Fiche santé pour camps de jour

Olivier Rousseau
29 février 2024 Camps 2 minutes de lecture

Créer une fiche médicale en ligne

Il est important de déterminer le type d’informations que vous souhaitez recueillir.

Commencez par les informations de base sur les campeurs, telles que le nom, la date de naissance, le sexe et l’adresse.

Si vous avez déjà recueilli ces informations lors de l’inscription, ces données peuvent être pré-rempli afin de réduire les redondances et de faire gagner du temps aux parents.

Une plateforme comme Activity Messenger est conçue pour simplifier le processus pour les parents un peu moins techno.

Vous pouvez facilement glisser et déposer différentes questions afin de personnaliser votre formulaire médical au besoin de votre camp de jour.

Créer une fiche médicale en ligne

Personnaliser la fiche médicale

Vous pouvez diviser votre formulaire en sections telles que les allergies, les conditions médicales et les médicaments.

Cette organisation permet aux parents de fournir plus facilement des informations précises. L’utilisation de listes déroulantes ou de cases à cocher pour les allergies et les problèmes de santé courants standardise le processus.

Vous pouvez ainsi identifier et filtrer rapidement les campeurs ayant des besoins particuliers. Ceci est important pour votre préparation de camp, mais aussi pour répondre plus rapidement lors de situations d’urgence pendant le camp.

Il est également important d’ajouter des options ouvertes afin que les parents puissent fournir un contexte pour chaque réponse.

Personnaliser la fiche médicale

Préparation en cas d'urgence

Espérer pour le mieux, mais être prêts en cas d’urgence.

D’ou l’importance d’ajouter des champs pour les contacts d’urgence principaux et secondaires. Cela permettra de couvrir tous les scénarios possibles.

Activity Messenger vous permet de poser ces questions et donne aux parents la possibilité d’ajouter autant de contacts d’urgence qu’ils le souhaitent.

Vous pouvez également inclure une signature électronique obligatoire et des cases à cocher pour le consentement afin de vous conformer aux exigences légales et de confirmer la compréhension et le consentement des parents.

Préparation en cas d'urgence

Inclure le branchement conditionnel pour simplifier le processus

L’ajout d’un branchement conditionnel permet au formulaire d’afficher les bonnes questions en fonction des réponses précédentes. Par exemple, si un parent indique que son enfant souffre d’allergies, les questions suivantes peuvent saisir des informations plus détaillées telles que le type, la gravité et les actions requises.

Le formulaire reste ainsi concis pour les personnes qui n’ont pas d’antécédents médicaux complexes, tout en permettant de recueillir des informations détaillées en cas de besoin.

Simplifier le téléchargement de documents

Vous pouvez également inclure des sections pour le téléchargement de documents médicaux ou d’images. Cela vous permet de rassembler toutes les informations et tous les documents au même endroit et de vous assurer que vous disposez de toutes les informations nécessaires en cas d’urgence.

Simplifier le téléchargement de documents

Optimiser l'expérience des parents

Il est important de créer un formulaire intuitif et adapté pour les téléphones mobiles, afin que les parents puissent le remplir à partir de n’importe quel appareil.

Vous devez inclure des instructions claires et concises pour guider les parents à travers le formulaire, afin de réduire les erreurs, les soumissions incomplètes et les besoins d’assistance.

Tous les formulaires d’Activity Messenger s’adapte aux différents écrans, ce qui permet aux parents de les remplir facilement à partir de leur téléphone intelligent. Vous pouvez également permettre aux parents de sauvegarder le formulaire et d’y revenir plus tard.

Rappels automatiques aux parents qui n'ont pas encore rempli la fiche médicale

Vous ne voulez plus courir après les parents pour qu’ils remplissent le formulaire médical de leur enfant.

Activity Messenger le fait pour vous.

Vous pouvez utiliser les fonctions intégrées de courriel et de SMS de la plateforme pour partager le formulaire.

La plateforme vous permet de mettre en place un système de rappel automatique pour ceux qui n’ont pas rempli le formulaire, réduisant ainsi les suivis manuels. Vous pouvez programmer des rappels par courriel ou par SMS, mais uniquement pour les parents qui n’ont toujours pas rempli le formulaire.

Le système n’enverra pas le message de rappel aux gens qui ont déjà rempli la fiche médicale

Rappels automatiques aux parents qui n'ont pas encore rempli le formulaire médical

 

Vous devrez également prévoir un plan pour les personnes qui arriveraient le jour du camp sans avoir rempli la fiche médicale.

L’ajout d’un code QR à l’entrée du camp est un excellent moyen de collecter les formulaires médicaux le premier jour du camp, lorsque l’enfant arrive.

Des données en temps réelle

Utilisez les capacités de filtrage d’Activity Messenger pour trier et identifier rapidement les campeurs selon des critères spécifiques, tels que les allergies ou les conditions médicales.

Les informations médicales peuvent être ajoutées à la liste de présence de votre camp pour que les moniteurs puissent y accéder en temps réel. Cela permet de s’assurer que tout le personnel du camp est au courant des besoins médicaux de chaque enfant.

filtre de données de fiche médicale

D'autres outils intégrés pour les camps de jour:

En plus de la création de fiches santé pour les camps de jour, Activity Messenger permet aussi:

Envoi d’infolettre
Gestion des présences
Signature numérique
Formulaire d’inscription en ligne
Gestion du personnel
Automatisation des listes de présence

Écrit par Olivier Rousseau Olivier est propriétaire d'une franchise Sportball depuis plus de 10 ans avec des emplacements à Montréal, Québec et Ottawa, tout en aidant des propriétaires d'entreprise en tant que consultant en marketing sportif.

Créer une fiche médicale en ligne pour votre camp de jour

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