Création d'un contrat de location

Grâce aux formulaires de paiement, Activity Messenger vous permet de créer et faire la gestion de contrats électroniques. Ce guide vous apprendra à:

• Créer un contrat de location (facture, termes et conditions et signatures électroniques)
• Pré-remplir le contrat avec les informations du client
• Envoyer au client le contrat de location par courriel. Il pourra le compléter, le signer et payer un dépôt.
• Avoir accès au PDF du contrat signé ainsi qu'à la facturation

Vous pouvez utiliser les formulaires de paiement pour des contrats de location, des offres de services, des fêtes d'amis, etc...

# Étape 1 - Créer un formulaire de paiement

Cliquez sur le menu Formulaires et choisissez l'option Créer. Sélectionnez le modèle déjà existant pour les contrats de location et donnez-lui un nom.

# Étape 2 - Concevoir votre formulaire

Une fois le gabarit créé, vous pourrez personnaliser le contrat selon vos besoins. Voici quelques points essentiels :

Date de location : Vous pouvez ajouter un champ permettant de sélectionner la date de location. Ce champ peut être pré-rempli par l’administrateur ou laissé à la discrétion du client.

Tarification : Ajoutez des items avec une tarification spécifique. Par exemple, pour une location de salle, vous pouvez définir un minimum et un maximum pour le nombre d'invités, avec un coût correspondant.

Nettoyage : Si le nettoyage est requis ou optionnel, ajoutez un champ permettant de l'inclure ou de l'exclure du contrat.

# Personnaliser les informations du client

Ajoutez des champs pour recueillir les informations nécessaires du signataire, comme le nom, l'adresse courriel, et le numéro de téléphone. Vous pouvez aussi inclure des champs pour des détails supplémentaires, tels que le nom de la compagnie louant l'espace.

# Ajouter des conditions et signatures

insérer les conditions du contrat, puis ajoutez des sections dédiées à la signature électronique. Vous aurez la possibilité d'inclure une signature de l'administrateur ainsi que celle du client. N'hésitez pas à intégrer plusieurs conditions qui nécessitent l'approbation expresse du client avant la validation de sa signature.
 

Cliquez sur le bouton (+) pour ajouter une note administrative. Le client ne verra pas cette question. Elle vous permettra de transmettre des notes au régisseur.

# Étape 3 - Configurer le paiement et le dépôt

Si le contrat inclut un paiement, vous pouvez configurer les options de paiement via Stripe ou d'autres méthodes (virement Interac, chèque, etc.). Définissez les montants à payer, comme des dépôts ou des pourcentages du total.

# Étape 4 - La page de confirmation, les options PDF et notification

Un gabarit vous est déjà proposer pour la page de confirmation, ajustez le texte au besoin.

Allez sur l'onglet Options. Cochez l'option PDF afin que le formulaire soit sauvegardé avec la facture dans un fichier PDF.

Vous pouvez également demander à Activity Messenger d'envoyer un courriel (ou un texto) de notification à un ou plusieurs administrateurs.

# Étape 5 - Pré-remplir le formulaire

Maintenant que votre contrat est prêt, vous pouvez vous en servir. Cliquez sur "Visiter le formulaire". Il s'ouvrira dans un autre onglet de votre navigateur. Saisissez les champs nom et courriel. Vous pouvez laisser les autres champs requis vide. Votre client pourra les remplir. Allez au bas de la page et cocher l'option "Permettre la sauvegarde partielle". Cliquez sur Continuer.

# Étape 6 - Envoyer le contrat par courriel à votre client

Après avoir pré-rempli le formulaire, vous tomberez sur la page de paiement. On vous présente les informations du client, la facture et le formulaire de paiement. Allez au bas de la page dans les options administrateur. Cliquer sur l'option "Envoyer le formulaire pré-rempli au client"

Un nouvel onglet de votre navigateur s'ouvrira affichant la page Nouveau message. Adaptez le message et cliquez sur Envoyer. Le client recevra un courriel contenant un bouton lui donnant accès au formulaire pré-rempli. Il pourra compléter les informations, signer le contrat et payer le dépôt par carte de crédit.

Répétez les étapes 5 et 6 pour vos autres clients. Si vous permettez à vos clients de faire la location eux-même, vous pouvez publier le formulaire sur votre site Web.

# Accéder aux contrats signés et aux factures

Allez sur l'onglet Répondants et cliquez sur le bouton pour rafraichir le tableau. Le tableau contient les clients ayant complété un formulaire de location. Cliquez sur une rangée pour accéder à la facturation du client.

La facture et le paiement seront affichés. Vous pouvez modifier les informations du clients et les réponses (date de location et note administrative). Cliquez sur le bouton "Faire un paiement" pour payer le solde. Vous pouvez télécharger le fichier PDF du contrat. Il contient la facture et le formulaire rempli. De plus, il contient un journal avec le sommaire des informations du client, la date et l'heure qu'il a été rempli et la signature électronique.

Téléchargez un échantillon de contrat en format PDF ici: Contract.pdf .

# Compte client

Le client recevra le fichier PDF du contrat par courriel. Il peut également en avoir accès dans sont Compte client sous l'onglet Factures.