“Je m’étais promis de trouver un système automatisé performant pour ne plus jamais avoir à gérer une réservation de fête d’anniversaire par téléphone. C’est à ce moment-là que j’ai découvert Activity Messenger”. – Kelly Denti, propriétaire de Next Level Ninja
Next Level Ninja est l’une des meilleures salles de ninja de la côte Est, située à Flemington, dans le New Jersey. Inspirée par les parcours et l’athlétisme de American Ninja Warrior, la salle propose des cours, des camps, et des fêtes d’anniversaire, ainsi qu’une offre importante d’événements sportifs qui complètent son calendrier.
Kelly Denti, propriétaire de Next Level Ninja, a passé près de trois ans à chercher un système de gestion des fêtes d’anniversaire avant de découvrir Activity Messenger. Depuis l’adoption de la plateforme, les réservations de fêtes d’anniversaire sont passées de 1 à 2 chaque week-end à 5 à 7, avec un impact significatif sur le chiffre d’affaires mensuel.
Avant Activity Messenger, le processus de réservation de Kelly était complexe, car elle gérait manuellement chaque réservation de fête d’anniversaire. Elle répondait aux demandes par téléphone, coordonnait le calendrier, les allers-retours avec les parents et essayait de tout suivre sans aucun système centralisé.
“On faisait tout manuellement. Je rappelais les personnes intéressées par les fêtes, puis j’essayais de trouver un créneau dans le calendrier. C’était un cauchemar.”
Il y avait souvent des doubles réservations, certains rappels étaient oubliés et chaque nouvelle demande de fête signifiait plus de temps passé au téléphone plutôt qu’à gérer la salle. Kelly avait besoin d’une solution capable de centraliser l’ensemble du processus, de la réservation jusqu’au jour de la fête.
“Maintenant, les clients réservent eux-mêmes les fêtes en ligne, ils choisissent leur jour et leur horaire. Le processus ne pourrait pas être plus simple.”
Avec Activity Messenger, tout le processus de réservation des fêtes d’anniversaire de Next Level Ninja est désormais accessible en libre-service. Grâce au générateur de formulaires en glisser-déposer, Kelly a créé une page de réservation dédiée avec des options de forfaits, des créneaux horaires fixes et des règles de calendrier qui empêchent les doubles réservations et les réservations de dernière minute.
Les parents réservent la fête en quelques clics, depuis leur ordinateur ou leur cellulaire. Un dépôt est automatiquement prélevé pour confirmer la réservation, puis le solde est payé avant la fête, selon l’échéancier prévu. Les familles peuvent ainsi répartir les paiements dans le temps, tandis que Next Level Ninja profite d’un processus de réservation et de paiement entièrement automatisé.
“Dès que l’enfant répond à l’invitation, cela l’amène à signer une décharge de responsabilité, et tout est réglé avant même que l’invité n’entre dans la salle. C’est incroyable.”
Une fois la réservation confirmée, Activity Messenger génère une invitation personnalisée, préremplie avec le nom de l’enfant, la date, l’heure et le lieu de la fête, que le parent peut ensuite transférer aux invités. Les invités confirment ensuite leur présence et signent une décharge numérique. Ils apparaissent alors sur la liste de présence.
📖 À lire aussi : formulaire d’acceptation des risques pour fêtes d’enfants
“Au lieu de gérer les décharges de responsabilité, notre équipe peut se consacrer pleinement à l’accueil des enfants et leur offrir la meilleure expérience possible.”
Le jour de la fête d’anniversaire, le personnel consulte une liste de présence numérique et enregistre les invités à leur arrivée. Les participants de dernière minute sont pris en charge tout aussi rapidement grâce à un code QR qu’ils peuvent simplement faire scanner sur place.
Comme toute l’administration est réglée avant même l’arrivée des invités, l’équipe est entièrement disponible pour animer l’activité et offrir une expérience mémorable. Dans une salle dirigée par des coachs ayant participé à American Ninja Warrior sur NBC, chaque anniversaire est conçu pour aider les jeunes à développer leur force, leur confiance et leur agilité.
📖 À lire aussi : comment faire de vos fêtes d’anniversaire un succès
“Nous faisons du marketing auprès de tous les enfants qui viennent comme invités… Après chaque week-end, nous mettons à jour notre liste marketing pour inclure ces personnes.”
Chez Next Level Ninja, chaque enfant qui participe à une fête d’anniversaire représente une nouvelle occasion de développer leur clientèle. Après avoir découvert les installations lors de l’événement, plusieurs familles choisissent ensuite de réserver leur propre fête ou d’inscrire leur enfant à un cours.
Grâce au formulaire d’inscription, les coordonnées des familles sont automatiquement ajoutées à la base de données de l’entreprise. Cette liste de contacts continue de grandir au fil des semaines, sans aucune saisie manuelle. Kelly segmente ensuite sa base de données selon l’âge des enfants pour envoyer automatiquement un courriel aux familles six à huit semaines avant leur anniversaire.
Après chaque fête, une séquence de courriels est aussi envoyée automatiquement afin de présenter les cours offerts et d’encourager les invités à poursuivre l’aventure. Pendant que ces campagnes fonctionnent en arrière-plan, Kelly peut consacrer son temps à d’autres initiatives, comme ses campagnes publicitaires sur Facebook, qui redirigent les familles vers sa page de réservation. Grâce à ca, chaque semaine, une à deux familles qui découvrent Next Level Ninja lors d’une fête d’anniversaire s’inscrivent ensuite à un programme régulier !
“Je suis passée de plusieurs heures par semaine consacrées à la gestion des fêtes d’anniversaire à environ 30 minutes. C’est incroyable.”
Avant d’adopter Activity Messenger, Next Level Ninja organisait généralement une ou deux fêtes d’anniversaire par semaine. Aujourd’hui, Kelly en accueille régulièrement cinq à sept ! L’impact va bien au-delà du simple gain de temps. Entre l’augmentation du nombre de réservations et les familles qui découvrent cette salle grâce aux fêtes d’anniversaire avant de s’inscrire à un cours, Next Level Ninja estime générer entre 15 000 $ et 20 000 $ de revenus supplémentaires par mois. Selon Kelly, cette croissance est directement liée à l’automatisation mise en place avec Activity Messenger.
Au départ, l’équipe utilisait la plateforme uniquement pour gérer les fêtes d’anniversaire. Convaincue par les résultats, elle a progressivement centralisé toutes ses opérations sur Activity Messenger : les inscriptions aux cours, les cartes de séances, les communications avec les familles et la gestion de sa clientèle.
“Nous avons commencé avec Activity Messenger uniquement pour les fêtes d’anniversaire, juste pour voir comment ça fonctionnerait. Aujourd’hui, c’est notre seul CRM. Ça a complètement transformé notre façon de travailler. Le service à la clientèle est exceptionnel et je le recommande à toutes les organisations qui gèrent des fêtes d’anniversaire ou des inscriptions à des cours.”
Si vous organisez des fêtes d’anniversaire dans votre club, votre centre sportif ou votre organisation, cette étude de cas montre qu’une réservation ne représente pas seulement un événement de plus au calendrier. Bien gérée, elle peut devenir un véritable moteur de croissance, tout en réduisant considérablement le temps consacré aux tâches administratives.
