Comment Gymnastique Québec a centralisé la gestion de plus de 100 clubs, sans forcer personne à changer d'outil

Si vous gérez une fédération sportive, vous connaissez ce casse-tête. Des fichiers Excel qui arrivent par courriel, des bases de données qui ne se parlent pas, et des clubs qui ne savent plus quelles informations ils vous ont envoyées. Voici comment Gymnastique Québec s'en est sortie.

100+

Clubs affiliés, gérés dans une seule plateforme

7

Disciplines gérées dans un même outil

1 clic

Pour relancer tous les clubs qui n'ont pas complété leur affiliation

9/10

La note donnée à Activity Messenger par Alexandra

« On a vraiment centralisé presque tout sur Activity Messenger. Ça a fait une grosse différence. » – Alexandra Castonguay, directrice des opérations et des communications, Gymnastique Québec Introduction Gymnastique Québec est la fédération qui encadre la gymnastique partout dans la province : plus de 100 clubs, des dizaines de milliers de membres et plusieurs disciplines, de la gymnastique artistique au trampoline, qui ne se gèrent pas toutes de la même façon.

Il y a encore trois ans, les affiliations et les inscriptions aux compétitions passaient par une base de données Access, des fichiers Excel et beaucoup, beaucoup de courriels. Aujourd'hui, presque tout passe par Activity Messenger : affiliations, inscriptions, événements, formations, formulaires et infolettres. Et sans qu'aucun club ait été obligé de changer de logiciel.

La situation

Avant, la base de données de la fédération était dans Access, accessible uniquement à l'équipe de Gymnastique Québec. Pour affilier leurs membres ou les inscrire à une compétition, les clubs remplissaient un fichier Excel, l'envoyaient par courriel, puis l'équipe de la fédération importait elle-même les données. « C'est sûr que la quantité de courriels qu'on pouvait recevoir durant une année, autant pour l'affiliation que pour les inscriptions, c'était vraiment élevé. » La charge de travail était lourde, mais le vrai problème, c'étaient les erreurs. Les données étaient copiées-collées à la main. Quand un athlète changeait de catégorie en cours d'année, l'information ne se mettait pas à jour dans toutes les bases de données. Un club envoyait un fichier, puis un deuxième… Chaque erreur déclenchait une nouvelle chaîne de courriels, de part et d'autre. Et les clubs, eux, ne voyaient jamais l'information que la fédération avait en main. « C'étaient les plus gros irritants : le temps et les erreurs. » Changer d'outil n'avait rien d'évident. Plus de dix ans plus tôt, la fédération avait essayé une autre plateforme et l'avait imposée à tous les clubs. Ça avait été un échec, et Gymnastique Québec était revenue à Access, un outil sur lequel elle gardait le contrôle. Comme le dit Alexandra, Access n'était pas complètement inefficace : « C'était long, mais ça fonctionnait. » Il fallait donc une solution qui règle les erreurs sans répéter les mauvais pas du passé. La solution Commencer petit pour bâtir la confiance La fédération n'a pas tout transféré d'un coup. Elle a d'abord utilisé Activity Messenger pour remplacer deux outils : celui de ses infolettres et celui pour ses formulaires. Quand est venu le temps de remplacer Access, l'équipe savait déjà comment Activity Messenger fonctionnait et à quelle vitesse la plateforme s'adaptait à ses demandes. Gymnastique Québec a exposé ses besoins, et la solution a été bâtie ensemble, bloc par bloc. « On s'est dit : si ça fonctionne avec Gymnastique Québec, avec toutes ses particularités, plusieurs sports gérés de façon différente, ça devrait marcher pour les autres. » Une transition préparée avec les clubs, pas imposée aux clubs Alexandra s'est donné un objectif : que cette transition se passe bien. Avant le lancement, l'équipe a : Tenu de nombreuses rencontres pour configurer la plateforme selon ses besoins ; Ciblé des clubs tests pour valider le parcours de leur côté ; Créé un guide vidéo étape par étape pour chaque formulaire d'affiliation, plus des guides numériques illustrés ; Prévenu les clubs avant même de finaliser la configuration. Le message le plus important tenait en une phrase : « Vous allez fonctionner avec le logiciel que vous voulez dans vos clubs. Vous n'avez pas besoin d'utiliser Activity Messenger pour vous affilier à la fédération. » Un club qui utilise un autre logiciel, ou même un simple fichier Excel, exporte ses données, et l'importation dans Activity Messenger se fait en quelques clics. Pour les clubs, ça ne change presque rien en temps. Mais ils sont maintenant en pleine possession de leurs données. Dans leur portail, ils voient en tout temps si un athlète ou un entraîneur est affilié dans la bonne catégorie. Fini les allers-retours à l'aveugle. Des relances automatiques en un seul clic « On allait dans un fichier Excel cocher si tous les clubs l'avaient fait, puis on renvoyait un courriel à tous ceux qui ne l'avaient pas fait. Maintenant, l'automatisation permet de juste dire : renvoie à tous ceux qui ne l'ont pas fait. » Plus besoin de cocher une liste à la main, ni de risquer d'oublier le septième club mal coché. Le système vérifie qui n'a pas complété son affiliation et lui envoie le rappel. Les suivis et les chaînes d'approbation se font aussi automatiquement : quand un formulaire est reçu, le bon courriel part tout seul. La fonctionnalité qui a tout changé : l'inscription en masse Avec l'inscription en masse, la fédération crée un formulaire qui va chercher l'information directement dans le portail de chaque club. Le club sélectionne ses membres dans une liste et les inscrit à une compétition ou à un événement en quelques clics, sans jamais voir les informations des autres clubs. Pour les compétitions, c'est la fin des fichiers Excel envoyés par courriel, puis renvoyés parce qu'il manquait quelqu'un. Les clubs puisent dans leur propre base de données, à jour, et le risque d'erreur diminue d'autant. Les résultats « Access n'existe presque plus. On a vraiment centralisé presque tout sur Activity Messenger. » Aujourd'hui, Access ne sert plus qu'à la gestion des résultats en ligne. Affiliations, inscriptions, compétitions, événements, formulaires, infolettres : tout le reste est centralisé dans Activity Messenger. Et parce que la plateforme est plus simple à utiliser et à configurer, plusieurs personnes de l'équipe peuvent maintenant gérer les affiliations et les inscriptions, plutôt qu'une seule. Pour Alexandra, l'objectif va au-delà du temps gagné. Avec moins d'erreurs et moins de courriels à traiter, l'équipe peut se concentrer sur ce qui compte vraiment, améliorer ses programmes et offrir un meilleur service à ses membres. Les clubs ont vu l'efficacité de la fédération de près. Des dizaines d'entre eux utilisent maintenant Activity Messenger pour leurs propres inscriptions, et d'autres viennent voir l'équipe pour reproduire quelque chose de similaire pour leur club. Un service qui suit, en français « Quand on vous écrit et qu'il y a un bug, il est réglé vraiment rapidement. » Pour une fédération qui confie toute sa base de données à une plateforme, le service compte autant que l'outil. Alexandra souligne trois choses : une entreprise québécoise, un service en français et le même fuseau horaire. Elle met aussi en avant la capacité de la plateforme à s'adapter à des disciplines très différentes. Ce qui fonctionne pour la gymnastique artistique féminine doit aussi fonctionner pour le trampoline. Et pourquoi pas 10 sur 10 ? « Je vais donner 9, juste parce que j'aimerais ça que notre plateforme de formation soit sur Activity Messenger. » Le 10e point ? C'est justement l'une des prochaines phases de développement chez Activity Messenger. On s'en reparle très bientôt. Si vous dirigez une fédération sportive, l'histoire de Gymnastique Québec montre qu'on peut moderniser sa gestion sans brusquer ses clubs. Le secret ? Tout centraliser du côté de la fédération, et laisser chaque club travailler à sa façon. Regardez l'entrevue complète : Fédération sportive : changer de logiciel sans brusquer ses clubs

Ce que Gymnastique Québec utilise

Presque toute la gestion de la fédération passe aujourd'hui par Activity Messenger.

Affiliations des clubs et des membres

Inscription en masse par les clubs

Sondages

Automatisations

Infolettres (marketing par courriel)

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