Automatisation des listes d'attente pour camps, cours et activités

Olivier Rousseau
4 avril 2024 CampsGymnastiqueLa danseNager 2 minutes de lecture

Personnaliser les paramètres de votre liste d'attente

Un logiciel d’inscription en ligne tel que Amilia, Qidigo, Sportplus ou Activity Messenge vous aide à automatiser la gestion de vos listes d’attentes.

Les organismes peuvent personnaliser les paramètres d’automatisation, de l’envoi de SMS et Courriel et le temps alloué pour réserver une place libérée.

Vous pouvez personnaliser

  • Grâce au publipostage incluant le nom du participant, le nom du cours, etc.
  • Vos gabarits de courriel avec des images et hyperliens.
  • L’envoi de notification par courriel et/ou SMS
  • Le temps alloué avant que leur place soit offerte à la prochaine personne sur la liste
  • L’option de refusé la place offerte

Notifications de liste d’attente de marque à engager et à convertir

En maintenant une image de marque cohérente dans toutes vos communications, y compris les notifications de listes d’attente, les clients potentiels sont plus susceptibles de convertir et de s’inscrire avec votre organisme.

 

📌 Astuce: Avec Activity Messenger, vous pouvez utiliser notre intégration Canva et y intégrer vos designs dans toutes vos communications et formulaires d’inscription, y compris votre notification de liste d’attente.

Configuration des notifications lorsqu'une place se libère

Vous pouvez créer des gabarits courriel et SMS qui sont automatiquement envoyés aux personnes inscrites sur la liste d’attente lorsqu’une place se libère.

Notification automatisée pour liste d'attente

Vous pouvez définir le temps alloué pour réserver une place une fois le courriel ou sms envoyé au parent.

📌 Astuce: Il faut donner suffisamment de temps aux parents pour s’inscrire. Inclure une notification par message texte fait en sorte que les parents sont beaucoup moins susceptibles de le manquer qu’un courriel. Ceci cause moins de frustrations de la part de parents et vous aide à remplir les places vacantes plus rapidement.

Permettre au client d'accepter ou décliner la place libérée

Les personnes inscrites sur la liste d’attente peuvent accepter ou refuser la place qui s’est libéré pour eux une fois qu’elles ont reçu la notification qu’une place s’est libéré pour eux. Les clients peuvent alors décider de s’inscrire ou non. S’ils refusent la place, le système déclenche une automatisation pour notifier la prochaine personne sur la liste d’attente.

Automatiser les listes d'attentes

Cela améliore non seulement la satisfaction des clients, mais simplifie également le processus pour votre personnel administratif afin de mieux gérer vos listes d’attente.

Modèle de courriel/SMS automatisé

Pour que les notifications par courriel et SMS pour vos listes d’attentes soient le plus efficaces possible, vous pouvez inclure les éléments suivants:

  • Personnalisation: Adresser le destinataire par son nom grâce au publipostage pour capturer immédiatement son attention. Ce petit détail peut augmenter considérablement l’engagement et les taux d’ouverture.
  • Identité de marque: Intégrer votre logo, votre schéma de couleurs et tout autre élément de votre marque d’entreprise pour assurer une cohérence dans toutes vos communications.
  • Soyez clair : Indiquez clairement qu’une place est disponible et que c’est une opportunité exclusive (selon un temps alloué) à leur statut sur la  liste d’attente.
  • Appel à l’action : Inclure un appel à l’action qui soit facile à trouver. Pour les SMS, utilisez un lien court qui va directement à la page d’inscription.
  • Temps alloué: Mentionnez le caractère sensible de la place allouée en fixant un délai clair avant lequel la personne doit s’inscrire.
  • Refuser la place: Offrez un moyen facile pour que les parents puissent refuser la place s’ils ne sont plus intéressé. Ceci permet d’accélérer le processus d’envoi à la prochaine personne sur votre liste d’attente.
  • Informations de contact: Fournir l’information nécessaire pour que les parents puissent vous contacter rapidement s’ils ont des questions ou des préoccupations.

Modèle de notification de la liste d’attente (Courriel & SMS)

Modèle de notification de la liste d'attente (Courriel & SMS)

📌 Astuce: En intégrant soigneusement ces éléments dans vos modèles de notification de liste d’attente, vous créez des messages engageants qui vous aideront à convertir les personnes inscrites sur la liste d’attente en participants pour votre camp, studios de danse, club de tennis, école de natation ou club de gymnastique.

Gestion de la liste d'attente

Afin d’optimiser l’efficacité de vos listes d’attente, il est essentiel de mettre en place un système de gestion robuste. Voici quelques stratégies qui peuvent vous aider à améliorer votre gestion de la liste d’attente.

  • Un système centralisé: Adopter un logiciel d’inscription en ligne qui vous permet de voir et de gérer votre liste d’attente en temps réel. Ce système devrait vous permettre d’ajouter, de supprimer et de réorganiser facilement les participants en fonction de vos critères uniques.
  • Analyse les tendances: Examiner régulièrement les données de vos listes d’attente pour identifier des tendances, telles que les heures et les types d’activités qui ont une forte demande. Ces informations peuvent vous aider à adapter votre offre, vos horaires ou vos stratégies marketing.
  • Offrir une alternative: Pour ceux qui pourraient rester sur la liste d’attente, envisagez d’offrir des cours ou activités alternatives.
  • Demande de rétroaction: Contacter les individus sur la liste d’attente pour recueillir des commentaires sur leur expérience. Cela peut vous aider à mieux comprendre comment améliorer votre processus de liste d’attente et d’augmenter la satisfaction globale des clients.

En mettant en œuvre ces stratégies, vous maximisez non seulement votre capacité dans vos cours ou camps de jour, mais améliorez également l’expérience pour tous les participants.

À lire: Comment améliorer votre processus d’inscription en ligne

Impact de l'automatisation des listes d'attente

L’automatisation de la liste d’attente a des implications réelles pour les camps de jour, les studios de danse, les écoles de natation, les clubs de gymnastique et les municipalités. Il fournit un processus d’inscription en ligne simple et efficace à chaque fois qu’une place se libère.

Avantages d’automatiser votre processus de liste d’attente

  • Efficacité opérationnelle: L’automatisation simplifie le processus de gestion, réduisant les tâches manuelles et économisant du temps pour les directeurs de camps.
  • Communication efficace: Automatiser les notifications assurent que les personnes inscrites sur la liste d’attente reçoivent les mises à jour et informations importantes au bon moment.
  • Remplir les places libérées plus rapidement: L’automatisation de la liste d’attente améliore vos ventes suite à un remboursement d’un autre client et permet donc d’annuler la perte.
  • Gestion autonome 24/7 : Le client peut accepter ou refuser sa  place en dehors des heures de bureau et finaliser le paiement et son inscription.
  • Satisfaction du client : L’automatisation de la liste d’attente offre un système transparent et organisé qui vous permet d’augmenter la satisfaction des clients.

Plus d'outils pour votre camp, vos classes et vos activités

Maintenant que nous avons regardé comment automatiser vos listes de présence, vous pourriez envisager remplacer plus d’outils ou de fonctionnalités avec Activity Messenger.

Remplacer votre logiciel d’inscription en ligne actuel (Qidigo, Sportplus, Amilia, Proinscription etc)

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Activity Messenger est aussi une alternative québécoise à Jotform, SurveyMonkey, SmartWaiver & Mailchimp pour votre organisme ou entreprise.

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Écrit par Olivier Rousseau Olivier est propriétaire d'une franchise Sportball depuis plus de 10 ans avec des emplacements à Montréal, Québec et Ottawa, tout en aidant des propriétaires d'entreprise en tant que consultant en marketing sportif.

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