Comment créer un formulaire d’autorisations parentales avec signatures numériques ?

Olivier Rousseau
5 décembre 2023 2 minutes de lecture

La gestion des autorisations parentales pour les sorties scolaires ou les camps d’été peut rapidement devenir un casse-tête logistique pour les administrateurs et les gestionnaires de clubs. Heureusement, des outils innovants tels que Cognito Forms, Smartwaiver et Jotform simplifient la création de formulaires d’autorisations parentales numériques. Ces solutions éliminent les inconvénients des formulaires papier : documents illisibles, déchirés ou égarés. Adopter une solution numérique, c’est aussi une manière moderne et pratique de gérer vos autorisations, tout en offrant une expérience simplifiée aux parents.

Dans cet article, vous découvrirez pourquoi et comment passer à des plateformes numériques pour créer et recueillir vos autorisations parentales.

Pourquoi opter pour des plateformes numériques pour vos autorisations parentales ?

Gérer des autorisations parentales à l’aide de formulaires papier peut rapidement poser des défis : perte de documents, suivi laborieux ou encore, manque de flexibilité. Les plateformes numériques comme Cognito Forms, Smartwaiver ou Jotform, offrent une solution efficace qui simplifie ces processus pour les parents comme pour vos équipes.

Une solution fiable et pratique pour les parents

Avec une plateforme numérique, les parents peuvent remplir et signer les formulaires d’autorisations numériques directement depuis leur téléphone, tablette ou ordinateur. Fini les oublis ou les aller-retour inutiles pour remettre un document papier. Ils accèdent au formulaire à tout moment, où qu’ils soient, rendant le processus plus fluide et adapté à leur emploi du temps chargé.

Un gain de temps pour vos équipes

Les plateformes numériques simplifient les relances pour récupérer les formulaires non signés. Vos équipes peuvent facilement envoyer des courriels de rappel et consulter une liste à jour des parents qui n’ont pas encore transmis leurs autorisations, évitant ainsi de multiples échanges manuels.

Une solution plus écologique

Passer au numérique, c’est aussi faire un geste pour l’environnement en réduisant votre consommation de papier. En plus de moderniser vos pratiques administratives, vous contribuez à un avenir plus durable, tout en offrant une image professionnelle et innovante de votre organisation.

Les limites des outils génériques de conception de formulaires

Bien que pratiques, les outils génériques comme Cognito Forms, Smartwaiver ou Jotform restent limités lorsqu’il s’agit de répondre aux besoins des écoles, des camps de jour et des clubs sportifs. Ces solutions, conçues pour une variété d’industries, sont dépourvues des fonctionnalités essentielles pour une gestion optimale de vos autorisations parentales.
  • Aucun envoi par SMS : ces plateformes ne permettent pas de transmettre les formulaires d’autorisation numérique par SMS, un canal pourtant très efficace pour capter l’attention des parents ;
  • Pas de rappels ciblés : il n’est pas possible d’envoyer des rappels uniquement aux parents qui n’ont pas encore signé ;
  • Suivi des présences inexistant : ces plateformes ne permettent pas de gérer et de suivre la présence des participants aux évènements ;
  • Absence de paiements intégrés : vous devez utiliser un autre outil pour collecter les paiements, rendant le processus plus complexe ;
  • Communication limitée : en cas de besoin, il est difficile de contacter rapidement les parents pendant un événement ou une sortie.

Ces limites peuvent compliquer vos opérations, surtout lorsqu’il s’agit de gérer des centaines de signatures parentales. C’est ici qu’Activity Messenger intervient : une solution complète et parfaitement adaptée aux besoins des écoles, camps de jour et clubs sportifs. Cette plateforme québécoise offre des fonctionnalités puissantes qui simplifient considérablement votre gestion des autorisations parentales.

Vous souhaitez créer des formulaires d’inscription en ligne pour vos évènements ? Découvrez les 7 meilleurs outils de conception de formulaires francophones

Comment créer un formulaire d'autorisation parentale en ligne ?

Comme nous l’avons vu plus haut, Activity Messenger est la solution idéale pour la gestion des autorisations parentales. À l’instar d’autres outils de création de formulaires, Activity Messenger propose un éditeur Drag-and-Drop intuitif, permettant de créer vos formulaires sans effort.

Il vous suffit d’ajouter vos champs, d’inclure vos termes et conditions avec une case à cocher pour que les parents puissent les accepter, ainsi qu’une signature numérique, et le tour est joué. Vous disposez de plus de 80 types de questions pour personnaliser vos autorisations en fonction de vos besoins. Cela vous permet de recueillir toutes les données importantes. Le processus est simple, rapide et conçu pour optimiser votre gestion.

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Voici quelques exemples de questions courantes que vous pouvez intégrer à votre formulaire d’autorisation parentale sur Activity Messenger :

  • En-tête : titre et description
  • Prénom et nom du parent
  • Prénom et nom du participant
  • Contact d’urgence
  • Date et heure de l’événement ou du voyage
  • Allergies ou médicaments
  • Options de paiement
  • Modalités
  • Responsabilité et renonciation
  • Permission de prendre/partager des photos
  • Signature numérique
  • Import de documents

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Un autre avantage d’utiliser Activity Messenger pour la création de vos formulaires, c’est son intégration avec Canva. Cette fonctionnalité vous permet de concevoir facilement des visuels attrayants et de les ajouter à vos formulaires, offrant ainsi une présentation soignée et professionnelle. Non seulement vos formulaires seront fonctionnels, mais ils refléteront également l’image de votre organisation.

Étude de cas : comment Summit Academy a simplifié la gestion des autorisations parentales avec Activity Messenger

Avant de passer au numérique, Summit Academy gérait ses formulaires d’autorisations parentales de manière traditionnelle, avec des formulaires papier. « Nous devions trouver un moyen simple d’envoyer nos autorisations parentales. Tout se faisait encore sur papier. On imprimait, envoyait et suivait manuellement qui rapportait les documents signés. C’était un vrai casse-tête et on perdait énormément de temps sur ces tâches répétitives. »

La solution est venue avec Activity Messenger, une plateforme qui a transformé leur manière de gérer les autorisations. « La principale raison pour laquelle nous avons choisi Activity Messenger, c’est que les parents peuvent désormais signer un formulaire d’autorisation directement via leur téléphone, simplement en utilisant leurs doigts. » Cette solution a non seulement simplifié le processus pour les parents, mais a également permis à l’équipe de Summit Academy de gagner un temps précieux et d’éliminer les erreurs humaines liées à la gestion manuelle des formulaires.

En savoir plus

Activity Messenger est aussi un logiciel de gestion pour les fédérationsmunicipalités, la gymnastique, la natation, la danse, le tennis et les camps de jour.

Collecter les paiements et les autorisations parentales en même temps

Lors de sorties scolaires ou d’événements, il est fréquent que les parents doivent effectuer un paiement. Cependant, collecter séparément les paiements et les autorisations parentales peut rapidement devenir fastidieux.

Avec Activity Messenger, vous pouvez simplifier ce processus en collectant à la fois les paiements et les formulaires d’autorisations parentales dans un même formulaire. Ainsi, chaque fois qu’un formulaire est rempli, vous pouvez être assuré que l’autorisation parentale et que le paiement ont été complétés correctement pour chaque participant.

Les paiements peuvent être effectués par carte de crédit, grâce à notre partenaire Stripe, par virement Interac, ou hors ligne, selon votre préférence. Dans les trois cas, une facture est générée et envoyée aux parents, accompagnée d’une copie en format PDF du formulaire d’autorisation signé, afin de confirmer la prise en compte du paiement et de la signature du document.

Comment envoyer les demandes d’autorisations parentales ?

Une fois que vous avez créé votre formulaire d’autorisation parentale, vous devez le transmettre aux parents pour qu’ils puissent le signer. Si la plupart des écoles et des camps de jour choisissent d’envoyer ces documents par courriel, ce mode de communication peut vite devenir une source de problèmes. En effet, certains parents affirment ne jamais avoir reçu l’email, d’autres l’ignorent, et beaucoup passent à côté. Le courriel n’est donc pas toujours la solution la plus fiable pour recueillir des documents importants comme les autorisations parentales.

Pourquoi privilégier l’envoi par SMS pour vos autorisations parentales ?

Les SMS, en revanche, ont un taux de lecture bien plus élevé que les courriels. En utilisant Activity Messenger, vous pouvez envoyer facilement vos autorisations parentales par SMS, augmentant ainsi considérablement les chances que les parents signent ces documents à temps.

En outre, avec Activity Messenger, l’envoi de SMS de masse se fait en quelques clics. Vous pouvez aussi programmer des rappels par SMS destinés uniquement aux parents qui n’ont pas encore signé leur autorisation. Cela permet de maximiser le taux de complétion, sans saturer de communications inutiles les parents qui ont déjà signé. En résumé, le SMS est plus direct, plus visible et bien plus difficile à ignorer qu’un courriel.

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Activity Messenger est aussi une :

Le suivi numérique des présences et des autorisations parentales

Avant l’évènement

Activity Messenger simplifie le suivi des autorisations parentales en offrant un système centralisé qui vous permet de voir rapidement qui a signé et qui ne l’a pas encore fait. Vous pouvez relancer facilement les parents en retard par SMS, garantissant ainsi une gestion efficace et sans tracas des documents importants.

Une fois les autorisations signées, Activity Messenger vous permet de suivre les présences en temps réel. Vous pouvez visualiser qui s’est inscrit, qui a rempli l’autorisation parentale et qui a effectué le paiement pour l’événement ou la sortie scolaire. Vous recevrez même des notifications à chaque soumission de formulaire, assurant ainsi un suivi en temps réel.

Pendant l’évènement

Le jour de l’événement, vous pouvez scanner les arrivées des participants directement depuis votre téléphone ou votre tablette, facilitant ainsi la gestion des présences. Vous pouvez également ajouter des notes et mettre à jour les informations des participants en direct, ce qui vous permet de rester organisé et réactif tout au long de l’événement. Et en cas de changement de dernière minute ou d’urgence, vous pouvez envoyer des notifications par SMS et/ou par courriel à vos participants pour les tenir informés (par exemple : une modification dans l’horaire ou dans le lieu de prise en charge des enfants).

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Le stockage sécurisé des données et l’impression des autorisations

Chaque fois qu’un parent signe une autorisation parentale en ligne, une version PDF du document signé est automatiquement générée et sauvegardée dans votre compte administrateur. De plus, un courriel de confirmation est envoyé au parent, incluant la copie de l’autorisation parentale signée.

Ces documents sont facilement accessibles depuis votre tableau de bord, ce qui permet à votre équipe de retrouver rapidement les informations nécessaires le jour de l’événement. Vous pouvez également imprimer en vrac les autorisations parentales signées afin de disposer de copies papier pour vos sorties scolaires ou événements.

Bonus : créez et envoyez des certificats à vos participants

Vos événements offrent l’opportunité d’acquérir de nouvelles compétences ou de se surpasser physiquement ? Pourquoi ne pas célébrer la réussite de vos participants avec un certificat de reconnaissance ? Émettre des certificats à la suite d’un événement permet de souligner la participation, l’engagement et les efforts déployés, tout en renforçant la motivation de vos membres.

Grâce à Activity Messenger, vous pouvez créer et envoyer des certificats de manière automatisée, en utilisant l’intégration avec Canva pour personnaliser facilement vos certificats. Ces certificats deviennent aussi une preuve tangible des expériences vécues, montrant comment les participants appliquent leurs connaissances et compétences dans des contextes réels. Que ce soit pour un événement sportif, une activité de développement personnel ou une formation, les participants et leurs parents apprécieront cette reconnaissance officielle de leurs accomplissements.

Conclusion

La gestion des formulaires d’autorisations parentales, bien qu’essentielle pour vos activités sportives ou autre évènements, peut rapidement devenir une tâche complexe et chronophage pour vos équipes. Heureusement, des solutions comme Activity Messenger permettent de simplifier cette gestion en ligne, de gagner du temps et d’améliorer l’expérience des parents et des participants.

En optant pour une solution numérique, vous modernisez vos pratiques et vous vous assurez de rester conforme aux normes actuelles en matière de protection des données et de sécurité (Activity Messenger est une plateforme québécoise dont les données sont stockées au Québec, assurant ainsi le respect des nomes locales comme la Loi 25). Avec des fonctionnalités comme la collecte de paiements, l’envoi de rappels par SMS, et l’intégration avec Canva pour des certificats personnalisés, Activity Messenger s’impose comme un outil tout-en-un pour gérer vos autorisations parentales, quel que soit le type d’événement.

N’attendez plus pour moderniser votre gestion administrative et offrir à vos parents une expérience fluide et efficace ! Découvrez dès aujourd’hui comment Activity Messenger peut transformer la gestion de vos événements en réservant une démo avec l’un de nos conseillers.

Écrit par Olivier Rousseau Olivier est propriétaire d'une franchise Sportball depuis plus de 10 ans avec des emplacements à Montréal, Québec et Ottawa, tout en aidant des propriétaires d'entreprise en tant que consultant en marketing sportif.

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