Organiser une fête d’anniversaire pour des enfants est une belle opportunité pour renforcer le lien avec vos clients et attirer de nouvelles familles dans votre club. Mais entre les réservations, les invitations, la gestion des paiements et le suivi des invités, la tâche peut vite devenir complexe.
Dans cet article découvrez comment simplifier chaque étape de l’organisation des fêtes d’anniversaire, afin de transformer ces moments en expériences inoubliables. Et qui sait, peut-être que ça donnera aussi envie à d’autres, de proposer ce service complémentaire.
Sommaire :
Pour attirer plus de réservations, il faut que vos fêtes d’anniversaire soient faciles à trouver. Avec Activity Messenger, vous pouvez créer une page de réservation en ligne que vous intégrez à votre site internet ou partagez via un lien unique. Les parents accèdent rapidement aux informations et peuvent réserver en quelques clics, ce qui augmente vos chances de remplir vos créneaux disponibles.
Le courriel marketing reste l’un des moyens les plus efficaces pour rappeler vos services. Grâce à l’éditeur intuitif d’Activity Messenger, vous pouvez personnaliser vos messages, ajouter vos visuels créés sur Canva et inclure directement le lien vers votre calendrier de réservation. Vous pouvez cibler vos clients actuels, vos anciens inscrits, et même toucher de nouvelles familles intéressées par vos fêtes.
Pour inciter à la réservation rapide, mettez en avant des promotions. Par exemple :
Les réseaux sociaux sont un excellent canal pour diffuser vos offres. Créez des publications attractives et partagez votre formulaire de réservation via un lien court ou un code QR. Ainsi, les parents peuvent réserver facilement, que ce soit depuis Facebook, Instagram ou LinkedIn.
Même hors ligne vous pouvez enregistrer des réservations en partageant des affiches avec un code QR pour réserver. Placez-les à l’accueil de votre club, chez des partenaires ou des commerces de proximité. Un simple scan et les parents accèdent instantanément à votre formulaire de réservation.
📖 À lire aussi : comment intégrer un formulaire d’inscription à votre site internet ?
Quand les familles décident de réserver, il faut que le processus soit aussi simple et fluide que possible. C’est là que notre calendrier intégré entre en jeu.
Les créneaux disponibles pour vos fêtes d’anniversaire sont visibles en temps réel. Fini les doubles réservations ou les appels incessants pour vérifier la disponibilité. Les parents voient immédiatement quand réserver, et vos équipes gagnent un temps précieux.
Avec Activity Messenger, les familles peuvent sélectionner le forfait qui leur convient, remplir le formulaire d’inscription et payer en ligne en quelques minutes. Une fois la réservation finalisée, elles reçoivent automatiquement une confirmation par courriel, incluant toutes les informations utiles : date et horaire, facture en PDF, documents à signer…
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Lors de la réservation, il est important de proposer aux parents des modes de paiement variés pour leur faciliter la vie. Avec Activity Messenger, vous pouvez accepter les paiements :
Plus les parents ont de choix, plus ils se sentent à l’aise et confiants pour réserver.
Vous pouvez demander un acompte pour sécuriser la réservation, accepter le paiement complet à la réservation ou permettre un paiement en plusieurs fois.
Chaque paiement est enregistré et associé à la réservation correspondante. Fini les fichiers Excel et les suivis manuels : vous savez immédiatement quels acomptes sont reçus et quels soldes restent à payer. En cas de non-paiement, Activity Messenger peut envoyer automatiquement un rappel par courriel ou SMS.
💡 Astuce : proposez un petit rabais pour le paiement en ligne immédiat ou un acompte réduit pour sécuriser rapidement la réservation.
Avec Activity Messenger, vous simplifiez non seulement vos propres tâches, mais aussi celles des parents. Dès qu’une réservation est confirmée et l’acompte reçu, les parents reçoivent automatiquement un courriel d’invitation prêt à être partagé avec leurs invités.
C’est un véritable kit de communication que vous mettez à leur disposition : l’invitation regroupe toutes les informations essentielles comme le nom de l’enfant, la date, l’heure et le lieu de l’événement. Les parents n’ont plus qu’à l’envoyer aux invités.
Pour rendre l’expérience encore plus festive, vous pouvez ajouter une carte d’anniversaire créée sur Canva et l’intégrer directement au courriel. Résultat : des invitations uniques et colorées, qui augmentent la participation des invités tout en allégeant la charge des parents.
Après avoir transmis les invitations, vous pouvez suivre facilement les invités à l’aide de la liste des répondants sur votre espace Activity Messenger.
Avec Activity Messenger, la gestion le jour J est parfaitement orchestrée pour offrir aux parents et aux enfants une expérience mémorable.
Chaque participant reçoit un code QR ou un code-barres dans son courriel de confirmation. À l’arrivée, il suffit de le scanner pour confirmer la présence. Résultat : un accueil rapide, sans files d’attente, et une vérification instantanée de chaque enfant.
Depuis votre tableau de bord, vous voyez immédiatement qui est arrivé et qui manque encore. Plus besoin de listes papier, tout est centralisé et mis à jour automatiquement.
En cas de changement de dernière minute ou d’information importante à transmettre le jour même, vous pouvez envoyer un SMS pour tenir les parents informés grâce à notre module de communication.
Pour que chaque fête d’anniversaire soit mémorable, proposez des activités et des animations adaptées à l’âge et aux goûts des enfants :
Découvrez comment Activity Messenger vous accompagne dans l’organisation des fêtes d’anniversaire. Échanger avec un conseiller
Après une fête réussie, pensez à maintenir le lien avec les parents afin de transformer cette expérience positive en futures réservations.
Remerciez les parents pour leur confiance et partagez quelques photos ou moments forts de la fête. Vous pouvez aussi inclure un message personnalisé pour chaque famille afin de renforcer le lien et la proximité.
Encouragez les parents à recommander vos services et pour les parents dont les enfants étaient invités à faire une réservation. Par exemple : “Réservez dès maintenant pour célébrer l’anniversaire de votre enfant et profitez de 10 % de rabais”. Ce type d’offre permet de transformer une expérience réussie en une nouvelle opportunité de réservation.
Les campagnes marketing vous permettent de présenter vos autres activités, de partager vos nouveautés ou de transmettre vos promotions saisonnières. Cela maintient votre marque présente dans l’esprit des parents et augmente vos chances d’enregistrer plus d’inscrits à vos activités.
Avec Activity Messenger, vous pouvez programmer des messages automatiques pour chaque enfant du club. Chaque message est envoyé à la date exacte de son anniversaire, ou même à un âge précis que vous choisissez.
Cette fonctionnalité permet de rester présent auprès des familles, de créer un lien personnalisé et de montrer que vous pensez à eux tout au long de l’année, sans effort supplémentaire.
Bien planifiées, les fêtes d’anniversaire sont simples à gérer et procurent un maximum de plaisir aux enfants comme aux parents. Avec Activity Messenger, vous transformez chaque événement en une expérience fluide et mémorable et vous gagnez du temps pour vous concentrersur l’essentiel : rendre vos clients heureux.
