Que ce soit pour des cours de yoga, de danse, ou de pilates, l’offre de cours à la carte permet la plus grande flexibilité pour vos clients. Mais, ce n’est pas toujours si simple à gérer du côté administrateur.
Dans cet article, nous allons découvrir une solution québécoise qui vous permettra de gérer facilement vos ventes, inscriptions et annulations, tout en offrant la flexibilité appréciée par vos clients.
L’objectif est de vendre des carnets de cours, par exemple un carnet de 5 cours ou de 10 cours, que vos clients pourront ensuite utiliser pour s’inscrire aux séances à la carte.
Ces carnets fonctionnent comme des « coupons » : chaque achat donne droit à un certain nombre de cours prépayés, utilisables uniquement pour les cours à la carte et non pour des sessions complètes. Idéal pour offrir plus de flexibilité et répondre aux besoins variés des clients.
Vous pouvez déterminer quelles informations vous souhaitez collecter lors de l’achat : nom du responsable, allergies, maladies, etc. Ces champs sont entièrement personnalisables, vous pouvez choisir de les rendre obligatoires ou optionnels. L’acceptation des risques et une signature numérique est également intégrée pour valider le tout.
Une fois le formulaire rempli, le client choisit son carnet (5, 10, 20 cours ou autre) et passe à la facturation. Plusieurs modes de paiement sont possibles: carte de crédit, Interac, ou paiement hors ligne.
Après l’achat, le client a un nombre de coupons (ou cours prépayé) pour s’inscrire aux sessions à la carte offertes selon son horaire. Par exemple, un débutant peut choisir un jour de la semaine et sélectionner plusieurs cours disponibles pour ce niveau. Le système va prendre automatiquement les coupons du client dans son compte et ajuste la facture à zéro, car les cours ont déjà été prépayés.
La personne inscrite est aussi ajoutée à la liste de présence du cours, ce qui facilite la gestion des présences et des différentes sessions.
Une autre fonctionnalité importante à considérer est la gestion des annulations. Avec Activity Messenger, vous pouvez définir dans les options avancées que le client peut récupérer son coupon (ou cours prépayés) s’il annule son cours dans un délai précis, par exemple 12 heures avant la séance.
Cette fonctionnalité évite les abus, comme les absences non justifiées, tout en offrant une flexibilité appréciable aux clients qui peuvent ainsi changer un cours si leur horaire change sans perdre de cours prépayés, si le tout est fait selon le délai que vous avez préconfiguré.
Est-ce que je peux offrir plusieurs types de carnets (ex : 5, 10 ou 20 cours) ?
Oui ! Vous pouvez créer autant de formules que vous voulez. Chacune peut avoir un prix et une période de validité différente (ex : valide 3 mois, 6 mois, etc.).
Comment les clients réservent-ils leurs cours ?
Ils achètent d’abord un carnet via un formulaire en ligne. Ensuite, ils peuvent réserver leurs cours un à un via un lien ou une page dédiée. Chaque réservation déduit automatiquement un crédit de leur carnet.
Puis-je limiter l’accès à certains cours seulement ?
Absolument. Vous pouvez créer des carnets qui ne donnent accès qu’à une série précise de cours (ex : yoga du mardi et jeudi), ou à toute votre grille horaire.
Et si une maman veut acheter un carnet pour plusieurs enfants ?
Aucun souci. Il est possible d’acheter plusieurs carnets avec le même formulaire, et d’ajouter les informations de chaque participant séparément.
Vais-je recevoir une preuve de paiement et le détail de l’inscription ?
Oui. Le client reçoit une confirmation automatisée. Vous, de votre côté, avez accès à toutes les données dans votre tableau de bord Activity Messenger.
Est-ce que le client peut annuler une réservation et récupérer son cours prépayés ?
Oui, si vous activez cette option. Le cours prépayé est automatiquement remis au carnet du client, qui pourra l’utiliser plus tard.
