Sports en français est une organisation sportive provinciale avec un impact bien plus grand que sa taille ne le laisse croire. Sa mission, c’est de rendre le sport accessible en français au Manitoba, et de créer des expériences qui rassemblent la communauté autour du sport.
Avec une petite équipe, chaque heure est précieuse. L’enjeu n’est pas seulement d’aller plus vite, mais de libérer du temps pour ce qui compte vraiment, à savoir, les participants, les programmes et la communauté.
Au cours des deux dernières années, Sports en français a progressivement fait d’Activity Messenger le cœur de ses opérations. Inscriptions, communication, infolettres et signature de contrats sont désormais regroupées dans un seul et même espace, plus simple et plus fluide.
Et comme le souligne la directrice générale Chantal Young :
“On dit souvent qu’Activity Messenger est le troisième membre de notre équipe, parce qu’il nous rend beaucoup plus efficaces. Ça nous fait économiser une journée complète de travail chaque semaine.”
Dans la gestion d’activités sportives, on pense souvent que le principal défi, c’est l’organisation des cours, des participants ou des entraîneurs. En réalité, ce sont souvent les tâches administratives qui finissent par peser le plus lourd.
Comme beaucoup d’organisations, Sports en français a commencé avec des outils simples pour gérer leurs inscriptions. Gravity Forms s’est rapidement imposé comme une solution facile à utiliser, rapide à déployer et économique. Sur le papier, tout fonctionnait bien.
Mais à mesure que le volume d’inscriptions augmentait, la réalité est devenue bien différente. Chaque dossier nécessitait un suivi manuel complet :
Ce qui semblait simple au départ s’est transformé en une série de tâches répétitives et chronophages. Pris individuellement, ça n’était pas complexe. Mais mis ensemble, ces micro-tâches finissaient par occuper une part importante des journées de l’équipe, au détriment du reste.
Sports en français avait besoin de retrouver plus de fluidité dans son fonctionnement. C’est dans ce contexte qu’Activity Messenger est entré en jeu.
En découvrant Activity Messenger, l’équipe a choisi d’utiliser la plateforme comme point central pour les inscriptions à leurs programmes. L’objectif était de remplacer un processus manuel, dispersé et difficile à suivre par un outil plus structuré et plus facile à gérer.
Dès les premières utilisations, l’impact s’est fait sentir. Les inscriptions n’étaient plus de simples formulaires isolés. Elles sont devenues un processus fluide, où les informations sont structurées, organisées et directement accessibles pour l’équipe. Chaque nouvelle inscription s’intègre naturellement dans l’ensemble, sans manipulation supplémentaire.
Et assez rapidement, l’équipe s’est rendu compte que notre plateforme allait bien au-delà de ce besoin initial. Ce qui devait au départ faciliter les inscriptions est rapidement devenu un élément central de leur organisation, soutenant plusieurs aspects de leur gestion.
“Le meilleur compliment que je peux faire, c’est qu’Activity Messenger est probablement le meilleur collègue que j’ai eu depuis de très nombreuses années.” Lyes Mahdi Aknouche, agent de programmation chez Sports en français
Au-delà des inscriptions, c’est surtout la gestion des tâches répétitives qui a commencé à être automatisée. Ça s’est traduit par :
Pris séparément, ces automatisations semblent simples. Mais ensemble, elles ont profondément allégé la charge de travail de leur équipe. Même avant de maîtriser pleinement la plateforme, Sports en français a rapidement constaté un impact concret, avec une réduction significative des efforts liés à la gestion des inscriptions et du suivi administratif.
Au fil de l’utilisation, l’équipe a découvert qu’Activity Messenger permettait aussi de regrouper toute la communication au même endroit :
Ça s’est traduit pour Sports en français par une meilleure organisation des échanges, autant avec les entraîneurs pour leur transmettre les informations liées aux activités qu’ils animent, qu’avec les participants pour leur partager les détails concernant leurs cours. En réunissant ces échanges dans une seule plateforme, l’équipe gagne en clarté et évite de jongler entre plusieurs plateformes.
Avec l’utilisation d’Activity Messenger, l’équipe a également commencé à gérer la signature numérique de contrats depuis la plateforme. Ce n’était pas un besoin initial, mais rapidement, ça s’est imposé comme un gain d’efficacité important dans les opérations quotidiennes.
Dès qu’un document doit être envoyé, signé, retourné puis archivé, chaque étape manuelle ajoute de la friction et rallonge les délais. En regroupant l’ensemble de ces étapes dans un seul outil, Sports en français a pu simplifier le cycle complet sans multiplier les suivis ni les échanges de courriels avec les clients.
Pour une petite organisation avec une grande mission, Activity Messenger est devenu bien plus qu’un simple logiciel. C’est aujourd’hui un élément central de la façon dont Sports en français fonctionne et se développe. Alors qu’ils continuent d’élargir leur programmation en français dans le Manitoba, s’appuyer sur un outil fiable et complet leur permet de rester concentrés sur ce qui compte vraiment plutôt que sur les tâches administratives.
“Avec le temps, j’en suis venu à voir Activity Messenger comme bien plus qu’un simple outil numérique. La formule peut faire sourire, mais elle reflète vraiment mon expérience : Activity Messenger est devenu notre troisième collègue.” Lyes Mahdi Aknouche, agent de programmation chez Sports en français
