Dans ce guide, nous allons discuter de comment joindre un contrat à une facture et comment faire parvenir le tout à votre client par courriel ou par SMS.
Nous aborderons comment:
La première étape est de créer un client et une facture. Dans le menu du haut, appuyez sur l’onglet de commerce électronique puis sur facture.
Sélectionnez l’option « Facture » afin de créer une nouvelle facture.
La prochaine étape consiste à sélectionner un client à partir de votre base de données existante. Vous pouvez également ajouter un nouveau client et vous assurer que toutes les informations sur le client sont à jour.
Le système de facturation d’Activity Messenger permet d’ajouter un large éventail d’articles à votre facture. Ça inclut les inscriptions à un cours ou camp de jour, les billets d’événement, les abonnements ou un simple frais personnalisé pour un service unique. Chaque catégorie est conçue pour capturer des détails spécifiques et pertinents pour le service fourni.
Informations supplémentaires: Il est possible d’inclure une description détaillée de l’espace loué, ainsi que de toutes les conditions supplémentaires que vos clients devraient connaître. Cela peut inclure les équipements disponibles pendant la durée de la location ou toutes autres restrictions.
Réductions ou Promotions :Si des promotions ou des réductions s’appliquent, comme une réduction sur la réservation ou un avantage de votre programme de fidélité, vous pouvez les appliquer directement sur la facture.
Taxes et frais supplémentaires: Veillez à ce que toutes les taxes ou frais supplémentaires applicables soient incluses sur la facture.
Ensuite, vous pourrez joindre un contrat à la facture et au profil du client avant d’envoyer le tout au client.
Cliquez sur l’option « Ajouter un contrat » pour accéder à votre liste de contrats préconçus.
Une fois le contrat et la facture envoyés, il est important de faire un bon suivi à l’interne. Activity Messenger vous permet de gérer chaque dossier en suivant les 3 étapes suivantes.
Vous pouvez personnaliser chaque facture pour refléter les services et des produits spécifiques que vous offrez.
Lors de la facturation, vous pouvez ajouter un cours, un camp ou une activité choisie par votre client. Vous pouvez également y ajouter des tarifs préférentiels, des promotions ou des rabais selon la situation.
Pour les billets en ligne, vos factures peuvent aussi inclure l’information telle que le lieu et la date de l’événement. De plus, afin de faciliter la gestion à l’entrée lors de l’événement, la facture comprend aussi un billet unique avec un code QR.
Vous pouvez inclure des articles, des produits ou tout autre matériel physique sur vos factures et fournir à vos clients un reçu détaillé. Les clients peuvent utiliser ce reçu à des fins de garantie ou de retour.
Les leçons privées peuvent être personnalisées avec le nom du client et de l’instructeur, les objectifs de la leçon et un plan de progression. Vous pouvez également inclure les politiques d’annulation et à quel moment le paiement est dû.
Lors de la facturation pour vos abonnements, il est souvent nécessaire de détailler la durée, les avantages et les conditions de renouvellement à même la facture. Des champs définis par l’utilisateur peuvent être ajoutés afin de capturer les informations spécifiques du membre, telles que son numéro d’adhésion, sa photo et l’inclusion de personnes à charge lors d’un abonnement familial.
Pour les entreprises ou les organismes qui offrent la location de matériel ou d’équipement, il est tout aussi important d’inclure un contrat de location détaillé avec chaque facture. On pourra aussi y inclure les conditions dans lesquelles l’équipement se trouve lors de la location ainsi que la date ou l’heure de fin de la location.
Pour les réservations, vous pouvez spécifier l’heure, la date, la durée et les conditions selon la réservation. Cela vous assure que les termes et les conditions sont bien détaillés et documentés à l’avance.
Pour tout service ou produit qui ne correspond pas à l’une des catégories ci-dessus, vous pouvez ajouter un élément de ligne personnalisé à votre facture. Cette flexibilité vous permet de définir des descriptions uniques, de fixer des prix et même d’inclure des termes et des conditions qui s’appliquent spécifiquement à l’article.
————-
En utilisant ces options de personnalisation, vous pouvez créer des factures détaillées et y ajouter plusieurs éléments différents afin de créer une facture qui englobe toute l’expérience du client.
La possibilité d’adapter vos contrats aux nuances de chaque transaction est essentielle. Cette flexibilité garantit que chaque contrat reflète précisément les spécificités de chaque entente et protège efficacement les deux parties. Voici comment faire:
Le type de transaction peut exiger des informations différentes de la part du client. Par exemple, un contrat d’adhésion ou d’abonnement peut nécessiter des renseignements relatifs à la santé, alors qu’un contrat de location peut seulement avoir besoin de l’information personnelle et des coordonnées de la personne. Ces champs personnalisables vous permettent de capturer exactement les informations nécessaires pour chaque type de contrat.
Chaque contrat devrait être adapté aux spécificités de la transaction et des services achetés. Il devrait inclure les conditions de paiement, les niveaux de service, et les obligations des deux parties.
En ajoutant l’option de signatures numériques, vous pouvez simplifier et accélérer le processus pour vos contrats. Vous obtiendrez des réponses plus rapides et moins de papier. Les contrats peuvent donc être finalisés en peu de temps et stockés en toute sécurité.
Un contrat sert d’accord final entre deux parties et devrait contenir toutes les informations pertinentes pour éviter de futurs conflits. Voici comment vous pouvez ajouter d’autres détails ou options importantes pour vos contrats :
Une fois que votre facture et le contrat sont prêts, la prochaine étape est de les faire parvenir à vos clients. Voici comment envoyer vos contrats et vos factures :
La plate-forme vous permet également de planifier et d’automatiser les paiements pour les factures qui ont plusieurs pleinement planifiées.
1. Quels types de contrats peuvent être joints à une facture?
Il est possible d’inclure plusieurs types de contrat, tels que des contrats de service, des contrats de location, des conditions d’adhésion ou des conventions sur mesure adaptées à des transactions particulières.
2. Comment puis-je personnaliser une facture pour différents services tels que les membres, la location ou les réservations?
Activity Messenger vous offre la possibilité de personnaliser vos factures en ajoutant des informations telles que des descriptions de services, des horaires, des renouvellement d’abonnements et même la date et l’heure de location.
3. Est-il possible d’envoyer des factures et des contrats par SMS?
De nombreuses plates-formes modernes offre l’option de faire l’envoi de factures et de contrats par SMS. C’est un moyen pratique et rapide de communiquer avec vos clients.
4. Puis-je suivre l’état du paiement des factures envoyées?
La plupart des plates-formes de facturation offrent la possibilité de suivre l’état de paiement des factures et de la signature de contrat.
5. Puis-je consulter l’historique de toutes les factures et contrats envoyés à un client spécifique?
La plupart des plates-formes de facturation conservent un historique complet des communications, des transactions, des factures et des contrats par client, généralement accessible via le profil du client.
