Pour les petites villes et les municipalités locales, l’infolettre est un levier incontournable pour renforcer la communication avec vos citoyens. Elle s’ajoute efficacement aux réseaux sociaux, aux panneaux d’affichage et à votre site internet municipal pour transmettre rapidement des informations essentielles, promouvoir les services offerts et valoriser les initiatives locales. En misant sur une lettre d’information bien conçue, votre municipalité s’assure de maintenir un lien direct, fiable et régulier avec votre communauté.
De la sélection d’une plateforme adaptée aux besoins des communications municipales, à la constitution de votre liste d’envoi, en passant par la rédaction d’un contenu clair et engageant, cet article vous accompagne étape par étape pour créer une infolettre professionnelle, pertinente et conforme aux exigences légales, notamment la Loi 25.
Sommaire :
Pour envoyer une infolettre municipale de façon professionnelle, vous devez vous appuyer sur une plateforme fiable, qui respecte les lois sur la protection des renseignements personnels, qui rend simple la création de contenu et qui offre une bonne délivrabilité à vos courriels. Les outils traditionnels comme Outlook ou Gmail atteignent rapidement leurs limites : manque d’automatisation, peu de statistiques, non-conformité aux exigences légales…. Pour vous aider à faire le meilleur choix parmi les plateformes disponibles sur le marché, voici les critères sur lesquels vous appuyer lors de votre recherche :
Découvrez les plateformes les plus utilisées par les municipalités au Québec pour l’envoi d’infolettres.
Mailchimp est l’un des outils les plus connus pour la création et l’envoi d’infolettres. Cette plateforme américaine offre une interface conviviale, des modèles variés et plusieurs options d’automatisation. Néanmoins, elle présente aussi certaines limites qui doivent être considérées :
Constant Contact et Brevo (anciennement Sendinblue) font aussi partie des solutions les plus connues sur le marché des infolettres. Leur popularité s’explique par leur accessibilité et leurs nombreuses fonctionnalités marketing. Toutefois, ces plateformes ont été conçues pour des usages commerciaux plus génériques, ce qui les rend moins adaptées aux réalités des municipalités, notamment en ce qui concerne les fonctionnalités proposées, la nature du contenu informatif à diffuser, ou encore, l’accompagnement offert à vos équipes internes.
Développé au Québec, Activity Messenger est une plateforme qui répond parfaitement aux besoins des municipalités et des petites villes. Bien plus qu’un simple outil d’envoi de courriels, cette plateforme centralise plusieurs fonctions essentielles à la communication municipale, ce qui en fait une véritable alternative à Mailchimp :
Bâtir une liste de diffusion solide est la seconde étape d’une communication citoyenne réussie. Mais il ne suffit pas seulement de collecter des adresses courriel. Il faut aussi respecter les règles en matière de consentement (notamment la Loi canadienne anti-pourriel – LCAP) et segmenter intelligemment vos listes pour envoyer des messages pertinents à chaque groupe de citoyens.
Une infolettre efficace repose avant tout sur des destinataires réellement intéressés. Cela améliore non seulement vos taux d’ouverture, mais aussi la délivrabilité de vos messages et la qualité de vos communications.
Voici des méthodes efficaces et conformes pour recueillir les adresses courriel de vos citoyens de manière optimale et légale :
💡 À savoir : avec Activity Messenger, vous pouvez automatiser la collecte des consentements directement depuis vos formulaires d’inscription aux camps, cours ou activités sportives. Les citoyens s’abonnent en cochant une case, et leur profil est automatiquement ajouté à la bonne liste, sans double saisie.
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Réserver une démoCette étape consiste à rédiger un contenu qui capte l’attention de vos citoyens, tout en restant pertinent et facile à comprendre.
Pour ce faire, identifiez les sujets à évoquer dans votre infolettre municipale : annonces d’événements, rappels d’inscriptions, fermetures de services temporaires, nouvelles initiatives municipales,… Votre infolettre doit répondre aux attentes et aux besoins d’information de vos citoyens, tout en mettant en valeur les actions locales qui renforcent le sentiment d’appartenance à la communauté.
Mais attention, vous devez rester concis et aller droit au but. Un contenu trop dense pourrait décourager la lecture de vos communications. Utilisez des phrases simples, des paragraphes courts et surtout, évitez la surcharge d’informations ou le jargon administratif.
Voici quelques conseils pour rédiger une infolettre municipale réussie :
Enfin, ne négligez pas la tonalité de votre message. Tout en restant professionnel, votre ton doit être engageant. L’objectif est de créer un sentiment de proximité avec vos citoyens, tout en leur fournissant des informations précieuses qui facilitent leur quotidien.
💡 Le saviez-vous ? Activity Messenger vous aide à rédiger votre contenu grâce à l’IA. Vous avez du mal à trouver l’inspiration ? Listez vos idées et l’IA génère vos paragraphes pour vous !
Maintenant que vous avez rédigé le contenu de votre infolettre, prenez le temps de la personnaliser en y ajoutant des visuels qui vont venir renforcer votre message. Si vous en avez un, intégrez le logo (ou blason) de votre ville, soit en en-tête, soit en pied de page. Ensuite, définissez un code couleur, aussi appelé charte graphique, que vous réutiliserez à chaque envoi. Cela garantit une cohérence visuelle et permet à vos citoyens de reconnaître instantanément vos communications, contribuant ainsi à renforcer l’identité de votre municipalité.
Il est aussi recommandé d’ajouter une bannière en début d’infolettre ainsi que des visuels pour chaque section. Par exemple : des photos des événements locaux, des graphiques pour illustrer les horaires de services, ou des images qui représentent votre ville et ses citoyens. Ces éléments visuels ajoutent de la clarté et rendent le contenu plus engageant. Avec une plateforme comme Activity Messenger, l’intégration de visuels est facilité. Nous sommes connectés à Canva, ce qui vous permet de créer vos visuels ou bannières directement à partir de la plateforme, puis de les intégrer en un simple clic. Cette simplicité d’utilisation vous permet de personnaliser rapidement vos infolettres et d’optimiser l’expérience de vos citoyens.
💡 Le saviez-vous ? Sur Activity Messenger, vous disposez de plusieurs modèles d’infolettres prêts à l’emploi, vous permettant de gagner un temps précieux dans vos communications. Vous pouvez aussi créer une infolettre à partir de zéro ou créer vos propres modèles et les réutiliser à chaque envoi.
La planification des envois d’infolettres municipales permet de transmettre vos messages au moment le plus opportun. En alignant vos communications sur l’actualité locale, les périodes clés de l’année et les besoins de votre communauté, vous maximisez leur pertinence et leur impact. Une bonne planification contribue également à améliorer le taux d’ouverture et de lecture de vos infolettres, en captant l’attention de vos citoyens au bon moment.
Grâce à Activity Messenger, vous pouvez facilement planifier vos envois à l’avance. La plateforme vous permet de programmer vos infolettres à des dates et heures précises, ce qui vous laisse plus de temps pour vous concentrer sur le contenu. Vous pouvez également suivre l’efficacité de vos envois grâce aux statistiques détaillées, vous permettant ainsi d’ajuster votre stratégie de communication si nécessaire. Avec une planification bien pensée, vos infolettres seront envoyées au moment optimal, garantissant ainsi un meilleur taux d’ouverture et une plus grande réceptivité de vos citoyens.
Voici quelques astuces supplémentaires pour rendre les infolettres de votre municipalité encore plus efficaces :
Mettre en place une infolettre municipale demande un peu d’organisation, mais c’est un excellent moyen de renforcer la communication avec vos citoyens. En suivant ces étapes, de la rédaction de votre contenu jusqu’à la planification de vos envois, vous offrez à votre communauté une information claire, pertinente et accessible. Rappelez-vous : une infolettre bien conçue contribue à créer un lien de confiance, à valoriser vos initiatives locales et à encourager l’engagement citoyen au fil des mois au sein de votre ville.
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