Comment créer un formulaire d’inscription pour les formations des vos employés avec suivi de présence et rappels par SMS ?

Dans cet article, nous allons voir comment créer des formulaires d’inscription pour les formations internes de vos employés, avec suivi de présence et rappels par SMS, afin de simplifier tous les aspects de la gestion des formations au sein de votre organisation.

Voici ce que nous allons aborder :

• Créer un formulaire d’inscription simple pour les formations des employés
• Les options de planification avancées
• La mise en place de rappels automatiques
• La personnalisation des formulaires d’inscription aux formations
• Partager un formulaire de formations à vos employés
• Le suivi efficace des présences
• La communication interne : nos conseils pratiques

Les articles qui pourraient vous intéresser :

• Simplifiez votre processus d’intégration des employés
• Comment attirer les employés de la gen-Z ?
• Comment fidéliser les employés à temps partiel ?
• Le processus de recrutement pour les postes à temps partiel ou saisonniers
• Quelle est la meilleure plateforme de gestion des employés ?
• Comment utiliser l’envoi de SMS en masse pour la communication interne ?

 

Créer un formulaire d'inscription simple pour les formations des employés

La première étape pour créer un programme de formation à destination de vos employés, c’est de configurer un formulaire d’inscription qui soit simple à utiliser. Activity Messenger facilite ce processus grâce à des modèles personnalisables, qui intègre les éléments visuels de votre marque (logo, charte graphique) ;

• Utilisez Canva pour personnaliser chaque formulaire à votre image : adaptez l’esthétique de votre formulaire pour qu’il reflète l’identité de votre organisation et assurer une expérience utilisateur cohérente en utilisant les fonctionnalités de Canva, directement dans Activity Messenger ;
• Modifiez les champs du formulaire : ajustez les champs tels que la description de la formation, le tarif et le lieu pour les adapter aux spécificités de chaque formation. Ce niveau de détail permet aux participants d’avoir toutes les informations utiles à l’avance.

Les options de planification avancées

La flexibilité dans le planning des formations est essentielle pour adapter les disponibilités des participants avec les dates des différentes formations. La fonctionnalité de planification d’Activity Messenger répond à ce besoin sur plusieurs aspects, notamment en :

• Offrant des options pour plusieurs sessions de formation : utilisez la plateforme pour gérer facilement les différents horaires et listes de participants en créant des programmes de formation incluant une ou plusieurs séances ;
• Planifiant différents types de formations : qu’il s’agisse d’un atelier intensif ou d’un cours de longue durée, la flexibilité de planification de la plateforme est un atout pour une organisation efficace.

Pour cela, vous pouvez définir une règle d’inscription spécifique en fonction du type de formation, directement au niveau du formulaire, parmi les options suivantes :

1. Inscription à toutes les séances ou occurrences
2. Choisir une seule occurrence
3. Choisir plusieurs occurrences

La mise en place de rappels automatiques

Mettez en place un système de rappels automatiques pour maximiser la présence à vos formations et pour vous assurer que les participants et formateurs soient bien préparés. Activity Messenger facilite ce processus grâce à :

• Des rappels par courriel et SMS : planifiez des rappels qui seront envoyés par courriel ou par SMS, pour rappeler aux participants les sessions de formation à venir ;
• L’ajout de détails essentiels : pour les formations virtuelles, intégrez des liens Zoom et d’autres informations importantes dans vos rappels pour faciliter l’accès aux sessions de formation.

La personnalisation des formulaires d'inscription aux formations

Pour collecter des informations sur les participants et répondre aux besoins de formations spécifiques, enrichissez vos formulaires avec des options de personnalisation avancées. Avec Activity Messenger, vous pouvez :

• Intégrer différents éléments de formulaire : ajoutez des questions oui/non, des menus déroulants et des options de téléchargement de fichiers pour recueillir une grande variété de données auprès de vos participants ;
• Personnaliser l’expérience de vos participants : utilisez ces options avancées pour créer un formulaire à la fois informatif, engageant et interactif.

Partager un formulaire de formations à vos employés

S’assurer que vos formulaires de formation atteignent les bons employés est crucial pour maximiser la participation et l’inscription. Activity Messenger offre plusieurs méthodes pour partager vos formulaires de formation :

• Liens et QR codes partageables : facilitez l’accès à vos formulaires en utilisant des liens et des QR codes à partager avec vos employés ;
• Intégration des formulaires sur votre site web : pour une expérience utilisateur optimale, intégrez les formulaires d’inscription directement sur le site web de votre organisation ou sur votre portail interne réservé au personnel ;
• Communication segmentée : créez des listes segmentées d’employés que vous pourrez cibler ensuite par texto ou par courriel.

Le suivi efficace des présences

Le jour de la formation, il est essentiel de suivre la présence et l’engagement des participants. Activity Messenger vous aide aussi dans cette étape, en offrant :

• Un suivi détaillé des présences : utilisez la plateforme pour garder un registre complet des participants, ce qui permet une gestion optimale de l’événement ;
• Des fonctionnalités de communication en temps réel : profitez de la possibilité d’envoyer des messages de dernière minute pour des mises à jour ou des changements, afin de garantir que tous les participants soient informés.

La communication interne : nos conseils pratiques

Activity Messenger propose une approche innovante pour simplifier votre communication grâce à une fonctionnalité d’envoi de SMS en masse, offrant ainsi un moyen direct et efficace d’échanger avec vos employés.

• Messages ciblés : tirez parti des capacités de notre plateforme en créant des listes segmentées, afin de garantir que vos messages sont adaptés à chaque groupe d’employés ;
• Messages personnalisés : personnalisez vos messages en utilisant des variables dynamiques, telles que des dates d’événements ou des prénoms afin de rendre vos communications pertinentes pour chaque destinataire ;
• Envoi programmé : planifiez vos communications à l’avance en programmant l’envoi des messages pour qu’ils arrivent au moment opportun.

Plus d'outils pour la gestion de vos employés

Activity Messenger propose une suite de fonctionnalités conçues pour faciliter la gestion et l’engagement de vos employés de diverses manières.

• Portail de gestion des employés : simplifiez la gestion des documents et des processus liés aux employés, des contrats aux feuilles de temps, dans un système centralisé et facile d’accès ;
• Formulaires personnalisables : créez des formulaires adaptés à différents besoins, de la planification des formations à la gestion des dossiers des employés. Ajoutez des champs spécifiques pour collecter des signatures électroniques, télécharger des documents ou poser des questions précises.

Pourquoi choisir Activity Messenger ?

Notre plateforme est bien plus qu’un outil de communication – c’est une solution complète, conçue pour répondre aux défis uniques et aux flux de travail de divers types d’organisations. Notre objectif, c’est de transformer votre façon d’interagir avec votre équipe en apportant un nouveau niveau d’efficacité et de clarté supplémentaire à vos communications. Pour en savoir plus sur Activity Messenger, cliquez ici pour réserver une démo avec l’un de nos experts.