Comment créer un formulaire d’inscription pour un événement ?

Planifier un événement exige une organisation minutieuse, de la création du calendrier à la gestion des ventes de billets et des communications. Concevoir un formulaire d’inscription efficace constitue la première étape pour garantir une gestion fluide de votre événement.

Avec Activity Messenger, vous pouvez créer et personnaliser des formulaires d’inscription à votre image, qui prennent en charge la vente de billets, le suivi des participants, et même la communication après l’événement. Voici un guide pour créer, étape par étape, un formulaire d’inscription qui couvre tous les aspects essentiels de votre événement.

Dans cet article, nous verrons ensemble comment :

• Créer un formulaire d’inscription pour un événement
• Paramétrer les options de billets avec des codes QR
• Ajouter les principaux champs et une signature numérique
• Gérer les inscriptions et les communications liées aux événements
• Utiliser le lecteur de billets pour un enregistrement efficace
• Les avantages de choisir un logiciel de création de formulaire d’inscription conçu au Québec

Vous cherchez comment créer une billetterie en ligne pour vos évènement ? Voici un tutoriel :

Créer un formulaire d’inscription pour un événement

Avant tout, vous devrez configurer les informations liées à votre événement :

• Le nom de l’événement et la tarification des billets : commencez par nommer votre événement – un nom clair et concis aidera les participants à comprendre à quoi ils s’inscrivent. Ensuite, fixez le prix des billets et ajoutez les frais (comme les taxes). Vous pouvez aussi attribuer des codes comptables, ce qui est particulièrement utile pour les grandes organisations, afin de suivre différents événements ou formes de revenus ;
• Le lieu et l’horaire : ces détails sont essentiels. Indiquez l’adresse exacte ou le lien vers l’évènement en ligne s’il s’agit d’un évènement virtuel. Pour des événements sur plusieurs jours ou avec plusieurs séances, Activity Messenger vous permet de créer un calendrier avec des options pour attribuer des prix de billet distincts pour chaque jour. Cela offre plus de flexibilité aux participants et vous aide à mieux gérer le flux d’inscription pour chaque date ou session de l’événement ;
• La période de vente des billets : gérez la vente de vos billets en définissant des dates d’ouverture et de clôture. Ceci est utile pour des tarifs préférentiels ou des périodes d’inscription limitées dans le temps. En limitant la période de vente, vous créez un sentiment d’urgence et encouragez ainsi les inscriptions anticipées.

Paramétrer les options de billets avec des codes QR

Une fois que les informations de base de l’événement sont configurées, il est temps de réfléchir aux options pour votre billetterie :

• Des billets pour une journée ou pour plusieurs jours : pour les événements sur plusieurs jours, vous pouvez proposer des billets pour une journée ou des passes valables sur plusieurs jours. Par exemple, pour une compétition de gymnastique, vous pouvez permettre aux participants de payer pour une des dates de l’évènement, ou pour l’événement complet de trois jours. Les participants peuvent sélectionner les jours où ils souhaitent être présents, et Activity Messenger calculera automatiquement le coût total ;
• Les limites de quantité et des codes promotionnels : limitez le nombre maximum de billets qu’un participant peut acheter si vous avez des restrictions en termes de capacité. De plus, l’ajout de codes promotionnels à votre formulaire est un excellent moyen de stimuler les inscriptions anticipées. Mettez en place des codes pour les inscriptions anticipées, offrir des rabais à certains groupes, ou proposer des offres promotionnelles limitées dans le temps ;
• Les codes QR pour la billetterie : chaque billet est émis avec un code QR unique que les participants peuvent scanner avec leur téléphone mobile. Ces codes QR facilitent l’entrée des participants le jour de l’événement, permettant un enregistrement rapide grâce à des scanners. Activity Messenger vous permet de gérer le tout directement depuis votre espace, en utilisant un téléphone intelligent pour scanner les billets des participants.

Ajouter les principaux champs et une signature numérique

Le créateur de formulaires d’Activity Messenger vous offre plus de 80 champs personnalisables pour vous permettre de recueillir toutes les informations dont vous avez besoin pour vos évènements, sur un seul endroit. Cela comprend notamment :

• Les informations sur vos participants : les champs standards comment le prénom, les coordonnées et des informations particulières comme des restrictions alimentaires, la taille de t-shirt ou les ateliers préférés ;
• La signature électronique : si votre événement nécessite l’approbation de conditions générales, la signature d’une décharge de responsabilité, ou encore de certaines règles, vous pouvez ajouter un bloc de signature numérique. Cela couvre ainsi les aspects légaux pour les événements nécessitant des accords de responsabilité ou une autorisation parentale ;
• Des champs personnalisables : avec plus de 80 champs à votre disposition, vous pouvez entièrement personnaliser votre formulaire. Par exemple, vous pouvez ajouter des cases à cocher pour les préférences, des menus déroulants pour les groupes d’âge ou des champs ouverts pour des commentaires supplémentaires.

Gérer les inscriptions et les communications liées aux événements

Dès que votre formulaire est en ligne et que vous commencez à recevoir des inscriptions, vous aurez besoin d’outils pour surveiller et gérer les participants. Activity Messenger vous permet de suivre ces éléments avec précision. Depuis votre espace, vous avez accès à :

• Un tableau de bord des participants : obtenez une vue d’ensemble pour chaque personne inscrite. Le tableau de bord permet de vérifier si un participant a payé ou s’il a un solde à régler. Ce suivi facilite la gestion du taux de participation et vous aide à atteindre la capacité maximale de l’événement ;
• Des listes de présence : affichez ou imprimez les listes de participants par jour ou par session. La fonctionnalité de gestion des présences d’Activity Messenger trie automatiquement les participants selon la journée de l’événement, ce qui permet de voir d’un seul coup d’œil qui sera présent et quand. C’est particulièrement utile pour les événements sur plusieurs jours, où les participants peuvent sélectionner des dates ;
• Des outils de communication automatisée : Activity Messenger simplifie l’envoi de mises à jour aux participants. Sélectionnez des participants depuis votre tableau de bord pour leur envoyer des rappels ou des informations par courriel ou par SMS. Par exemple, vous pouvez programmer des rappels au sujet de l’horaire de l’évènement, partager des informations sur le stationnement, ou renvoyer des billets à ceux qui en ont besoin. Des rappels automatisés peuvent également être configurés quelques jours avant l’événement pour réduire les absences.

Utiliser le lecteur de billets pour un enregistrement efficace

Un processus d’enregistrement fluide donne le ton de votre événement, et les codes QR jouent un rôle essentiel pour en faciliter l’expérience.

• Un lecteur de billets sur mobile : la fonctionnalité de lecteur de billets d’Activity Messenger utilise le code QR de chaque billet pour enregistrer les participants. Le personnel peut scanner les codes directement depuis leurs téléphones intelligents. Une fois scanné, le billet est marqué comme utilisé, ce qui garantit ainsi qu’un même participant ne peux entrer qu’une seule fois ;
• La résolution rapide des problèmes à l’entrée : si quelqu’un ne trouve pas son billet, le système vous permet de retrouver le participant sur place. Cela permet à votre équipe de résoudre les problèmes sans ralentir la file d’attente ;
• Le suivi des présences : en scannant chaque participant à l’entrée, vous pouvez voir en temps réel le nombre de présences, facilitant ainsi le suivi des arrivées et la détection rapide des absents ou des retardataires.

Les avantages de choisir un logiciel de création de formulaire d’inscription conçu au Québec

Contrairement à d’autres logiciels qui hébergent vos données aux États-Unis, Activity Messenger stocke toutes vos données d’inscription ici même, au Québec. Vous bénéficiez ainsi d’une protection accrue de vos informations et de la conformité aux normes de confidentialité et à la loi antipourriel canadienne (Loi 25).

En choisissant une plateforme d’inscription québécoise, vous profitez également d’un soutien personnalisé avec une équipe bilingue, vous soutenez une entreprise locale, et vous évitez les frais en dollars américains. En résumé, choisir une solution canadienne pour vos inscriptions vous offre :

• Une solution adaptée aux PME et aux OBNL québécois ;
• Un hébergement de données sécurisé, localisé au Québec ;
• Une conformité complète aux règlements antipourriel du Québec ;
• Une interface intuitive et conviviale ;
• Un service client bilingue et accessible.

Combien coûtent les plateformes de billetterie en ligne ?

La principale différence entre les différentes plateformes de billetterie en ligne réside dans les frais de service. Voici les tarifs appliqués par chaque plateforme pour chaque billet vendu. Activity Messenger propose une option plus abordable pour la billetterie en ligne.

• Activity Messenger : 3,9 % + 0,30 $ de frais de service par billet
• Eventbrite : 6,4 % + 1,29 $ de frais de service par billet
• Tixigo : 5 % + 2,9 % de frais de service par billet
• Eventn’Roll : 5 % + 1 $ de frais de service par billet

*Comprend tous les frais facturés par le logiciel d’enregistrement.
**Activity Messenger est la seule plateforme d’enregistrement capable d’automatiser les règlements Interac.

Conclusion

Créer un formulaire d’inscription pour vos évènements avec Activity Messenger vous permet de gérer tous les aspects de votre événement, de la vente des billets et du traitement des paiements, à la communication avec les participants et à l’enregistrement le jour J.

En utilisant les formulaires personnalisables d’Activity Messenger, les codes promotionnels, la billetterie avec les codes QR, et les options de messagerie, vous simplifiez vos processus et pouvez vous concentrer sur l’essentiel : offrir une expérience événementielle exceptionnelle.