Sport Manitoba est le principal organisme provincial responsable de la planification, de la programmation et du financement pour le développement du sport amateur au Manitoba. Sa mission est de s’assurer que chaque Manitobain ait accès aux ressources nécessaires pour atteindre son plein potentiel sportif.
Cette organisation collabore avec plus d’une centaine d’organismes sportifs provinciaux et communautaires afin de soutenir le développement des athlètes, entraîneurs, officiels et bénévoles. En tant qu’organisme central du réseau sportif provincial, leurs équipes gèrent un large éventail de responsabilités :
Coordonner l’administration sportive n’a rien de simple. Avant de centraliser ses opérations sur Activity Messenger, l’équipe de Sport Manitoba faisait face à un enjeu bien connu dans le milieu : trop d’outils, trop de connexions et trop de friction.
L’organisation avait besoin d’une plateforme capable de jouer le rôle de guichet unique pour ses OSP : centralisation des ressources, gestion des demandes de financement et suivi des documents. Les outils en place étaient fragmentés, peu intuitifs et créaient plusieurs canaux inefficaces pour l’échange de fichiers et d’informations. De leur côté, plusieurs fédérations vivaient des réalités similaires, en s’appuyant sur des systèmes complexes à harmoniser.
Ce qu’il leur fallait, c’était une solution unique, simple et intuitive, capable de couvrir l’ensemble des besoins administratifs, tout en restant facile à adopter pour les organisations partenaires.
Pour Sport Manitoba, l’enjeu n’était pas seulement de mieux gérer les subventions, mais aussi de structurer les échanges avec l’ensemble des fédérations sportives.
Avec Activity Messenger, les OSP disposent d’un espace dédié où elles peuvent accéder à leurs informations en continu, suivre l’évolution de leurs dossiers et centraliser leurs interactions avec l’organisation. Cette approche permet de réduire les échanges dispersés et d’offrir une meilleure visibilité à toutes les parties prenantes.
“La gestion des subventions pour les fédérations est l’une des principales fonctions qu’on recherchait. Et le portail accessible pour chaque fédération est un énorme plus pour permettre aux OSP de suivre leurs documents, informations et les dernières mises à jour à tout moment.” — Explique Pascal St-Pierre, gestionnaire principal – subventions et développement
Avant Activity Messenger, les équipes devaient jongler entre plusieurs outils pour assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes : formulaires, communications, inscriptions et suivi des données. Cette dispersion complexifiait les processus, multipliait les points de friction et rendait la formation plus lourde, autant à l’interne qu’auprès des fédérations.
En regroupant ces usages dans un seul environnement, Sport Manitoba a pu simplifier les processus internes et alléger la gestion au quotidien, tout en facilitant l’adoption par les différentes équipes.
“C’est surtout le fait d’avoir tout réuni sur une même plateforme pour tout gérer au même endroit et former sur une seule plateforme. Ça fait une grosse différence, ça sauve du temps, de l’énergie et probablement aussi de l’argent.” — Pascal St-Pierre
La production de rapports, notamment pour les besoins gouvernementaux, représentait auparavant beaucoup de manipulations. Il fallait croiser des fichiers, valider les données, reformater l’information. Un processus long, avec peu de marge pour standardiser les résultats d’un rapport à l’autre.
Avec Activity Messenger, les données sont désormais centralisées et exploitables en quelques clics. Les équipes peuvent générer des rapports détaillés, notamment sur la démographie des fédérations par région, âge ou genre, sans avoir à compiler manuellement les informations.
“Avant, c’était très compliqué de tout retrouver au même endroit. Maintenant, pour les rapports au Gouvernement, ça se fait en un clic. C’est vraiment un tournant !” — Pascal St-Pierre
Au-delà de la plateforme, Sport Manitoba souligne la qualité de l’accompagnement offert par l’équipe d’Activity Messenger, qui joue un rôle clé dans l’adoption et dans l’évolution de la solution. Dès les premiers échanges, une approche centrée sur les besoins réels des équipes et des fédérations a permis de développer des outils adaptés à des réalités très variées.
“Dès notre première rencontre avec Martin et Olivier, on a senti que le client était au centre de leur approche. On a développé ensemble des outils adaptés à nos besoins. Le service client est incroyable. Si je devais donner une note, ce serait 10/5.” — Pascal St-Pierre
Alors que Sport Manitoba continue d’élargir son soutien au réseau sportif provincial, Activity Messenger demeure au cœur de ses opérations de communication et de coordination.
L’organisation souhaite intégrer encore davantage de fédérations et de départements internes sur la plateforme pour centraliser encore davantage de processus. Formulaires, inscriptions, événements et communications sont désormais regroupés au même endroit, permettant aux équipes de consacrer plus de temps à leur mission principale, soutenir les entraîneurs, athlètes, bénévoles et organisations sportives à travers le Manitoba.
