Comment créer un formulaire d’inscription en ligne à des cours de basketball ?

Que vous organisiez une ligue de basketball pour jeunes, un tournoi pour adultes ou des camps d’entraînement saisonniers, un formulaire d’inscription en ligne peut simplifier vos opérations. Dans cet article, nous vous expliquerons comment créer un formulaire d’inscription en ligne à vos cours et évènements de basketball, adapté aux besoins de votre club.

1. Choisissez le bon logiciel pour vos formulaires d’inscription
2. Identifiez les informations à collecter
3. Proposez des options de paiement
4. Ajoutez une décharge de responsabilité
5. Automatisez les courriels de confirmation et les rappels
6. Testez votre formulaire avant de le lancer
7. Faites la promotion de votre formulaire et suivez les inscriptions

Choisissez le bon logiciel pour vos formulaires d’inscription

La première étape consiste à sélectionner le logiciel idéal pour créer et gérer vos formulaires d’inscription. Selon la taille de votre programme de basketball, votre choix d’outil peut soit simplifier la collecte des inscriptions, soit devenir un obstacle si des fonctionnalités essentielles ne sont pas accessibles.

Si vous cherchez une solution tout-en-un, Activity Messenger propose une intégration avec des fonctionnalités de paiement en ligne, des décharges de responsabilité numériques, du marketing par courriel et par texto, ainsi que de rappels automatisés, le tout centralisé sur une seule et unique plateforme. Ce logiciel est particulièrement intéressant pour les organisations sportives qui doivent gérer un volume important d’inscriptions, tout en assurant un suivi efficace des communications et des paiements.

Les autres options :

• Google Forms : il s’agit d’un outil gratuit et simple d’utilisation, mais qui ne propose pas d’intégration avec des systèmes de paiement ou des formulaires d’acceptation de risques. Il convient aux petits programmes ou pour des tournois occasionnels, où seules des informations de base sont requises et où le paiement est géré hors ligne. En savoir plus
• JotForm : bien que plus personnalisable que Google Forms et proposant l’intégration de paiement, ce logiciel peut manquer de fonctionnalités avancées, notamment si vous cherchez un logiciel qui permet de programmer des rappels automatisés, des communications par texto, le suivi des présences et la gestion des listes d’attente.
• Microsoft Forms : cet outil est facile à utiliser et s’intègre parfaitement aux autres solutions de Microsoft comme Excel et Outlook. Cependant, il ne prend pas en charge les paiements, les décharges de responsabilité, ni le suivi des présences. Microsoft Forms est une bonne option pour collecter des informations de base, mais il peut nécessiter des outils complémentaires pour des inscriptions plus complexes. En savoir plus

Identifiez les informations à collecter

L’un des éléments essentiels d’un formulaire d’inscription en ligne, c’est de bien définir les informations à collecter. Vous devez obtenir suffisamment de détails pour gérer efficacement vos participants, sans pour autant créer un formulaire trop long ou trop complexe, qui risquerait de décourager les inscriptions. Pour vous faciliter la tâche, voici une sélection des éléments clés à inclure dans votre formulaire d’inscription en ligne :

• Informations sur le participant : collectez les informations de base telles que le nom, l’âge, les coordonnées et le sexe. Cela vous aidera à classer les joueurs par groupe d’âge ou division ;
• Informations sur le parent ou le tuteur : pour les ligues de jeunes, il est important d’obtenir les contacts d’urgence et le consentement parental. Ajoutez dans votre formulaire des champs pour le nom, le numéro de téléphone et l’adresse courriel du parent ou du tuteur ;
• Informations médicales : pour des raisons de sécurité, nous vous conseillons d’ajouter des questions sur les conditions médicales et/ou les allergies de l’enfant (ou du participant) que les entraîneurs doivent connaître. Vous pouvez également inclure une case à cocher pour que le participant confirme qu’il est apte à jouer et comprend les risques associés ;
• Niveau de compétence : afin de regrouper les participants par niveau ou par expérience, demandez-leur des informations sur leur parcours en basketball ou leur poste préféré dans l’équipe. Cela aidera à former des équipes équilibrées et à s’assurer que chacun joue à un niveau adapté ;
• Taille de maillot : simplifiez la gestion des tailles de maillots en ajoutant ces champs dans votre formulaire d’inscription. Une liste déroulante (Enfant, S, M, L, XL, etc.) permettra aux participants de sélectionner leur taille facilement ;
• Accord d’acceptation des risques : ajoutez une décharge de responsabilité numérique, une autorisation de diffusion de photos, et tout code de conduite devant être signé. En utilisant un outil de création de formulaires avec signature électronique, vous vous assurez que les participants ou les parents signent ces documents dès l’inscription.

Proposer des options de paiement en ligne

Les paiements en ligne sont un incontournables pour les inscriptions sportives modernes. Non seulement ils simplifient et accélèrent le processus pour les participants, mais ils vous permettent aussi de percevoir les frais à l’avance, réduisant ainsi considérablement le travail administratif de votre équipe.

L’intégration avec des passerelles de paiement :

• Stripe : apprécié pour sa simplicité et sa portée internationale, Stripe vous permet d’accepter facilement les paiements par carte de crédit ;
• PayPal : une autre solution de paiement largement utilisée, en particulier par les participants internationaux qui préfèrent cette méthode ;
• Interac e-Transfer :si vous êtes au Canada, proposer l’option Interac e-Transfer est idéal pour les participants qui souhaitent payer directement depuis leur compte bancaire.

Vous pouvez également ajouter des fonctionnalités de paiement avancées comme :

• Des remises pour les inscriptions anticipées : encouragez les inscriptions précoces en proposant des tarifs réduits à ceux qui s’inscrivent avant une date limite définie ;
• Paiements échelonnés : pour des programmes aux coûts plus élevés, offrir une option de paiement en plusieurs versements peut faciliter l’inscription d’un plus grand nombre de participants.

Assurez-vous de fournir un aperçu clair des frais, y compris les éventuels coûts administratifs ou des frais de traitement, pour éviter toute surprise pour le participant.

Ajoutez une décharge de responsabilité

Les décharges de responsabilités (ou acceptation des risques) sont essentielles, surtout pour les sports de contact comme le basketball, où des blessures peuvent survenir très vite. Autrefois, ces documents étaient des formulaires papier que les participants devaient imprimer, signer et renvoyer. Aujourd’hui, ce processus a été considérablement simplifié grâce aux décharges numériques.

Pourquoi utiliser une décharge des risques numérique ?

• Efficacité : les accords de responsabilités numériques accélèrent le processus et éliminent les risques de perte de documents papier ;
• Commodité : les inscrits peuvent signer leur décharge directement lors de l’inscription en ligne, supprimant ainsi le besoin de relances de la part de vos équipes.

Votre accord de responsabilité devrait inclure :

• Une décharge indiquant que les participants comprennent les risques associés à la pratique du basketball ;
• Une autorisation médicale permettant aux organisateurs de prodiguer ou de solliciter des soins médicaux en cas d’urgence ou d’accident ;
• Une autorisation de diffusion d’images si vous prévoyez de prendre des photos lors des matchs ou des événements à des fins promotionnelles.

Automatisez les courriels de confirmation et les rappels

La communication est essentielle pour un processus d’inscription fluide, et l’automatisation de vos communications peut vous faire gagner un temps précieux. Lorsqu’un joueur s’inscrit, l’envoi d’un courriel de confirmation immédiat peut le rassurer sur la bonne prise en compte de son inscription. Ce courriel devrait inclure :

• Un récapitulatif de son inscription ;
• Les détails du paiement ;
• Les informations importantes (comme le calendrier des matchs, le lieu, ou la liste du matériel à apporter).

Rappels et mises à jour : à l’approche de l’événement, des rappels automatiques par courriel ou par texto permettent d’informer vos participants en temps voulu. Par exemple, programmez un courriel de rappel une semaine avant l’événement, suivi d’un SMS 24 heures avant le début du premier match. Avec Activity Messenger, vous configurez ces rappels une seule fois, et le système se charge du reste.

Testez votre formulaire avant de le lancer

Avant de diffuser votre formulaire d’inscription à votre audience, il est essentiel de le tester en profondeur. Parcourez l’intégralité du processus d’inscription vous-même, du remplissage du formulaire jusqu’au paiement et à la réception du courriel de confirmation. Ces tests vous permettront d’identifier d’éventuels problèmes techniques, des instructions confuses, ou des éléments à améliorer.

Points à vérifier lors de vos tests :

• Le formulaire est-il fluide et logique d’une section à l’autre ?
• Tous les champs obligatoires sont-ils clairement indiqués ?
• Le processus de paiement est-il simple et sans erreur ?
• Les courriels de confirmation sont-ils envoyés rapidement et contiennent-ils toutes les informations nécessaires ?

Il peut également être judicieux de recueillir d’avis de collègues de confiance ou d’anciens participants avant de mettre votre formulaire d’inscription en ligne.

Faites la promotion de votre formulaire et suivez les inscriptions

Une fois votre formulaire en ligne, il est temps de le promouvoir ! Utilisez vos canaux de communication pour faire connaître votre programme de basketball et facilitez l’inscription pour les participants.

Les principaux canaux de promotion :

• Réseaux sociaux : partagez le lien d’inscription sur vos comptes Facebook, Instagram et Twitter, en ciblant à la fois les joueurs et leurs parents ;
• Courriels marketing : si vous avez déjà organisé des programmes de basketball, envoyez un courriel aux anciens participants avec un lien direct vers le formulaire ;
• Votre site web : assurez-vous que le formulaire d’inscription soit bien mis en avant sur la page d’accueil de votre programme.

Suivez les inscriptions :

Utilisez des outils d’analyse pour surveiller le nombre d’inscriptions, les taux de conversion, et l’origine des inscrits (réseaux sociaux, courriel, site web). Exploitez ces données pour ajuster votre stratégie marketing et vous concentrer sur les canaux qui génèrent le plus d’inscriptions.

Démarrez avec le bon outil

Créer un formulaire d’inscription en ligne pour vos activités de basketball nécessite une planification minutieuse, une présentation soignée et une stratégie de promotion efficace.

En considérant chaque aspect du processus – de l’identification des informations essentielles et des exigences légales, à la sélection du bon logiciel et à la promotion de vos programmes de basketball – assurez-vous que tout se déroule de manière fluide. Accordez-vous le temps nécessaire pour bien faire les choses ; cela vous permettra non seulement de simplifier vos tâches administratives, mais aussi d’améliorer l’expérience d’inscription pour tous les participants.

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