matière d’allocations budgétaires.

Simplifier la saisie des dépenses autres

4- Téléchargement des reçus

Les téléchargements de reçus numériques vous permettent de ne plus perdre de reçu. L’employé n’a qu’à prendre une photo du reçu au moment de l’achat et de le télécharger lorsqu’il remplira son formulaire de rapport de dépenses.

Les reçus numériques sont plus faciles à suivre, à stocker et à retrouver, ce qui réduit le risque de perte de documents et permet un traitement plus rapide.

Les signatures électroniques ajoutent une couche de validité juridique et accélèrent le processus d’approbation, garantissant aux employés un remboursement rapide.télécharger reçu dans un rapport de dépenses

 

📌 Astuces: En permettant au personnel de télécharger facilement leurs reçus et remplir des formulaires de demande de remboursement via un téléphone intelligent, vous vous alignez également sur la façon dont les employés de la génération Z souhaitent communiquer avec leur employeur.

5- Modifier les soumissions de rapport de dépenses

La possibilité de modifier et de soumettre à nouveau les rapports de dépenses peut s’avérer utile et même essentielle dans certains cas.

Les erreurs se produisent et les circonstances changent.

La flexibilité de notre système garantit que votre processus de gestion des dépenses est suffisamment souple pour y faire face.

Cette capacité d’adaptation est essentielle pour maintenir l’exactitude de vos dossiers financiers et garantir que chaque demande de remboursement reflète les véritables dépenses encourues.

modifier un rapport de dépenses d'employé

6- Comment approuver un rapport de dépenses

L’exactitude et la rapidité de la communication sont primordiales.

Le passage à un rapport de dépenses en ligne rend le processus d’approbation plus efficace, mais nécessite toujours une surveillance attentive.

La clé est un système qui garantit que la bonne personne examine et approuve chaque demande sans délai.

Une fois la demande soumise, une notification automatisée peut immédiatement alerter l’approbateur désigné. Ce processus élimine les risques de mauvaise communication et garantit que chaque demande est traitée rapidement et avec précision.

Une fois approuvé par la direction, le formulaire peut être automatiquement acheminé vers l’équipe comptable pour un processus interne encore plus transparent.

Approuver un formulaire de rapport de dépenses

7- Assurer la conformité grâce aux questions verrouillées

Les questions verrouillées ont un double objectif.

Elles protègent l’intégrité des rapports de dépenses et garantissent la conformité avec les politiques de l’entreprise. En empêchant la modification des chiffres essentiels, vous réduisez le risque de réclamations frauduleuses et maintenez la cohérence entre toutes les soumissions.

Cette fonction est essentielle pour les organisations qui doivent respecter des contrôles budgétaires et des audits financiers stricts.

item vérouillés rapport de dépenses

Un écosystème financier sur mesure

Chaque fonctionnalité du formulaire de rapport de dépenses d’Activity Messenger est un élément qui permet la création d’un écosystème financier personnalisé pour votre entreprise.

En fournissant une solution à la fois complète et personnalisable, nous vous aidons à garder le contrôle de vos finances, à assurer la conformité et à économiser du temps et des ressources. Il ne s’agit pas seulement de gérer les dépenses – il s’agit de permettre à votre entreprise de fonctionner avec une plus grande intelligence financière.

Activity Messenger peut également aider à simplifier les demandes de congés et la gestion des employés à temps partiel et saisonnier.

Pour en savoir plus, réservez un appel d’introduction avec l’un de nos experts.

Écrit par Olivier Rousseau Olivier est propriétaire d'une franchise Sportball depuis plus de 10 ans avec des emplacements à Montréal, Québec et Ottawa, tout en aidant des propriétaires d'entreprise en tant que consultant en marketing sportif.

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