Vendre des cours et des événements

Configurer les règles et les périodes d'inscription

Les règles d'inscription appartiennent à la question Cours/Événement du formulaire. Un même cours peut donc utiliser des règles différentes dans plusieurs formulaires. Par exemple, un premier formulaire peut inscrire une personne à une session complète de cinq séances, tandis qu'un second formulaire propose une ou plusieurs dates à la carte.

Ouvrez le formulaire de paiement, sélectionnez l'onglet Formulaire, modifiez la question Cours/Événement, puis développez Options avancées sous Règles d'inscription.

Avant de commencer

• Utilisez un formulaire de paiement qui contient une question Cours/Événement et un cours comprenant plus d'une séance planifiée.
• Pour vendre séparément la session complète et les séances à la carte, ajoutez le même cours à une question Cours/Événement dans chacun des formulaires. Configurez ensuite la règle d'inscription indépendamment dans chaque question.

Permettre aux clients d'annuler leur propre inscription à un cours

L'annulation par le client est un réglage du cours, et non une règle d'inscription avancée de la question du formulaire. Activez-la lorsqu'un client doit pouvoir annuler une inscription admissible à partir de Mon compte sans communiquer d'abord avec un administrateur.

1. Allez dans Cours > Tous les cours et événements.
2. Ouvrez le cours, sélectionnez l'onglet Information, puis développez Options avancées.
3. Activez Permettre aux clients d'annuler une inscription.
4. Saisissez la Date limite d'annulation de l'inscription en heures. Saisissez 0 pour permettre l'annulation jusqu'au début du cours visé.
5. Facultatif : sélectionnez un Formulaire de demande de remboursement. Après l'annulation, le client est redirigé vers ce formulaire pour demander un remboursement.
6. Sélectionnez Sauvegarder.

Le client se connecte à Mon compte, ouvre Cours/Événements, repère l'inscription, ouvre Action, puis sélectionne Annuler l'inscription. La confirmation affiche l'échéance et précise qu'aucun paiement n'est remboursé automatiquement.

Comportement important :

• Pour une inscription à la session complète, l'échéance est calculée à partir de la prochaine séance à venir du participant. L'annulation retire le participant de l'inscription restante tout en conservant les présences passées.
• Pour une inscription à la carte, l'échéance est calculée à partir de la séance sélectionnée et l'annulation s'applique à cette séance.
• S'il n'y a aucune séance à venir, ou si l'échéance est passée, l'action demeure indisponible et indique au client de communiquer avec l'organisation.
• L'annulation d'une inscription facturée crée l'annulation ou le crédit applicable sur la facture. Elle ne retourne pas automatiquement l'argent au mode de paiement initial; un administrateur doit traiter tout remboursement séparément.
• Le formulaire de demande de remboursement sélectionné recueille la demande du client après l'annulation. Il n'émet pas le remboursement.
• Permettre un cours de reprise en cas d'annulation est une option distincte. Elle annule une seule séance et peut émettre un coupon pour un cours à la carte; utilisez Permettre aux clients d'annuler une inscription lorsque le client doit annuler l'inscription elle-même.

Par exemple, pour accepter les annulations jusqu'à 24 heures avant le prochain cours, saisissez 24 comme échéance. Sélectionnez un formulaire de demande de remboursement si les clients doivent fournir une raison ou les renseignements dont votre équipe a besoin pour évaluer un remboursement.

Consultez Compte client pour en savoir plus sur l'accès des clients à Mon compte.

Inscrire plusieurs enfants ou participants dans une seule soumission

Utilisez les réglages de participant de la question Cours/Événement existante. N'ajoutez pas une question Cours/Événement pour chaque enfant.

1. Modifiez la question Cours/Événement.
2. Sous Règles des participants, activez Participant distinct. Le participant est ainsi saisi séparément du répondant ou du responsable de compte.
3. Activez Multiple directement sous cette option.
4. Choisissez les champs de participant que le formulaire doit recueillir, puis enregistrez la question.

Dans le formulaire public, le client peut utiliser Ajouter un participant pour saisir chaque enfant ou participant supplémentaire. La soumission crée les inscriptions pour les personnes saisies dans ce bloc Cours/Événement. Les règles de capacité, d'admissibilité, de double inscription et de conflit d'horaire continuent de s'appliquer à chaque participant et à chaque séance sélectionnée.

Permet le choix de plusieurs événements est un réglage différent. Il permet à un participant de choisir plusieurs séances du cours; il ne permet pas au client d'ajouter plusieurs participants.

Si le formulaire contient plusieurs questions Cours/Événement et que les mêmes renseignements de participant doivent être réutilisés, ajoutez plutôt une question Participant/membre/élève et activez son option Multiple. Lorsque cette question de participant distincte est présente, laissez Participant distinct désactivé dans les questions Cours/Événement.

Choisir la façon dont les clients s'inscrivent

• Inscription à tous les événements : une inscription comprend toutes les séances de l'horaire. Utilisez cette règle pour une session complète.
• Doit choisir un seul événement : la personne choisit une seule séance. Utilisez cette règle pour une inscription ponctuelle à la carte.
• Permet le choix de plusieurs événements : la personne choisit une ou plusieurs séances et peut acheter plusieurs inscriptions à la carte dans une même soumission.
• Doit choisir le 1er bloc, le 2e bloc ou les deux blocs : sépare une journée en deux blocs et permet de choisir le premier, le second ou les deux. Tous les cours visés par une règle multicours doivent avoir un horaire compatible à deux blocs.
• Doit choisir un seul jour de la semaine (récurrent) : la personne choisit un jour de la semaine et s'inscrit aux séances futures de ce jour.
• Permet le choix de plusieurs jours de la semaine (récurrent) : la personne choisit plusieurs jours de la semaine et s'inscrit aux séances futures de ces jours.

Certaines options avancées s'affichent seulement avec les règles compatibles. Les contrôles de sélection de dates et de période de réservation exigent généralement Doit choisir un seul événement ou Permet le choix de plusieurs événements.

Contrôler les séances proposées

• Limiter les événements par jour de la semaine : affiche seulement les séances des jours sélectionnés. Fusionner en une seule sélection regroupe les dates affichées dans une seule case afin que la personne les sélectionne ensemble.
• Limiter les événements par dates : affiche seulement les séances comprises dans la période sélectionnée, dates de début et de fin incluses.
• Limiter le nombre d'événements à venir : affiche seulement le nombre indiqué de prochaines séances. Laissez le champ vide pour ne pas appliquer cette limite.
• Limiter le nombre de jours dans le futur pour lesquels le client peut s'inscrire : définit le nombre de jours civils à l'avance qui peuvent être sélectionnés. Saisissez 1 pour que demain soit la date admissible la plus éloignée.
• Afficher les disponibilités à compter de cette heure : utilisez cette option avec la limite de jours pour choisir l'heure quotidienne d'ouverture. À cette heure, la prochaine date civile admissible devient sélectionnable. Les heures sont offertes par tranches de 30 minutes.
• Ne plus permettre la vente à partir d'un nombre de jours/minutes avant : ferme chaque séance lorsqu'elle entre dans le délai indiqué avant son début. Choisissez les jours ou les minutes, puis saisissez la valeur.
• Cacher les dates sans des places restantes : retire les séances complètes au lieu de les laisser visibles comme étant indisponibles.

Contrôler l'admissibilité et le traitement des inscriptions

• Forcer le statut en attente des inscriptions : garde la personne au statut En attente après la soumission. Un administrateur doit confirmer son inscription depuis la liste de présence ou le tableau des répondants.
• Empêcher les doubles inscriptions futures/actuelles : empêche d'inscrire de nouveau la même personne au même cours ou à la même séance, y compris deux fois dans la transaction en cours.
• Empêcher les inscriptions à des cours qui se chevauchent : refuse l'inscription si la personne est déjà inscrite à un autre cours dont la date et l'heure se chevauchent.
• Autoriser l’inscription après le début de l’événement : garde une séance disponible après son début, jusqu'à sa fin. Cette option ne calcule pas de prix au prorata.
• Autoriser l’inscription passée : permet de sélectionner des séances déjà terminées. Utilisez cette option seulement lorsqu'une inscription rétroactive est intentionnelle.
• Protégé par un mot de passe : exige le mot de passe de la question avant l'inscription. Si une date d'expiration est ajoutée, la protection par mot de passe prend fin à cette date; les inscriptions ne se ferment pas automatiquement.
• Générer une carte d'accès unique : ajoute une carte à code-barres propre à la séance pour une inscription à la carte admissible. La carte est transmise avec les documents d'inscription par courriel.
• Proposer une place : pour une session vendue à un prix unique, commence l'inscription à une séance future qui dispose d'une place. Configurez aussi le prorata si la personne doit payer seulement la partie restante.

Comprendre la capacité et les limites d'achat

• Gérer indépendamment la capacité du cours : compte seulement les personnes inscrites au moyen de cette question Cours/Événement. Saisissez une valeur sous Outrepasser le nombre de places pour définir cette capacité indépendante. Laissez cette option désactivée pour compter toutes les personnes du cours, y compris celles inscrites au moyen d'un autre formulaire.
• Limite de réservation par événement : limite le nombre de fois où le même client ou participant peut acheter une séance. Par exemple, 1 empêche un second achat de cette séance. Il ne s'agit pas de la capacité d'accueil de l'événement.
• Outrepasser le nombre de places : remplace le maximum du cours pour cette question. Lorsque la capacité indépendante est désactivée, les participants déjà inscrits au cours sont comptés dans cette limite. Lorsqu'elle est activée, seules les inscriptions effectuées au moyen de cette question sont comptées.

Les paramètres du cours peuvent aussi définir un Maximum de participants par session et un Maximum de participants par événement. Ces valeurs créent des capacités séparées et cumulatives. Leur somme représente la participation totale possible; les places inutilisées ne passent pas automatiquement d'une capacité à l'autre.

Outrepasser la période d'inscription du cours

• Début des inscriptions : définit une date d'ouverture pour cette question au lieu d'utiliser la date d'ouverture du cours.
• Ignorer la période d'inscription : permet l'inscription malgré les dates de début et de fin configurées dans le cours.

La période d'ouverture et de fermeture du formulaire lui-même continue de s'appliquer. Ignorer la période du cours ne rouvre pas un formulaire fermé aux soumissions.

Exemple : ouvrir les inscriptions à la carte 24 heures avant une séance à heure fixe

Supposons que le même cours du mercredi à 18 h est utilisé dans deux formulaires :

1. Dans le formulaire de session, choisissez Inscription à tous les événements.
2. Dans le formulaire à la carte, choisissez Doit choisir un seul événement ou Permet le choix de plusieurs événements.
3. Dans les options avancées de la règle à la carte, saisissez 1 sous Limiter le nombre de jours dans le futur pour lesquels le client peut s'inscrire.
4. Choisissez 18 h sous Afficher les disponibilités à compter de cette heure.
5. Laissez Gérer indépendamment la capacité du cours désactivé et Outrepasser le nombre de places vide lorsque les inscriptions à la carte doivent utiliser seulement les places restantes de la capacité partagée du cours.

La séance du mercredi devient sélectionnable dans le formulaire à la carte le mardi à 18 h. Le formulaire de session n'est pas modifié, et les personnes déjà inscrites à la session complète continuent d'occuper une place dans chacune des séances.

Il s'agit d'une période fondée sur les jours civils et une seule heure quotidienne, et non d'un délai mobile calculé séparément pour chaque séance. La période correspond exactement à 24 heures lorsque les séances commencent à l'heure d'ouverture sélectionnée. Si les séances commencent à des heures différentes, configurez des règles distinctes lorsque possible; une seule règle ne peut pas ouvrir chaque heure variable exactement 24 heures à l'avance.