Simplifiez la location de plateaux sportifs et de salles communautaires

Pour bon nombre de municipalités et de centres sportifs, la gestion de plateau ressemble encore à ceci.

• Une montagne de courriels
• d’appels
• d’Excel partagés
• et de suivis manuels interminables.

Dans cet article nous allons regarder comment transformer cette réalité en automatisant la réservation, la facturation, la signature des contrats et la gestion des conflits d’horaire. Le tout, accessible 24/7 pour vos membres, clients ou citoyens ainsi que votre équipe interne.

Nous allons explorer:

• Les principales frustrations liées à la gestion de plateaux
• Ce à quoi vos citoyens ou clients s’ attendent lors d’une réservation de plateau
• Comment automatiser l’ensemble du processus de réservation en ligne (ou pas)
• Comment mettre en place un système de réservation de plateaux
• Exemples de municipalités et entreprises du Québec qui ont simplifié leurs réservations en ligne

Principales frustrations liées à la location d'installations

• Trop d’étapes manuelles
  Appels téléphoniques, formulaires papier, courriels… Tout cela ralentit le processus et augmente les risques d’erreurs.
• Doubles réservations = citoyens frustrés
  Lorsque votre horaire vit dans un fichier Excel ou sur un calendrier mural, les conflits sont inévitables.
• Courir après les paiements et les décharges
  Il ne devrait pas falloir 3 relances pour récupérer un dépôt de 60$ ou une signature de contrat.
• Manque de transparence pour les citoyens
  Vos résidents veulent savoir ce qui est disponible, combien ça coûte et comment réserver, sans devoir appeler ou envoyer un courriel.

Ce à quoi vos citoyens ou clients s' attendent lors d'une réservation de plateau

Les résidents sont habitués à tout réserver en ligne : hôtels, restaurants, activités sportives. Ils s’attendent maintenant au même niveau de service pour leurs locations de gymnaste, terrain de tennis ou installations municipales.

Voici à quoi ça devrait ressembler :

• Accès à un calendrier en ligne avec les plages horaires disponibles en temps réel.
• Formulaire de réservation personnalisé selon le type de plateau.
• Paiement en ligne, acceptation des conditions et signature électronique.
• Notification automatique aux employés concernés.
• Rappel SMS 24 heures avant la réservation

Automatiser l'ensemble du processus (ou pas)

Activity Messenger va bien au-delà de la simple réservation. La plateforme vous permet d’automatiser tout votre processus ou seulement certaines parties, selon vos préférences.

Voici comment :

1. Rappels automatiques personnalisés
   • Dès qu’une réservation est confirmée, le système peut envoyer automatiquement un rappel par courriel ou SMS.
   • Ces messages incluent les détails de la réservation : date, heure, lieu, conditions d’accès, lien pour modifier ou annuler la réservation, etc.
   • Cela réduit les absences et les demandes de dernière minute.
2. Notifications aux appariteurs et responsables
   • Vous pouvez configurer des alertes automatiques aux employés responsables de la logistique (appariteurs, concierges, techniciens).
   • Par exemple : “Préparer la salle polyvalente A avec 25 chaises pour vendredi 18h.”
   • Fini les oublis et la communication manuelle entre les départements.
3.  Suivi post-réservation automatisé
   • Une fois la location terminée, Activity Messenger peut envoyer automatiquement:
   • Un courriel de remerciement
   • Un sondage de satisfaction
   • Un lien vers le formulaire de réservation pour encourager une prochaine location.
4. Règles de gestion et tarification avancées
   • La plateforme prend en compte vos règles internes :
   • Tarifs variables selon le statut (résidents, non-résidents, membres, OBNL, etc.)
   • Exigences d’approbation selon le type d’activité, la plage horaire ou la salle demandée
   • Bloc les plages horaires pour l’entretien ou les événements internes
   • Durée minimale ou maximale de location configurable

Comment mettre en place un système de réservation de plateaux

1. Créer le formulaire de réservation
   Ajoutez les champs pertinents : date, heure, type de plateau, nombre de participants, documents requis, besoins équipement, etc.
2. Configurer les plateaux disponibles
   Gymnase, salle communautaire, terrain de soccer, salle de réunion… Pour chaque ressource :
   • Horaires d’ouverture
   • Jours bloqués (ex : fêtes, maintenance)
   • Tarification (horaire, forfaitaire, dépôt)
   • Règles de réservation (durée min., récurrence, membres uniquement)
     
3. Afficher la disponibilité en ligne
   Le calendrier se met à jour automatiquement et montre uniquement les plages libres.
4. Activer les paiements en ligne
   Carte de crédit, Interac, hors ligne. Dépôt ou paiement complet.
5. Générer automatiquement les contrats
   Contrat pré-rempli avec les infos du citoyen, boîte « j’ai lu et j’accepte », signature numérique, archivage.

 

Exemples de municipalités et entreprises du Québec qui ont simplifié leurs réservations en ligne

Complexe Multi-Sports de Laval

Le complext Multi-Sports de Laval fait maintenant la gestion des plateaux multi-activités (soccer, pickleball, badminton, conférences) avec la réservation en ligne et la facturation automatisée.

Municipalité d’Issoudun

La municipalité d’Issoudun permet maintenant la réservation en ligne de la salle communautaire et du terrain de baseball pour les citoyens. Les contrats sont signés électroniquement et le suivi des réservation de plateau et des paiements est plus simple à suivre et en temps réel.

Tennis Laval

Tennis Laval a simplifié la gestion des réservations de terrain de tennis, les leçons privées et les cours de groupe pour les citoyens de Laval.

Prêt à passer au mode en ligne?

Passer à la réservation en ligne ne veut pas dire remplacer votre personnel. Ça signifie leur donner de meilleurs outils pour mieux servir la communauté.

Si vous êtes encore pris avec des fichiers Excel, des appels, un calendrier mural et des Post-its, il est peut-être le temps d’essayer Activity Messenger.

👉 Parlez à un expert de notre équipe pour voir comment simplifier la location de vos plateaux.