Flip City Gymnastics est un club de gymnastique sans but lucratif en Colombie-Britannique avec plus de 800 membres et comptant un personnel de 38 membres. Chaque année, ils organisent plusieurs événements provinciaux tels que les championnats de gymnastique artistique et ceux de trampoline.
Sherri et l’équipe de Flip City cherchaient à simplifier les ventes de billets d’événements et à tout mettre en ligne. Ils ont choisi Activity Messenger pour vendre des billets en ligne, réduire les files d’attente au kiosque d’admission et réduire les paiements en espèces.
Chaque année, le club de gymnastique Flip City accueille deux championnats provinciaux. Historiquement, les billets ont toujours été vendus en espèces au kiosque d’admission. Sherri voulait simplifier le processus en déplaçant toutes les ventes de billets en ligne.
Avec des centaines de spectateurs attendus pendant le week-end de 3 jours, il était important de trouver un système qui pourrait :
En 2020, c’était la première fois qu’ils prenaient des ventes de billets en ligne en utilisant Activity Messenger. Les avantages de cette solution ont permis de gagner du temps immédiatement.
Activity Messenger leur a permis de:
Ils ont tout suite vu une économies de coûts et de temps.
« Le temps d’administration qu’il fallait pour traiter l’argent au cours d’une fin de semaine, faire le rapprochement comptable et apporter le tout à la banque était considérable. La plateforme nous a permis de sauver un temps précieux faisant en sorte que le coût lié à cette plateforme se paie de lui-même. »
Passant à une nouvelle façon de vendre des billets, il était important que le processus soit aussi simple que possible pour les clients à la porte et pendant la pré-vente.
« J’aime la façon dont nous avons réussi à faire en sorte que ce soit aussi simple que possible pour la personne qui achète un billet. Avec aussi peu d’informations à remplir et une seule étape pour effectuer l’achat. »
Du côté des opérations, Sherri espérait que la vente en ligne aiderait aussi avec les files d’attente et les entrées les jours de l’événement.
« Nous avons été en mesure de simplifier l’accueil des spectateurs. Le fait de pouvoir utiliser les codes QR pour que de nombreuses personnes puissent acheter des billets en même temps a changé la donne. On avait juste besoin de quelques bénévoles pour guider les gens et c’était tellement simple. »
Les jours précédents l’événement sont généralement assez mouvementés. Avec tout ce qui se passe et la plupart des gens qui aident étant des bénévoles, avoir une solution qui permette que les bénévoles soient formés en un rien de temps fait une grande différence.
« Je pense vraiment que Activity Messenger est la seule solution. Pour la facilité d’utilisation et le gain de temps. Mais aussi le fait que l’exigence de formation du personnel soit si minime. »
La production de rapports était également plus difficile avec les paiements en espèces et Activity Messenger a permis de gagner des heures de travail.
« Les rapports étaient tellement faciles après l’événement. Il n’a pas fallu beaucoup de temps pour exporter une feuille de calcul et voir exactement quels types de billets nous avions vendus. Cela nous a fait gagner du temps pour les rapprochements comptables des paiements en espèces et pour les apporter à la banque. »
Après avoir utilisé Activity Messenger pour deux événements en 2022, Sherri ne peut pas imaginer un monde sans cette plateforme.
« Il y a un petit coût administratif à la solution, mais cela finit par être une économie de coûts en considérant le temps et l’énergie qu’il faut habituellement pour traiter les paiements manuels. Je le recommande à quiconque vend des billets pour des événements sportifs. »
