Comment GymBC a numérisé ses formulaires de fédération et les rapports d'incidents

Olivier Rousseau
1 décembre 2022 2 minutes de lecture

Introduction

Gymnastics BC est une organisation sportive provinciale qui compte 71 clubs membres à travers la Colombie-Britannique. Ses clubs membres offrent un large éventail de programmes de gymnastique, des programmes d’introduction jusqu’aux athlètes de l’équipe nationale. 

Gym BC est responsable de la gouvernance, de la promotion ainsi que du développement de la gymnastique en Colombie-Britannique et se consacre à rendre la gymnastique inclusive et accessible à tous. Gym BC offre aux clubs des services qui comprennent la formation des entraîneurs, la gestion des contre-vérifications, une structure de compétition et un programme d’assurance.

L’équipe de Gym BC cherchait une solution pour simplifier les renonciations en ligne, les rapports de blessures et pour simplifier les communications avec ses membres.

Ils ont choisi Activity Messenger pour la simplicité de gestion et création de formulaires, la signature numérique intégrée et les outils de communication efficaces.

La situation

Gymnastics BC compte plus de 50,000 membres individuels, dont les entraîneurs, des juges, des athlètes et des gestionnaires de club. Le personnel de Gym BC souhaitait fournir aux clubs les meilleures pratiques actuelles et proposer des solutions globales pour leur communauté.

Cela signifiait passer à un système en ligne qui était acceptable selon les normes juridiques canadiennes.

Servir des milliers de membres avec une petite équipe nécessitait un système capable de:

  • Déplacer toutes les formulaires de décharges et les rapports de blessures en ligne
  • Améliorer les communications avec les membres
  • Être simple à utiliser et gratuit pour les clubs membres
  • Collecter des formulaires sécurisés facilement remplissables sur mobile
  • Avoir toutes les données stockées au Canada

La solution

Gym BC a choisi Activity Messenger pour sa boîte à outils au niveau de la fédération. Les avantages de cette solution se sont traduits par des économies de temps et d’argent immédiates. « Pour les rapports de blessures, nous avions l’habitude d’avoir quelqu’un qui transcrivait les documents numérisés manuscrits dans un fichier Excel. L’ensemble du processus est tellement plus rapide qu’il ne l’était auparavant. »

Accroître la conformité

En ce qui concerne les rapports de blessures et les dérogations, l’augmentation de la conformité a été une amélioration cruciale.

« Nous sommes plus susceptibles de voir une plus grande conformité pour les dérogations et les rapports de blessures si nous créons un système sans friction contrôlé et gratuit pour les clubs. »

Le passage à une solution en ligne à l’échelle de la fédération a été un énorme changement dans leurs opérations et nous avons vite compris que c’était devenu une nécessité. Avant Activity Messenger, Gym BC avait de nombreux clubs qui utilisaient encore du papier et un crayon pour remplir leurs formulaires.

« Nous avons eu des exemples dans le passé où des fichiers physiques ont été compromis, donc avoir une version en ligne et une copie physique nous aide à avoir plus de contrôle sur les données, en cas d’événements inattendus. »

Réduire les blessures et les réclamations d’assurance

L’option d’analytiques complètes jouera un grand rôle à l’avenir. « Grâce aux analyses facilement disponibles, nous connaissons en temps réel les types de blessures les plus fréquentes. Nous pouvons alors offrir des initiatives d’éducation qui reflètent les besoins de nos membres. »

Le passage à une solution en ligne aidera également Gym BC à gérer les réclamations et les primes d’assurances à long terme.

Simplifier les communications

Le système automatisé de notifications par courriel/SMS a permis aux bonnes personnes d’avoir accès dès qu’un formulaire de blessure est rempli. Par exemple, si quelqu’un devait appeler une ambulance après une blessure, l’agent de sécurité du Gym BC recevrait une notification en temps réel.

« Nous sommes moins susceptibles de rater une occasion de soutenir un athlète blessé. Dans le passé, le formulaire pouvait être envoyé des jours, voire des semaines plus tard. Le retard dans le traitement administratif a causé toutes sortes de problèmes. »

Activity Messenger est désormais utilisé pour remplacer Mailchimp pour une large diffusion hebdomadaire auprès des membres de la communauté. « Les fonctions de communication sont faciles à utiliser et les résultats sont excellents. Si vous regardez notre infolettre, vous serez impressionné. Nous sommes fiers du contenu que nous sommes capables de créer. L’intégration de Canva est fantastique. »

Tout en un seul endroit

Lorsqu’on lui a demandé quel impact ce nouveau système a eu sur les activités quotidiennes de la fédération, Gym BC a répondu :

« Cela a simplifié les choses. Tout est au même endroit avec la plupart de notre équipe, ce qui le rend accessible à tous. Il est facile de mettre les nouveaux employés au courant et il y a moins de confusion. Nous avons également un bien meilleur accès à l’information. »

Service à la clientèle

Bien que changer de système avec autant de membres du club puisse sembler intimidant à première vue, l’équipe d’Activity Messenger a été en mesure de le rendre aussi facile que possible. 

« Leur capacité à fournir un service client rapide et de haute qualité a fait une différence significative. Pour les autres services d’abonnement, la possibilité d’apporter les modifications personnalisées prend beaucoup plus de temps et souvent, l’incendie immédiat à résoudre est déjà passé. »

Ce haut niveau de support client a été très précieux pour s’assurer que l’outil fonctionne bien pour les besoins en constante évolution de Gym BC :

« Nous pouvons accéder à Activity Messenger, expliquer nos besoins et la plupart du temps, ces discussions aboutissent à une conversation collaborative. Et là ensuite, ils sont allés de l’avant et ont ajouté la nouvelle fonctionnalité que nous recherchions. »

L’avenir

Alors que Gym BC commence à planifier sa prochaine saison, ils sont ravis de rationaliser encore plus de processus. Au cours des prochaines semaines, Gym BC commencera à utiliser Activity Messenger pour :

  • Processus de gestion et de filtrage des vérifications judiciaires
  • Vente de billets d’événement pour leur compétition début juin
  • Un calendrier réactif avec des formulaires remplis automatiquement où les gens peuvent réserver des événements de formation d’entraîneurs

Lorsque la fédération est confrontée à un nouveau défi ou tente de rationaliser des processus du passé, le PDG de Gymnastics BC demande désormais toujours : comment pouvons-nous faire cela avec Activity Messenger?

« Grâce à la flexibilité et aux compétences de résolution de problèmes qu’Activity Messenger a pu fournir, nous avons développé un niveau de confiance que nous pouvons continuer à réduire le nombre d’outils que nous utilisons et à tout regrouper en un seul endroit. 

Aider nos clubs membres est au cœur de notre mission et Activity Messenger nous a aidés à porter notre service à un autre niveau. »

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