Comment créer une liste d’attente avec Google Forms : le guide complet

Dans un contexte où les places pour vos cours, événements ou activités se remplissent rapidement, disposer d’une liste d’attente bien structurée peut transformer une contrainte en opportunité. Elle vous permet de gérer efficacement la demande excédentaire, de maximiser vos inscriptions et d’améliorer l’expérience client.

Google Forms est une solution gratuite et intuitive qui peut vous aider à concevoir une liste d’attente personnalisée. Dans cet article, nous vous guiderons pas à pas pour créer et gérer votre liste d’attente avec cet outil, tout en mettant en lumière ses limites. Nous vous présenterons également Activity Messenger, une alternative québécoise innovante qui simplifie et automatise la gestion de vos listes d’attente, idéale pour les organisations en pleine croissance.

• Pourquoi créer une liste d’attente ?
• Les étapes pour concevoir une liste d’attente avec Google Forms.
• Comment surmonter les limites de Google Forms grâce à Activity Messenger ?
• Le comparatif entre Google Forms et Activity Messenger pour optimiser vos inscriptions

Pourquoi créer une liste d’attente ?

• Maximiser les inscriptions : les annulations de dernière minute peuvent entraîner des pertes financières et organisationnelles. Grâce à une liste d’attente, vous pouvez remplacer rapidement les absents par des participants motivés, ce qui garantit que chaque place est utilisée efficacement ;
• Optimiser votre planning : une liste d’attente vous offre une vision précieuse des tendances de la demande. Ces données vous permettent d’ajuster vos groupes, d’étendre vos horaires, ou même d’ajouter de nouvelles sessions ;
• Automatiser vos communications : une gestion manuelle des listes d’attente peut être chronophage. En automatisant l’envoi de notifications aux participants lorsqu’une place se libère, vous gagnez du temps et améliorez votre réactivité ;
• Améliorer l’expérience client : proposer une liste d’attente rassure les familles en leur montrant que leur intérêt est pris en compte. C’est une solution simple et professionnelle qui leur offre une chance de rejoindre vos activités les plus populaires dès qu’une opportunité se présente.

Les étapes pour concevoir une liste d’attente avec Google Forms

Étape 1 : créez un formulaire Google pour votre liste d’attente

Commencez par vous rendre sur Google Forms et sélectionnez un formulaire vierge. Pour maximiser l’efficacité de votre liste d’attente, soignez les premiers éléments :

• Titre du formulaire : choisissez un titre clair et précis, comme “Liste d’attente – Camp de gymnastique d’été” ou “Liste d’attente – Cours de danse après l’école” ;
• Description du formulaire : Expliquez brièvement l’objectif de la liste d’attente et les avantages pour les participants. Par exemple : “nos cours sont actuellement complets, mais des places pourraient se libérer. Inscrivez-vous à la liste d’attente, et nous vous contacterons dès qu’une place sera disponible.

Étape 2 : ajoutez des champs pour recueillir les informations essentielles

Pour gérer efficacement les inscriptions à votre liste d’attente, vous devez collecter des informations pertinentes et bien structurées. Voici les champs recommandés :

• Nom complet : utilisez le type de question “réponse courte” pour capturer le prénom et le nom ;
• Adresse courriel : choisissez l’option format courriel pour garantir une saisie correcte ;
• Numéro de téléphone : ajoutez un champ “réponse courte” pour obtenir un moyen de contact rapide ;
• Programme ou cours souhaité : intégrez une liste déroulante ou une question à choix multiples avec les options disponibles (par exemple, “Cours de natation débutant – lundi”, “Cours intermédiaire – Mardi, “Cours avancé – Vendredi”).

Pourquoi ces champs sont importants ?

Ces informations sont essentielles pour gérer efficacement votre liste d’attente. En vous assurant que chaque réponse inclut des données précises et complètes, vous économisez du temps et facilitez le suivi auprès de futurs participants.

Étape 3 : personnalisez les questions pour pour prioriser les participants

Si certains critères sont prioritaires dans votre organisation (âge, niveau, disponibilité), ajoutez des questions spécifiques pour établir un ordre de priorité.

Exemples de questions pour établir des priorités :

• Âge du participant : pour valider l’éligibilité au programme, proposez un champ “réponse courte” ou une liste déroulante avec des tranches d’âge (exemple : 3–5 ans, 6–8 ans, 9 ans et plus) ;
• Niveau de compétence : indiquez des options comme Débutant, Intermédiaire ou Avancé pour les activités sportives ou artistiques ;
• Disponibilités : permettez aux participants de cocher plusieurs options (exemple : lundi matin, mercredi après-midi, Samedi soir).

Ces informations vous aideront à attribuer les places libérées aux candidats correspondant à vos critères.

Étape 4 : activez les notifications

Pour ne manquer aucune nouvelle inscription sur votre liste d’attente, activez les notifications par courriel pour chaque soumission. Cela vous permettra de réagir rapidement et de maintenir l’engagement des participants potentiels.

Comment configurer les notifications :

1. Accédez à l’onglet “réponses” dans votre formulaire Google Forms ;
2. Cliquez sur le menu à trois points (en haut à droite) ;
3. Sélectionnez “Recevoir des notifications par email pour les nouvelles réponses”.

Étape 5 : partagez votre liste d’attente

Une fois votre formulaire configuré, partagez-le largement pour maximiser sa visibilité et atteindre votre public cible.

Comment partager efficacement votre formulaire :

• Lien direct : envoyez le lien par courriel à vos contacts ou incluez-le dans vos infolettres. ;
• Intégration sur votre site web : utilisez le code d’intégration de Google Forms pour afficher le formulaire directement sur votre page d’accueil ou dans une section dédiée ;
• Réseaux sociaux : publiez le lien sur des plateformes comme Facebook, Instagram ou X (anciennement Twitter). Accompagnez-le d’un appel à l’action, comme par exemple : “nos cours de danse d’automne affichent presque complet ! Inscrivez-vous sur la liste d’attente dès maintenant pour réserver votre place : [lien].”

Étape 6 : gérez efficacement les réponses

Google Forms enregistre toutes les réponses dans un tableau que vous pouvez consulter dans l’onglet “Réponses”. Exportez ces données vers Google Sheets pour mieux organiser vos informations.

Conseils pour une gestion efficace :

• Filtres par priorité : utilisez les filtres dans Google Sheets pour trier les participants en fonction de critères comme la classe préférée ou la date d’inscription ;
• Suivi visuel : ajoutez des codes couleurs dans votre tableau pour repérer les inscriptions prioritaires ;
• Mises à jour régulières : notez les participants qui ont déjà été contactés ou inscrits afin d’éviter les erreurs ou les doublons.

Étape 7 : communiquez avec les participants

La dernière étape, et la plus importante, consiste à communiquer avec les participants inscrits sur la liste d’attente.

Bonnes pratiques de communication :

• Annonce d’une place disponible : envoyez un courriel ou un SMS personnalisé dès qu’une place se libère. Assurez-vous d’inclure les détails comme le nom du programme, la date et les prochaines étapes pour confirmer l’inscription ;
• Confirmation immédiate : dès qu’un participant accepte une place, envoyez un courriel ou faites un appel pour valider son inscription et lui fournir les détails sur l’évènement (horaires, paiement, etc.).

Comment surmonter les limites de Google Forms grâce à Activity Messenger ?

Les principales fonctionnalités d’Activity Messenger :

• Notifications automatisées et instantanées : lorsque des places se libèrent, envoyez automatiquement des SMS ou des courriels aux personnes en attente ;
• Règles de priorisation personnalisées : classez vos listes d’attente selon vos propres critères, comme l’ordre chronologique d’inscription, la préférence des programmes, ou encore, l’âge des participants ;
• Paiements en ligne intégrés : offrez une expérience fluide en permettant aux personnes sur liste d’attente de confirmer leur place immédiatement, grâce au paiement en ligne sécurisé ;
• Gestion centralisée : accédez à un tableau de bord unique pour superviser plusieurs listes d’attente, regrouper les données et éviter toute confusion ;
• Automatisation post-événement : une fois les programmes terminés, utilisez des sondages ou des communications ciblées pour recueillir des retours et promouvoir vos futures activités.

Pourquoi choisir Activity Messenger ?

Conçu pour répondre aux besoins des camps de jour, des écoles de natation et des clubs de gymnastique, Activity Messenger va bien au-delà d’un simple outils de création de formulaires et de listes d’attente. Il s’agit d’une solution tout-en-un, développée au Québec, qui s’intègre facilement à vos processus existants, tout en vous permettant de limiter le nombre de solutions, et donc de réduire vos coûts. En quelques clics, vous automatisez non seulement la gestion de vos listes d’attente, mais aussi l’ensemble des interactions avec vos participants.

Découvrez comment cela fonctionne en lisant notre article sur l’automatisation des listes d’attente.

Le comparatif entre Google Forms et Activity Messenger pour optimiser vos inscriptions

Conclusion

Utiliser Google Forms pour créer une liste d’attente est une solution simple et efficace pour gérer la demande lorsque vos cours ou activités affichent complet. Cependant, les limites des systèmes manuels peuvent rapidement devenir un obstacle. Avec Activity Messenger, vous bénéficiez d’une plateforme complète qui automatise vos processus, intègre les paiements et vous offre des outils avancés pour mieux prioriser et gérer vos inscriptions. C’est une plateforme conçue pour évoluer avec vous, ce qui signifie qu’elle s’adapte à chaque temps fort de votre organisation.

Ne laissez pas la gestion manuelle freiner votre croissance. Réservez dès maintenant une démo avec un expert d’Activity Messenger et découvrez comment optimiser vos listes d’attente.