De plus en plus d’organisations commencent à utiliser l’automatisation de tâches afin de simplifier ou même éliminer les tâches manuelles répétitives.
La possibilité d’automatiser un seul courriel de début de session personnalisé selon le cours du participant peut vous faire économiser des heures de travail. Et ce n’est qu’un exemple.
Comme l’automatisation de tâches peut libérer jusqu’à 30 % du temps consacré aux tâches quotidiennes, regardons comment intégrer le tout dans votre organisation.
Il faut d’abord comprendre quelles tâches peuvent (et devraient) être automatisé. Je partage aussi des exemples d’automatisation, ce qu’il faut inclure et quand elle devrait être envoyée au client.
À la fin de l’article, on examine les principaux avantages de l’automatisation de tâche. On propose aussi une liste de tâches automatisées qui devrait être offerte lors de la sélection d’un nouveau logiciel de gestion d’activités et de cours.
Voici 4 tâches dont l’automatisation vous aidera à mieux communiquer et économiser du temps.
Les gens s’attendent maintenant à ce qu’un rappel de début de session fasse partie de l’expérience client. On y inclu les informations importantes avant le début de la session tel que:
C’est particulièrement vrai lorsque la personne s’est inscrite il y a plusieurs semaines.
Cette automatisation doit inclure des champs de fusion afin de permettre la personnalisation du message. Ceux-ci sont automatiquement remplacés en fonction des informations remplies lors de l’inscription.
Quand l’envoyer: 5-7 jours avant le début de la session
Informations à inclure: L’emplacement, Date et heure de début, nom de l’activité, quoi apporter
Les gens apprécient recevoir un rappel de fin de session pour plusieurs raisons. Plusieurs participants peuvent avoir oublié la date de fin et finiront par remplir votre boîte de réception ou vous appeler.
De plus, cette automatisation peut être utile pour aider à promouvoir votre prochaine session et même inclure un sondage de satisfaction vous permettant de mieux comprendre l’expérience client.
Quand l’envoyer: 4-5 jours avant la fin de la session
Informations à inclure: Date du dernier cours, sondage de fin de session, lien vers vos inscriptions pour la prochaine session.
(passez cette étape si vous n’offrez pas d’animation de fête pour enfants)
Et si je vous disais que la meilleure façon de promouvoir vos anniversaires pour enfants prend moins de 5 minutes à mettre en place et vous rapportera plus de revenus que tout ce que vous avez fait dans le passé.
Voici le truc: envoyer un message automatisé au moment où les parents commencent à penser à ce qu’ils veulent offrir comme animation pour l’anniversaire de Sophie cette année.
L’automatisation déclenche un envoi de courriel X nombre de jours avant la date de naissance de l’enfant. Vous n’avez qu’à importer votre liste et le tour est joué.
Quand l’envoyer: 4-6 semaine avant la date de fête de l’enfant
Information à inclure: Prénom de l’enfant, vos offres d’animation, lien vers la réservation
Tous les logiciels de gestion d’inscription en ligne envoient automatiquement un courriel de confirmation suite à une inscription. Par contre, la plupart d’entre eux ne vous permettent pas de personnaliser ce courriel.
Et comme le taux d’ouverture des courriels de confirmation est 8X supérieur à celui des courriels marketing, le manque de personnalisation représente une énorme opportunité manquée.
La personnalisation du courriel de confirmation agit comme un outil puissant pour réduire le support nécessaire suite à une inscription, sauver du temps et augmenter la satisfaction-client.
Quand l’envoyer: Automatiquement suite à une inscription
Information à inclure: Facture détaillée, Réponse aux questions fréquemment demandées, le moment où ils recevront le rappel de début de session, Guide du parent ou lien vers des articles de blog.
L’avantage le plus important est l’économie de votre ressource la plus précieuse: votre temps. Un sondage interne récent auprès d’utilisateurs de Sportplus, Amilia, Qidigo a révélé qu’en moyenne, l’automatisation des tâches permet aux entreprises de sauver 15 à 20 heures par mois.
En automatisant certaines tâches administratives, vos employés auront besoin de moins de temps pour faire le même travail. Ça vous aidera à faire des économies du côté administratif en améliorant l’efficacité des employés. Avec moins de travail répétitif et ennuyeux à faire, ils seront également plus satisfaits au travail.
Prenons l’exemple du courriel de rappel de début de session. Vous devez planifier un moment pour envoyer le courriel et modifier manuellement les dates, l’heure et les informations importantes pour chaque cours. Ensuite, on répète pour chaque activité ou cours. Une seule tâche automatisée vous permet de personnaliser l’envoi, céduler au bon moment, le tout sans erreur. Une seule automatisation pour tous vos cours.
Une fois que vous avez déterminé les tâches que vous souhaitez automatiser, il faut s’assurer que votre système d’inscription le permette:
Maintenant que vous savez comment les automatisations peuvent vous faire gagner du temps, de l’argent et augmenter la satisfaction client, voici un outil qui répond aux besoins cités plus haut : Activity Messenger
Activity Messenger offre une approche moderne à l’inscription en ligne et la gestion de cours. Nous allons encore plus loin en proposant des automatisations conçues pour les gestionnaires dans le monde du sports et loisirs.
Ajoutez un processus d’inscription entièrement personnalisable, moderne et sans friction et vous avez l’avenir de la gestion des inscriptions en ligne.
