Inscriptions au camp de jours, autorisations parentales et envoi de SMS aux parents

Olivier Rousseau
14 octobre 2022 2 minutes de lecture

Introduction

Summit Academy est une école privée à Bedford, en Nouvelle-Écosse, qui a ouvert ses portes en 2017. Le premier jour, 60 élèves étaient inscrits. Ils ont maintenant plus de 160 élèves répartis sur leurs campus primaires et secondaires.

Nicole et son équipe cherchaient à simplifier les communications avec les parents et à simplifier la collecte d’autorisation parentale avec la signature numérique.

Ils ont choisi Activity Messenger comme solution et envoient désormais facilement des SMS aux parents selon leur classe, collectent les autorisations parentales via téléphone intelligent et prennent les inscriptions pour leurs camps de jour et leurs parascolaires en ligne. Le tout dans un seul outil.

La situation

Summit Academy a une philosophie d’apprentissage axé sur la découverte pour tous les élèves. Ils font donc beaucoup de sorties, avec une classe à l’extérieur de l’école de façon hebdomadaire.

Nicole cherchait désespérément un moyen de collecter les formulaires d’autorisation parentale de façon numérique. Elle voulait aussi une plateforme qui permettrait de facilement faire le suivi de qui n’avaient pas rempli les formulaires.

Avec autant de formulaires à remplir, ils avaient besoin d’un système capable de :

  1. Créez des formulaires adaptés aux téléphones intelligents avec signatures numériques
  2. Pouvoir facilement dupliquer les formulaires
  3. Assurer un suivi des parents qui n’avaient pas encore signé
  4. Envoyer un SMS de rappel aux parents n’ayant pas encore signé

« Nous devions trouver un moyen simple d’envoyer nos autorisations parentales. Tout se faisait encore sur papier-crayon. On imprimait, envoyait et suivait manuellement qui rapportait les documents signés. On perdait énormément de temps sur ces tâches répétitives. »

Passer à une solution adaptée sur mobile

Lorsque la directrice de l’école a découvert Activity Messenger en remplissant un formulaire auprès d’un autre organisme, elle a immédiatement demandé à Nicole de se renseigner.

« La principale raison pour laquelle nous avons choisi à Activity Messenger est que les parents peuvent signer un formulaire d’autorisation via leur téléphone, simplement en utilisant leurs doigts. »

La signature numérique a convaincu Nicole et son équipe d’opter pour Activity Messenger, mais ce n’était que le début.

“Quand on a vu les autres choses que vous pouviez  faire pour les écoles, on a vite réalisé que ça cochait toutes les cases des choses pour lesquelles nous avions besoin d’aide. »

Inscriptions et paiements

L’une des boîtes cochées fut les inscriptions en ligne aux camps de jours et aux programmes parascolaires. Les parents avaient l’habitude de s’inscrire sur un formulaire papier ou PDF et de l’envoyer au secrétariat.

Il arrivait souvent que certain parent oubliait à quel camp/semaine ils s’étaient inscrits et d’autres avaient besoin d’une facture. Tout ceci se faisait manuellement. Désormais, Activity Messenger s’occupe de tout.

“Nous avons transféré toutes nos inscriptions et paiements pour les camps de jour sur Activity Messenger. Ça a résolu plusieurs maux de tête pour nous. Le nombre d’inscriptions au camps s’est multiplié par 3 cet été. Une énorme augmentation et Activity Messenger a rendu le tout possible et surtout beaucoup plus facile à gérer. »

Économie de temps considérable

Du point de vue des administrateurs, Activity Messenger a permis à Nicole et son équipe de passer moins de temps sur des tâches répétitives tout en facilitant la vie aux parents.

« Maintenant, j’ai un gabarit-modèle. Quand j’ai besoin d’envoyer un nouveau formulaire d’autorisation parentale, je n’ai qu’à modifier certaines informations et c’est envoyé. Je suis passé de peut-être une heure chaque fois que l’on devait créer et envoyer un formulaire d’autorisation à 5 minutes au maximum. »

 

Des communications simplifiées

Une bonne communication avec les parents est l’un des aspects les plus importants de la gestion d’une école privée. S’assurer que chaque parent reçoit la bonne information au bon moment est de la plus haute importance.

“Et ce que j’aime aussi, c’est que nous avons simplifié toutes nos communications avec Activity Messenger pour que tout se ressemble. J’aime que nos communications soient claires, cohérentes et soit professionnelles. »

Et les parents en pensent quoi?

Les parents  adorent à quel point tout est devenu facile maintenant que les formulaires et inscriptions sont en ligne et adaptés aux téléphones intelligents.

« Nous avons eu des parents qui nous ont dit à quel point c’était plus facile. Il m’est même arrivé de voir un parent dans le stationnement et lui rappeler qu’il n’a toujours pas rempli le formulaire d’autorisation. Je lui ai envoyé via texto et il l’a rempli sur-le-champ via son téléphone intelligent. Il était comme wow »

L'avenir

Nicole continue de chercher de nouvelles façons de faciliter leurs tâches administratives et Activity Messenger est toujours la première solution qui vient en tête.

« On est très satisfaits d’Activity Messenger. Il semble que tous les 2-3 mois, on découvre de nouvelles fonctionnalités qui facilitent véritablement nos tâches administratives . »

Simplifié la signature de documents avec Activity Messenger pour les écoles

S'abonner à l'infolettre

Rester à l'affût en recevant les mises à jour.

Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.

© Activity Messenger

info@activitymessenger.com