Gestion des présences pour camps de jour

Olivier Rousseau
28 février 2024 Camps 2 minutes de lecture

Suivi des présences

Lorsque les parents inscrivent leurs enfants, le système place chaque inscription dans la liste de présence approprié, simplifiant le processus dès l’inscription.

Avec un système de gestion des présences comme Activity Messenger, vous pouvez être sûr que vos listes sont instantanément mises à jour et que tout changement est immédiatement accessible à l’ensemble de votre personnel.

Suivi des présences pour camp de jour

Donner accès à vos animateurs

Différents niveaux d’autorisation

Tous vos animateurs de camp ne devraient pas avoir le même niveau d’accès aux informations personnelles de vos campeurs et de leurs familles.

Voici les différents niveaux d’autorisation.

Administrateur: Accès à toutes les listes de présences
Animateur sans messagerie: Accès aux listes de présence attitrées à leur compte sans la capacité d’envoyer SMS/Courriel aux parents.
Animateur avec messagerie: Accès aux listes de présence attitrées à leur compte avec la possibilité d’envoyer SMS/Courriel

Donner accès à vos animateurs liste de présence

 

 

📌 Astuces: Il est important de limiter l’accès afin que le personnel ne puisse voir que les informations concernant les parents et les enfants de leur groupe. Vous pouvez également contrôler qui est autorisé à communiquer avec les parents et comment ils sont autorisés à le faire.

Vérifier l'arrivée et le départ des enfants

Suivi de l’arrivée et départ

Simplifier votre processus d’arrivée et de départ des campeurs afin de réduire les erreurs dans votre suivi de présences. Si un campeur est incorrectement marqué comme absent ou présent, la plateforme vous permet d’effectuer les corrections nécessaires.

Analyse des données de présence

L’analyse de données vous permet d’identifier les tendances, telles que l’absentéisme et de traiter ces problèmes de manière proactive. Ça vous faire le suivi avec les parents qui viennent chercher leurs enfants après l’heure spécifiée dans la politique de votre camp et gérer les frais de retard.

Vérifier l'arrivée et le départ des enfants

 

 

📌 Astuces: Tous les camps de jours suivent de près l’assiduité de leurs campeurs. Avec Activity Messenger, l’onglet Aujourd’hui de notre système élimine le besoin de basculer entre plusieurs listes, en affichant tous les campeurs qui sont inscrit au camp un jour donné peu importe leur groupe.

Ajouter des notes et créer des groupes

Listes de présence avec mise à jour en temps réel

Vous et votre personnel pouvez ajouter des notes sur la liste de présence à propos des incidents qui se sont produits ce jour-là au camp.
Il peut s’agir d’observations, de problèmes de comportement, d’accomplissements des campeurs ou de rappels rapides entre la direction et les moniteurs.

Les moniteurs et les administrateurs du camp peuvent consulter les notes de tous ce qui permet de regroupées toutes vos notes et communication en un seul endroit.

Ajouter des notes sur la liste de présence

Créer des groupes

Vous pouvez diviser la liste de présence en groupes selon les besoins spécifiques de votre camp.

Les groupes peuvent être créés suite à l’inscription pour gérer des segments d’âge différents ou diviser selon les activités ou les problèmes de comportement.

Créer des groups dans vos listes de présences

 

📌 Astuces: Ajouter des notes à même vos liste de présence facilite la communication avec les parents avant et après le camp. Vous êtes assuré qu’aucune information ne soit oubliée et que les parents et animateurs reçoivent les mises à jour au bon moment.

Envoyer des textos aux parents à partir de votre liste de présence

Activity Messenger permet une communication ciblée par SMS via vos listes de présences.

L’envoi de texto est idéal pour communiquer des mises à jour, des rappels ou répondre à des préoccupations spécifiques de parents.

Envoyer des textos aux parents à partir de votre liste de présence

Suivi pour les formulaire d'acceptation des risques et les fiches médicales

À partir de vos liste de présences, vous pouvez faire le suivi des parents qui ont complété les formulaires d’acceptation des risques et la fiche santé.

C’est donc la fin de suivi manuel et de paperasse à n’en plus finir. Cela garantit que des contrôles sont effectués quotidiennement et que chaque campeur est prêt à participer en toute sécurité.

Suivi pour les formulaire d'acceptation des risques et les fiches médicales

 

 

Alternative à planitou

Activity Messenger est une alternative québécoise à Planitou pour les camps de jours. Les deux plateformes permettent la gestion des listes de présence, les communications avec les parents, les avis d’absences et de retard en plus du dossier de l’enfant.

Une des grandes différences est que les parents n’ont pas à télécharger d’application et les communications se font par courriel et SMS, ce qui assure un meilleur suivi avec les parents qui ne téléchargent pas ou ne surveillent pas les notifications de l’application avec Planitou.

D’autres outils intégrés pour les camps de jour:

Envoi d’infolettre
Signature numérique
Formulaire d’inscription en ligne
Logiciel pour camp de jour
Gestion du personnel
Automatisation de listes d’attente pour camps de jour

Écrit par Olivier Rousseau Olivier est propriétaire d'une franchise Sportball depuis plus de 10 ans avec des emplacements à Montréal, Québec et Ottawa, tout en aidant des propriétaires d'entreprise en tant que consultant en marketing sportif.

Simplifiez le suivi des présences pour votre camp de jour

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