Comment créer un formulaire d’inscription en ligne avec Google Forms

1. Les étapes de la création d’un formulaire sur Google Forms
   1. Accéder à Google Forms
   2. Créer un nouveau formulaire d’inscription
   3. Ajouter un titre et une description
   4. Ajouter des questions
   5. Personnaliser votre formulaire
   6. Ajouter vos paramètres
   7. Personnaliser votre formulaire aux couleurs de votre marque
   8. Prévisualiser votre formulaire en ligne
   9. Partager votre formulaire d’inscription
   10. Collecter et gérer les inscriptions
2. Une alternative à Google Forms : Activity Messenger
   1. Paiements intégrés
   2. Options de formulaires avancés
   3. Communications automatisées
   4. Personnalisation des formulaires à votre image
   5. Capacités marketing

1.Les étapes de la création d’un formulaire sur Google Forms

• Ouvrir Google Forms : lancez votre navigateur et rendez-vous sur Google Forms ;
• Se connecter : connectez-vous avec votre compte Google. Si vous n’en avez pas encore, créez-en un. En plus de Google Forms, un compte Google vous donne accès à Google Drive, où votre formulaire et les réponses seront stockés en toute sécurité.

Étape 2 : créer un nouveau formulaire d’inscription

Deux options s’offrent à vous :

• Créer un formulaire vierge : cliquez sur le bouton “+” pour commencer ;
• Utiliser un modèle préexistant : accédez à la “galerie de modèles” pour choisir un formulaire déjà configuré par Google, comme le modèle “inscription à un événement”, qui inclut des champs standards (nom, email, numéro de téléphone). Cela vous fera gagner du temps dans la configuration de votre formulaire.

Étape 3 : ajouter un titre et une description

• Définir le titre du formulaire : cliquez sur “formulaire sans titre” et saisissez un nom comme “Inscription à la course caritative annuelle”;
• Ajouter une description : indiquez les informations essentielles, comme la date, l’heure, le lieu et un bref aperçu de l’événement.

Conseil : une description claire aide les participants à comprendre l’objectif du formulaire et les incite à le compléter.

Étape 4 : ajouter des questions

• Insérer des questions : dans votre formulaire, en cliquant sur l’icône “+” ;
• Choisir les types de questions : sélectionnez le format le plus adapté pour chaque question :
  • réponse courte : idéal pour les noms, emails ;
  • paragraphe : pour des réponses plus détaillées ;
  • choix multiple : pour permettre la sélection d’une option parmi plusieurs (par exemple, un cours ou une activité) ;
  • cases à cocher : pour permettre la sélection de plusieurs options.
• Les champs courants à inclure :
  • Nom complet ;
  • Adresse e-mail ;
  • Numéro de téléphone ;
  • Adresse postale ;
  • Sélection de cours/activité (si vous proposez plusieurs options). Exemple : pour un cours de cuisine, vous pourriez demander “Quelle cuisine vous intéresse ?”, et proposer des options comme italienne, chinoise, ou mexicaine.

Étape 5 : personnaliser votre formulaire

• Rendre certaines questions obligatoires : activez l’option “obligatoire” pour éviter les formulaires incomplets ;
• Ajouter des sections : cliquez sur l’icône “ajouter une section” pour structurer le formulaire en différentes parties (par exemple, “informations personnelles” et “préférences d’activités”) ;
• Insérer des images et/ou des vidéos : utilisez l’icône “ajouter une image” ou “ajouter une vidéo” pour enrichir votre formulaire avec des visuels ou une vidéo promotionnelle. Ces éléments augmenteront l’engagement et le taux de conversion de votre formulaire, en offrant plus de contexte, ce qui encouragera les participants à s’inscrire à vos cours ou activités sportives.

Étape 6 : ajouter vos paramètres

Pour accéder aux paramètres, cliquez sur “paramètres”, dans le menu en haut de l’écran.

• Paramètres généraux : ces options vous permettent de gérer la manière dont les réponses sont collectées et sécurisées :
  • Collecter les courriels : pour envoyer des confirmations d’inscription par la suite à vos participants ;
  • Limiter à une seule réponse : pour éviter les soumissions multiples ;
  • Autoriser la modification des réponses après envoi : utile si des détails peuvent nécessiter des ajustements.
• Paramètres de présentation : ces options améliorent l’expérience des participants :
  • Afficher la barre de progression : pour que les répondants puissent visualiser les étapes restantes ;
  • Mélanger l’ordre des questions : option rarement utilisée dans les formulaires d’inscription en ligne.

Étape 7 : personnaliser votre formulaire aux couleurs de votre marque

• Personnaliser le thème : cliquez sur l’icône “palette de couleur” pour ajuster les couleurs et les polices de votre formulaire ;
• Ajouter une image d’en-tête : importez une bannière qui reflète l’image de votre marque et le cours ou l’activité proposés ;
• Sélectionner les couleurs du thème : adaptez-les à la charte graphique de votre organisation pour maintenir une cohérence visuelle dans toutes vos communications.

Étape 8 : prévisualiser votre formulaire en ligne

• Tester votre formulaire : cliquez sur l’icône “Œil”. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre où vous pourrez prévisualiser le formulaire tel que vos participants le verront ;
• Remplir le formulaire : vérifiez que chaque champ fonctionne correctement.

Conseil : tester votre formulaire avant de le partager vous permet de repérer d’éventuelles erreurs qui pourraient décourager les participants.

Étape 9 : partager votre formulaire d'inscription

• Cliquez sur “Envoyer” dans le coin supérieur droit pour accéder aux options de partage :
  • Par courriel : envoyez votre formulaire directement à vos contacts ;
  • Lien : copiez le lien pour le partager sur vos réseaux sociaux ou votre site web ;
  • Intégration HTML : intégrez le formulaire sur une page de votre site internet ;
  • Réseaux sociaux : utilisez les boutons de partage pour Facebook et Twitter.

Étape 10 : collecter et gérer les inscriptions

• Voir les réponses : rendez-vous dans l’onglet “réponses” pour consulter les inscriptions ;
• Analyser les données :
  • Vue d’ensemble/résumé : accédez aux données générales et les graphiques ;
  • Réponses individuelles : consultez chaque inscription séparément.
• Exportez les données : cliquez sur l’icône “Google Sheets” pour exporter les réponses. Exemple : utilisez cette feuille pour vérifier la présence des participants le jour de l’événement ;
• Configurer des notifications : activez les alertes par courriel pour être informé de chaque nouvelle soumission.

2. Une alternative à Google Forms : Activity Messenger

1. Paiements intégrés

2.Options de formulaire avancées

En utilisant Activity Messenger comme logiciel d’inscription en ligne, vous bénéficiez de fonctionnalités avancées telles que :

• La signature électronique : recueillez des signatures légalement pour des accords, comme un code de bonne conduite ou un consentement auprès des participants, directement depuis le formulaire ;
• Acceptation des risques : intégrez des décharges de responsabilité que les participants acceptent lors de l’inscription, assurant ainsi la conformité légale et réduisant les démarches administratives.

• Logique conditionnelle : affichez ou masquez des champs selon les réponses des participants pour simplifier l’inscription. Par exemple, si un participant répond “oui » pour un besoin d’aménagement spécial, des champs supplémentaires apparaissent pour recueillir davantage d’informations ;

• Facturation détaillée : décomposez les frais pour plus de transparence. Par exemple pour vos cours, décomposez les frais de matériel, la location d’équipement et les options supplémentaires ;

• Gestion de cours ou d’événements : facilitez l’inscription à plusieurs options de cours ou d’événements dans un seul formulaire, idéal pour des événements avec plusieurs sessions ou ateliers.

3.Communications automatisées

• Courriels de confirmation : envoyez instantanément des courriels de confirmation aux participants, incluant les détails de leur inscription et la facture correspondante ;
• Rappels : programmez des notifications par texto avant l’évènement ou contactez une liste spécifique de participants en cas d’annulation ou de changement de dernière minute ;
• Sondage post-évènement : créez un sondage qui sera automatiquement envoyé à tous les participants à la fin de la session.

4.Personnalisation des formulaires à votre image

• Apparence professionnelle : personnalisez vos formulaires d’inscription en ligne pour qu’ils reflètent votre identité, grâce à notre intégration avec Canva ;
• Communications cohérentes : créez des modèles de courriels et de texto professionnels à votre image, incluant des données personnalisées (comme le nom du participant, la date et l’heure du cours) ;
• Rapports détaillés : analysez les tendances d’inscription, les taux d’abandon de vos formulaires et les données démographiques.

5.Capacité marketing

• Reciblage et suivi des conversions : utilisez le reciblage pour recontacter des participants potentiels qui n’ont pas finalisé leur inscription ou leur paiement, et suivez les taux de conversion pour améliorer l’efficacité de vos actions marketing ;
• Intégration de courriels marketing : profitez de nos outils de courriels marketing intégrés (qui sont une alternative à Mailchimp), pour communiquer avec votre audience par le biais d’infolettres, en ciblant des groupes spécifiques avec des messages personnalisés selon le type de cours ou d’activité que vous proposez ;
• Opportunités de ventes complémentaires : augmentez la valeur de vos activités en proposant des produits ou services additionnels lors de l’inscription pour maximiser vos revenus.

Conclusion et recommandations

En conclusion, il est essentiel d’évaluer vos besoins pour choisir la solution d’inscription la plus adaptée. Pour des formulaires d’inscription simples et sans paiement, Google Forms est suffisant. En revanche, pour des besoins plus complexes, comme la gestion des paiements, des acceptations de risques, des communications automatisées et l’intégration avec des outils marketing, Activity Messenger est idéal.

Tenez également compte de votre budget. Optez pour Google Forms si vous cherchez une solution gratuite, tandis qu’Activity Messenger offre un excellent rapport qualité-prix grâce à ses fonctionnalités avancées. En termes d’expérience utilisateur, les deux plateformes sont conviviales, mais Activity Messenger offre une interface plus complète pour gérer vos cours et vos communications.

Enfin, n’hésitez pas à tester les outils en profitant de l’essai gratuit d’Activity Messenger pour explorer toutes les fonctionnalités, et recueillir des retours d’expérience avant un déploiement complet. Cela améliorera l’expérience de vos participants et projettera une image professionnelle pour votre organisation. Pour en savoir plus sur Activity Messenger, réservez une démo avec l’un de nos experts.