Webinaire de la rentrée : les essentiels pour réussir votre début de saison

Le coup d’envoi d’une nouvelle saison est toujours une période excitante, mais aussi exigeante. Entre les inscriptions de dernière minute, la communication avec vos membres et la gestion des présences, il est facile de perdre du temps. Pourtant, avec les bons outils et quelques bonnes pratiques, vous pouvez maximiser vos inscriptions, simplifier votre organisation et offrir une meilleure expérience à vos clients. Voici un tour d’horizon des stratégies à mettre en place pour bien démarrer votre saison et gagner en efficacité.

Sommaire :

• Remplir vos places encore libres
• Automatiser vos courriels de bienvenue
• Réduire les oublis grâce aux rappels
• Gérer vos listes d’attente efficacement
• Maximiser la visibilité de vos activités
• Adopter les listes de présences numériques

Remplir vos places encore libres

Commencer la saison avec des places vacantes est une situation fréquente. Plutôt que de les laisser inoccupées et de perdre de l’argent, vous pouvez mettre en place quelques actions simples :

• Envoyez des invitations ciblées par courriel à vos membres actuels, à d’anciens participants, ou encore, à de nouveaux contacts ;
• Relancez par courriel ou par SMS uniquement les personnes qui n’ont pas ouvert vos précédents messages ;
• Personnalisez vos envois avec des champs comme le prénom ou le nom pour créer un lien plus humain et renforcer la confiance ;
• Proposez une promotion limitée : comme par exemple “10 % de rabais si vous vous inscrivez avant le 10 septembre”.

Automatiser vos courriels de bienvenue

Parfois, les nouveaux inscrits manquent d’informations sur l’activité à laquelle ils se sont inscrits. Ils reçoivent un message de confirmation juste après leur inscription, mais celui-ci manque parfois de détails. Avec le temps, certaines informations peuvent être perdues ou oubliées, ce qui génère du stress chez les participants et de nombreux échanges de courriels ou d’appels avec votre équipe. Le courriel de bienvenue est la solution idéale. Voici quelques bonnes pratiques :

• Rédigez un message complet avec toutes les informations pratiques (lieu, date, équipement, stationnement, etc.) ;
• Personnalisez automatiquement le contenu avec des champs comme le prénom, la date et l’heure de l’activité, ou encore, le nom de l’animateur ;
• Ajoutez des documents ou vidéos utiles (formulaire d’acceptation des risques, guide du parent, présentation de l’entraîneur, etc.) ;
• Programmez l’envoi 5 à 10 jours avant le début de l’activité pour que tout le monde soit prêt ;
• Réutilisez vos modèles d’une saison à l’autre sur Activity Messenger.

Activity Messenger vous permet d’automatiser l’envoi de vos courriels de bienvenue. Échangez avec l’un de nos conseillers dès maintenant pour découvrir tout ce que notre plateforme peut faire pour vous.

Exemple de courriel de bienvenue

Réduire les oublis grâce aux rappels

Chaque absence est une occasion manquée. Avec les rappels automatisés, vous réduisez drastiquement les oublis :

• Envoyez un rappel automatique 24 à 48 heures avant l’activité ;
• Ajoutez les informations essentielles (date, heure, lieu, matériel requis) ;
• Privilégiez le SMS pour vous assurer que votre message soit lu rapidement ;
• Autorisez les réponses afin que les participants puissent vous prévenir s’ils ne peuvent plus être présents.

Gérer vos listes d’attente efficacement

Avec des listes d’attente sur papier, difficile de réagir vite quand une place se libère. Souvent, la place reste vide. En choisissant un logiciel comme Activity Messenger, vos listes d’attente sont digitalisées et directement liées à chacune de vos activités :

• Les inscriptions basculent automatiquement en liste d’attente une fois le nombre de places atteint ;
• Chaque place libérée est proposée à la première personne de la liste ;
• Un suivi automatisé permet de contacter la personne suivante si la première ne répond pas dans les 24 à 48 heures ;
• Tout est centralisé dans une seule plateforme, sans gestion manuelle.

Maximiser la visibilité de vos activités

Si vos activités ne sont pas visibles, elles risquent de ne pas attirer suffisamment de participants. Dans un contexte où l’offre est abondante et où la concurrence est forte, vous devez aller chercher de nouveaux clients là où ils se trouvent et multiplier vos canaux de diffusion. Voici quelques actions efficaces pour augmenter la portée de vos activités et générer plus d’inscriptions :

• Partagez vos activités sur les réseaux sociaux (page Facebook, événements, groupes, LinkedIn, etc.) ;
• Intégrez vos formulaires d’inscription à votre site internet, plutôt que de rediriger vers une plateforme externe ;
• Créez des affiches avec un code QR menant directement à vos inscriptions.

Adopter les listes de présences numériques

Fini les feuilles papier perdues ou les fichiers Excel compliqués à mettre à jour. Avec les listes de présences numériques :

• Chaque activité a sa propre liste de présence, accessible en tout temps ;
• Les entraîneurs et animateurs peuvent y accéder facilement depuis leur téléphone ou leur tablette ;
• Des notes et commentaires personnalisés peuvent être ajoutés pour mieux suivre chaque participant ;
• Les rapports de participation sont générés automatiquement, ce qui vous permet d’analyser l’assiduité et de planifier vos prochaines sessions plus efficacement.

Conclusion

Le début de saison est le moment idéal pour mettre en place de meilleures pratiques et optimiser votre gestion. En automatisant vos communications, en simplifiant vos inscriptions et en augmentant la visibilité de vos activités, vous gagnez non seulement du temps, mais vous améliorez aussi l’expérience de vos membres tout en augmentant votre nombre d’inscriptions.

Avec Activity Messenger, ces stratégies deviennent simples à appliquer, centralisées et automatisées. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur l’essentiel : offrir des activités de qualité et développer votre communauté. Réservez une démo dès maintenant pour découvrir notre plateforme.