Lorsque vous avez besoin de créer un formulaire d’inscription en ligne, Microsoft Forms s’avère être un outil plutôt pratique à utiliser. Inclus dans les abonnements à Microsoft 365, cet outil vous permet de créer rapidement et simplement des formulaires pour vos événements, vos cours et vos sondages.
Dans cet article, nous découvrirons comment créer un formulaire d’inscription avec Microsoft Forms et nous évoquerons les avantages et les limites de cet outil.
1.Les étapes de la création d’un formulaire sur Microsoft Forms
2. Les limites de Microsoft Forms pour les formulaires d’inscription
3.Une alternative Microsoft Forms : Activity Messenger
Nous parlerons également des limites de Microsoft Forms, en particulier en ce qui concerne l’inscription en ligne pour les cours, activités ou évènements, ainsi que des alternatives pouvant être plus adaptées à certaines situations ou à certains types de formulaires d’inscription.
Note de l’auteur: Olivier est le co-fondateur d’Activity Messenger et partage les trucs et astuces qui ont aidé des centaines de studios de danse, de clubs de gymnastique, d’écoles de natation, d’académies de soccer et de camps à concevoir des formulaires d’inscription conviviaux pour les mobiles qui rationalisent les opérations et augmentent les revenus.
Microsoft Forms est accessible depuis Microsoft 365. La première étape consiste à se connecter à votre compte. Si vous utilisez une version professionnelle ou éducative de Microsoft 365, Forms sera disponible dans le lanceur d’applications (l’icône dans le coin supérieur gauche). Si vous utilisez un compte Microsoft personnel, vous pouvez accéder à Forms ici pour démarrer.
Pour profiter pleinement de toutes les fonctionnalités, surtout si vous souhaitez créer un formulaire professionnel, avec des fonctionnalités avancées, il est recommandé d’avoir un abonnement Microsoft 365. En effet, les fonctionnalités avec la version gratuite sont assez limitées. Nous vous conseillons de bien vérifier ce qui est disponible selon votre abonnement.
Une fois que vous êtes sur Microsoft Forms, la création d’un nouveau formulaire est assez simple. Voici comment procéder :
En définissant un titre clair et en fournissant une description précise, vous permettez aux participants de comprendre immédiatement l’objet du formulaire, ce qui leur donnera confiance pour poursuivre le processus d’inscription.
C’est le cœur de votre formulaire d’inscription. Microsoft Forms propose une large variété de questions qui vous permettent de recueillir toutes les informations nécessaires auprès de vos participants, notamment :
Lorsque vous ajoutez des questions, réfléchissez bien aux données dont vous avez besoin. Pour les formulaires d’inscription, les questions typiques incluent le nom, l’email, le numéro de téléphone, la préférence de session ou de cours, ainsi que toute demande particulière. Vous pouvez personnaliser chaque question pour exiger une réponse ou définir des restrictions.
Un logiciel de création de formulaire d’inscription en ligne comme Activity Messenger vous permet de créer plusieurs cours avec des listes de présence, des listes d’attente automatisées, des paiements en ligne, et bien plus encore.
La personnalisation de votre formulaire d’inscription permet de garantir qu’il a un aspect professionnel et qu’il est en adéquation avec votre marque. Microsoft Forms propose quelques options de personnalisation de base :
Bien que les options de personnalisation soient quelque peu limitées dans Microsoft Forms, ces éléments de base assurent que votre formulaire reste fonctionnel et visuellement attrayant.
Note: certaines fonctionnalités ne sont pas disponibles sur Microsoft Forms, mais sont pourtant très importantes pour la collecte des réponses à vos formulaires. Il y a notamment la possibilité d’accepter les termes et conditions, la possibilité de signer électroniquement l’acceptation des risques, et de payer de manière sécurisée pour le cours, camps ou activité proposée.
Paramétrer des restrictions aide vos participants à fournir les bonnes informations. Par exemple :
Adapter les paramètres aux besoins de votre organisation améliorera la qualité des réponses et vous assurera de collecter les informations nécessaires, sans erreurs.
Une fois que vous avez ajouté toutes vos questions et personnalisé votre formulaire, il est essentiel de le tester avant de l’envoyer. Microsoft Forms propose une option d’aperçu, qui vous permet de voir le formulaire tel que vos participants le verront. Prenez le temps de remplir le formulaire vous-même pour vérifier que tout fonctionne comme prévu, depuis la réponse aux questions jusqu’à la soumission du formulaire.
Le test est crucial, car même une petite erreur peut causer de la confusion chez les répondants ou entraîner des inscriptions incomplètes.
Après avoir testé votre formulaire, vous êtes prêt à le partager. Microsoft Forms propose plusieurs options pour le partage :
Une fois votre formulaire en ligne, Microsoft Forms propose plusieurs façons de collecter et de gérer facilement les inscriptions des participants. À mesure que les réponses arrivent, elles sont automatiquement enregistrées et organisées dans une interface intuitive. Il vous suffit de sélectionner « afficher les réponses » pour consulter les détails de l’avancement de vos inscriptions.
En utilisant ces outils intégrés, vous pouvez collecter et gérer efficacement les inscriptions sans avoir besoin de logiciels supplémentaires. Cependant, pour des flux de travail plus complexes, vous pourriez avoir besoin d’intégrer Microsoft Forms à d’autres solutions pour optimiser le processus d’inscription.
Une des limites importantes de Microsoft Forms, c’est l’incapacité de limiter automatiquement le nombre de réponses ou le nombre de participants. Par exemple, si vous avez un cours avec un maximum de 10 places, Microsoft Forms ne fermera pas automatiquement les inscriptions une fois ces places remplies. Vous devrez surveiller manuellement le nombre d’inscriptions et fermer le formulaire lorsque la limite sera atteinte, ou retirer l’option vous-même.
Cela entraîne une gestion supplémentaire, notamment pour des événements de grande envergure, avec plusieurs sessions. Si cette fonctionnalité est essentielle pour vous, envisagez un outil comme Activity Messenger, qui non seulement ferme les inscriptions lorsque le cours est complet, mais automatise également la gestion des listes d’attente.
Si vous avez des besoins plus avancés pour vos inscriptions, Activity Messenger s’avère être une option intéressante. Ce logiciel propose un outil de création de formulaires, conçu pour l’inscription en ligne et dotée de toutes les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de cour. Voici quelques raisons pour lesquelles vous pourriez envisager Activity Messenger pour vos besoins d’inscription :
Lorsque vous choisissez un outil d’inscription, commencez par évaluer vos besoins. Si vous n’avez besoin que d’une inscription de base pour des cours, sans paiements ni fonctionnalités avancées, Microsoft Forms peut convenir. Cependant, pour des options de cours plus complexes impliquant des paiements, des acceptations de risques, et si vous souhaitez améliorer vos taux de conversion, Activity Messenger est la meilleure solution.
Bien que Microsoft Forms propose une option gratuite, les fonctionnalités supplémentaires d’Activity Messenger en matière d’automatisation et de génération de revenus peuvent, dans de nombreux cas, justifier l’investissement. Les deux plateformes sont faciles à utiliser, mais Activity Messenger se distingue par ses fonctionnalités complètes de gestion de cours.
Pour en savoir plus sur Activity Messenger, réservez dès maintenant une démo avec l’un de nos experts.
