La gestion de la distribution des billets pour un événement peut rapidement devenir complexe, surtout si la liste des participants s’allonge… Heureusement, il existe des solutions de billetterie en ligne qui simplifient grandement ce processus, et ce, même si vous avez plus de 200 inscrits à vous occuper. En quelques clics, vous pouvez importer une liste complète de participants et leur envoyer automatiquement leurs billets électroniques. Que vous organisiez un tournoi sportif, une représentation de danse ou une levée de fonds communautaire, cet article vous guidera étape par étape pour importer efficacement votre liste de participants et procéder à l’envoi en masse de vos billets.
Sommaire :
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Une liste de participants bien structurée est la clé d’une distribution fluide de vos billets. La majorité des plateformes de billetterie en ligne comme Eventbrite, Activity Messenger ou Ticket Tailor acceptent les fichiers CSV ou Excel. Le fichier avec vos inscrits doit inclure les informations suivantes :
Si vous n’avez pas encore choisi votre plateforme de billetterie, ou alors que vous cherchez à en changer, voici un aperçu des trois principales options :
Eventbrite est une plateforme populaire pour la gestion d’événements publics et privés. Elle permet de créer facilement une page d’événement, de vendre des billets et de suivre les inscriptions en temps réel. Cependant, la personnalisation est limitée, et les frais de service sont relativement élevés. De plus, les options de communication sont basiques et ne permettent pas l’envoi de rappels par SMS, ni de sondages post-évènement.
Ticket Tailor est une solution simple et abordable pour la gestion d’événements. Elle se distingue par l’absence de frais sur les billets gratuits et des tarifs compétitifs pour les événements payants. L’interface est conviviale, mais les options de personnalisation sont limitées. Les paiements sont traités via Stripe ou PayPal, ce qui peut entraîner des frais de transaction supplémentaires. De plus, les options de communication (courriel et SMS) sont assez restreintes.
Activity Messenger est une solution québécoise tout-en-un conçue pour simplifier la gestion de vos événements. En plus de la création de vos billets, elle permet la création de listes d’attente, une intégration directe avec votre site internet pour vos formulaires d’inscription et une automatisation complète des communications (confirmations, rappels, remerciements).
Son interface intuitive vous offre une personnalisation avancée des billets (nom de l’événement, code QR, logo) et différentes options de paiements : carte de crédit, virement Interac ou hors ligne. De plus, l’enregistrement de vos participants le jour de votre évènement est simplifié grâce à un système de scan des billets accessibles depuis n’importe quel smartphone. Pour en savoir plus, rendez-vous ici.
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Les plateformes de billetterie comme Activity Messenger, Eventbrite et Ticket Tailor permettent une importation rapide et intuitive de votre liste de participants. Voici les étapes à suivre :
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Une fois votre liste de participants prête, Activity Messenger vous permet de générer et d’envoyer automatiquement les billets de votre événement en toute simplicité. Grâce à cette fonctionnalité, vous réduisez les risques d’erreurs tout en offrant une expérience fluide et agréable à vos participants, leur permettant d’accéder à l’événement en toute sérénité.
La majorité des plateformes de billetterie en ligne permettent l’envoi automatique des billets par courriel, généralement après l’inscription d’un participant. Ce courriel inclut un message de confirmation, un reçu et le billet au format PDF. Avec Activity Messenger, vous bénéficiez de nombreuses options pour personnaliser cette expérience :
En ce qui concerne le billet en PDF, vous pouvez :
En choisissant Activity Messenger comme système de billetterie, vous avez la possibilité d’envoyer vos billets par SMS. Avec un taux d’ouverture impressionnant de près de 97%, les SMS représentent un moyen efficace de garantir que vos participants reçoivent leur billet. Voici quand utiliser les SMS :
Une fois le billet reçu, assurez-vous que les participants disposent d’une solution simple pour le conserver. Bien que la boîte de réception soit une option, elle peut rapidement devenir encombrée, rendant la recherche du billet difficile le jour de l’événement et pouvant entraîner des retards à l’entrée. Pour éviter ce désagrément, suggérez à vos participants de stocker leurs billets dans Apple Wallet ou Google Wallet. Cette méthode leur permettra de retrouver leur billet facilement et rapidement lorsqu’ils en auront besoin, assurant ainsi une entrée sans accroc.
de votre événement, voici les actions clés à mettre en place pour assurer une gestion fluide et contrôlée des arrivées de vos participants :
L’importation de listes pour l’envoi en masse de billets est une solution optimale pour gérer efficacement un grand nombre de participants. En veillant à la qualité de vos données, en choisissant une plateforme de billetterie fiable et en offrant des options de livraison flexibles par courriel et par SMS, vous simplifiez l’organisation de vos événements et améliorez l’expérience de vos invités.
Si vous recherchez une solution de billetterie qui gère l’importation en masse et l’envoi automatisé des billets, Activity Messenger est l’outil qu’il vous faut pour faciliter la gestion de vos événements. Pour découvrir toutes ses fonctionnalités, réservez dès maintenant votre démo personnalisée !
